職種紹介：給与計算サービス担当
こんにちは！ラクラス株式会社・採用チームです。
今回は、HRサービス部のマネージャーを務めるナカジマさんに給与計算サービス担当の業務内容や期待される役割などについてお話を聞きました。
なお、求人情報につきましては以下のページをご参照ください。
業務内容
採用チーム：まずは給与計算サービス担当の業務範囲を教えてもらえますか？
ナカジマ：私が所属するHRサービス部は、お客様企業の人事さんの代わりに給与計算や賞与計算とその周辺業務を行っている部門です。
具体的には、以下のような業務があります。
・給与計算
・賞与計算
・給与計算結果を用いた各種集計データ作成（会計連携用データなど）
・年末調整や税務申告に用いるデータの作成
・お客様人事担当者の一次窓口対応
現在は部門全体で50名程度が在籍しており、各自が担当企業を持って業務にあたっています。担当する従業員数1,000～1,500名を一つの基準としていますので、小規模な会社であれば一人で２～３社担当することがありますし、反対に数千名規模の会社であれば複数人のチームで担当することがあります。
業務の分業化が進んでいますので、給与計算サービス担当がその他の人事労務事務業務（ex. 証明書作成や住民税処理など）を直接担当することはありません。とはいえ、他部門と連携する場面は多くありますので、労務業務全般の幅広い知識を身につけることができます。
基本的にはデータ処理業務が中心となりますが、お客様人事担当者からいただく各種相談に対する一次対応を行いますので、コンサルタント的な要素もありますね。
必要なスキルや素養について
採用チーム：給与計算担当に必要なスキルを教えてもらえますか？
ナカジマ：システムやExcelを用いたデータ作成が中心となるため、システムを多用する業務やExcelを用いたデータ集計などの業務に抵抗がないことは必須です。
Excelについては中級程度の関数（Vlookup、Ifなど）を用いてご自身で集計ロジックを記述できることが望ましいですが、勉強する意欲があれば経験が少なくてもなんとかなると思います。
あと、給与計算担当はお客様の一次窓口担当としての役割も担っていますので、お客様対応に苦手意識がないことも必要ですね。
採用実績としては給与計算のご経験がある方のほうが多いですが、未経験の方も採用しています。未経験の方の場合は、比較的難易度の低い企業をご担当いただき、先輩社員のサポートを受けながらOJTを通して業務に必要な知識を身に着けていただくことになります。
例えば、未経験の方であれば以下のような流れで引継ぎを実施することになると思います。
■入社後から一ヶ月以内にできるようになること
・給与計算に必要な取り込みデータの一部を作成できるようになる（勤怠や社会保険などに関するデータをシステムからダウンロードしてExcelツールを利用して加工する）。
・勤怠集計データを編集して勤怠レポートを作成できるようになる。
・給与計算結果をWeb給与明細に反映したり、給与明細を印刷して郵送する必要がある場合に担当部署に依頼できるようになる。
・翌月の業務スケジュールと納品物を記載した予定表の作成してお客様にご案内できるようになる。
・請求内容を請求管理システムに登録して請求書の発送を依頼できるようになる。
■入社後3ヶ月～半年以内にできるようになること
・一連の給与計算やレポート作成を通しで行えるようになる（イレギュラーな対応や複雑な遡及計算などは除く）。
・お客様からの一般的な問い合わせ（勤怠の登録内容を修正する方法、システム内でエラーが発生した場合の対処方法など）に対する一次回答やエスカレーション対応ができるようになる。
・勤怠集計やワークフローの仕様書を読んで、お客様の質問に答えられるように努力する。分からない部分については先輩や上長に相談しながら対応したり、他部署にエスカレーションしたりする。
■入社後半年～1年程度にできるようになること
・システム変更や新規機能開発の流れを理解し、初歩的な内容については担当部署に依頼できるようになる。それにあたり、自分で仕様書を修正したり、テスト結果の検証ができるようになる。
・お客様からのイレギュラーな依頼や問い合わせに対しても、先輩社員に相談しながら対応を進められる。
・年次業務（労働保険年度更新、算定、年調、税務申告、年次有給付与付与）の際、プロジェクトメンバーから案内されるスケジュールや手順に沿って給与計算担当として必要なデータ作成を行うことができる。
給与計算のご経験がある方でも当社のシステムの使い方や業務プロセスに慣れるまでには時間がかかりますので、いきなり全てのプロセスを担当できる必要はありません。２～３ヶ月かけて少しづつ引継ぎを進め、その後も分からない点についてはサポートしますのでご安心ください。
近年は従業員数が2,000～3,000人規模のお客様が増えており、２～３名のチームで一つの企業を担当することも増えています。スタッフマネジメントや後輩育成のご経験がある方はそのスキルを活かす機会があります。
採用チーム：求められる素養についても教えてください。
ナカジマ：金銭に関わる業務ということもあり、正確さや慎重さが求められることは間違いありません。「とりあえずやってみて、間違いを指摘されたら修正すればいいや」というような仕事の進め方では難しいでしょう。
また、給与振り込みが遅れることは許されませんので、スケジュール管理についても徹底する必要があります。給与計算業務は毎月の給与支給日を基準としてそこからの逆算でスケジュールが決まりますので、計画的にタスクを設計・管理することが求められます。
さらにいうと、給与計算業務においては給与計算結果のチェック手順、個人情報の受け渡し方法、証跡データの保管方法など様々な運用ルールがありますので、法令順守・ルール順守の精神が求められます。
特に、当社サービスはその性質上、お客様に長期的にご利用いただくことを前提としていますので、瞬間的な「突破力」があることよりも「安定感」があることのほうが優先されます。
とはいえ、品質や生産性の向上のためには定期的に業務プロセスを見直していく必要がありますので、定型的な業務を日々淡々と処理できればそれだけでよいというわけでもありません。強いリーダーシップを発揮して主体的に「変化」を生み出していくことが求められる場面も少なからずあります。
ちなみに、お客様からのご依頼の内容によっては追加費用の交渉が必要になったり、「お引き受けしない」という判断をすることもあり得ます。依頼を受けることが双方の長期的な利益につながるのか、サービスの継続性に悪影響はないのか、そのあたりの「ビジネス感覚」も多分に求められます。
ホスピタリティがあることはもちろん大切ですが、例えばお客様のご要望に応えようとするあまりに無理な業務スケジュールを引き受けてしまい、結果としてデータ納品の期日に間に合わなかったり、自身が体調を崩してしまって定常業務の運用に支障が出てしまうようでは本末転倒ですからね。
期待する役割
採用チーム：新しく入社される方に期待する役割についても教えてもらえますか？
ナカジマ：まずは一般メンバーとして担当企業の給与計算運用に慣れてもらうことから始めます。新規入社の方には、規模がそこまで大きくない会社か、規模が大きめでも難易度がそこまで高くない会社などをアサインするなど、なるべく配慮するようにしています。
ある程度業務に慣れてきたら、担当する企業を増やしたり、もう少し難易度の高い企業を担当してもらうこともあります。マネジメントのご経験がある方については、規模の大きい企業を担当するチームにおいてチームリーダーを早期に担ってもらえると大変ありがたいですね。
将来的には、業務プロセス改善、サービスレベル標準化、新規機能追加といったプロジェクト業務にも関わってもらいたいです。その延長線上として、導入コンサルタントにキャリアチェンジすることもありうると思います。
働き方について
採用チーム：給与計算担当の働き方についても教えてもらえますか？
ナカジマ：給与計算担当は原則在宅勤務で、正社員はフレックスタイム制度も適用されているので、個人的にはとても働きやすい環境にあると思います。
毎月の業務スケジュールが決まっていて、年間の繁忙閑散時期も決まっているので、予定の見通しが立てやすいのもこの職種の良いところだと思います。
給与計算未経験の方は、以下の月次スケジュールを見ていただければイメージがわくと思います。
月の前半から中頃にかけては給与計算のデータ確定に向けて忙しいので、この時期にはお休みを取りづらい面はありますが、データ納品日から月末にかけては比較的調整しやすいので、この時期にお休みをとっている人が多い印象があります。
残業時間は、一般的な担当範囲であれば、通常の月で10時間から20時間程度で収まると思います。賞与計算や年末調整などが重なる月（６月・12月など）になると30時間から40時間程度になることもありますが、システムの改善などもあり年々残業時間は減っている印象があります。
ただ、年次業務プロジェクトに関わっているハイスキルなメンバーやマネジメント層の中には長時間残業が発生してしまっている方もいるので、それを改善するためにも体制を強化して権限移譲を進めたり業務負荷を分散していったりする必要があると思っています。
平均残業時間や有給取得率等については以下のページにも詳しく掲載していますので、こちらも参考にしてください。
最後に
採用チーム：最後に応募を検討中の方に向けたメッセージをお願いします。
ナカジマ：2020年7月に稼働を開始した新システム「Tokiwagi」を用いた業務プロセスの構築に試行錯誤している最中で、また既存のお客様については旧システムから新システムへの載せ替えが必要であるなど、多くの課題が残っていることは否めません。
とはいえ、年々システムや業務プロセスの改善は進んでおり、１～２年前と比較して大幅に工数が削減された業務がいくつもあります。
そういった業務改善にチャレンジしてみたいという方には挑戦し甲斐のある環境だと思います。少しでも興味を持ってくださったようであればぜひ一度お話しを聞かせてください。
ご応募をお待ちしています！