テレワークの必需品～チャットツールの落とし穴～

前回の投稿で、在宅（テレワーク）になることでコミュニケーション、特に雑談の部分が減ることで起こる弊害について書かせていただきました。

今回はチャットツールの使い方について簡潔に投稿させていただきます。

こんにちは、株式会社クロコという会社を経営しております谷田部といいます。
2020年7月に会社を作り、人材にかかわる仕事をしております。

本日の谷田部の流儀は、【テレワークの必需品～チャットツールの落とし穴～】について書きたいと思います。

本投稿を読んでほしい方は以下の通りです。
・テレワークになってからコミュニケーションが減ったとお感じの方
・いまいちチャットツールが使いにくいとお考えの方

チャットツールとは？

皆さんの会社ではどのようなチャットツールをお使いでしょうか？

私は仕事柄、コンサルに入らせていただいている会社様のチャットツールと接続をさせていただいており、【スラック】【チャットワーク】【ラインワークス】【メッセンジャー】等、一通りのチャットツールを常時使用しています。

いつでも、どんな状況でもコミュニケーションやFileの共有が行える非常に便利なツールです。

チャットツールのメリット、デメリット

メリットは、言わずもがな、いつでもコミュニケーションが取れるということです。

今までは業務連絡を対面又は、会社のメールで行っていたものを、スマホでスピーディーに連絡を取ることができる点があげられるかと思います。

デメリットは、色々あるので以下列挙してみます。

・いつでも連絡できる＝業務時間外に連絡が手軽にできてしまう。
・業務連絡が主となり雑談がなくなる。
・手軽ゆえにコミュニケーションの重要度を分けにくい（重要項目が埋もれがち）

よくあるチャットツールの残念な使い方

・全体チャットにメンションをつけず投稿。
→誰に何を回答してほしいか明確出ないため誰も返答しない。

・投稿に無反応。
→悲しい。

・似たようなチャンネルが乱立。
→投稿するときにどのチャンネルに投稿すればよいかわからない。

・チャット上でタスク管理をしようとする。
→その他のチャットに交じってタスクが埋もれてしまう。

・よくわからない昔のチャンネルがたくさんある。
→シンプルに邪魔。（笑）

皆さんの会社のチャットツールでは上記に当てはまることはないでしょうか？

どうすればよいの？

多くの会社様がチャットツールを導入したらルールを決めずに無法地帯にしているケースが多いです。

原因としては、部長や役員がチャットツールに詳しく無いため、勢いで導入した結果上記のような事態に陥っているケースが多いように感じます。

その場合は、
1.ルールを決める
2.チャットツールの運用責任者を決める
この2点で大体解決していきます。

1.ルールを決める

簡単に言うとコミュニケーションのルールを決めるということです。

例えば、
・投稿する場合はメンションを付ける
・投稿には必ずリアクションを付ける（既読の意味）
・業務依頼であればいつまでにを明確に記載する…等

2.チャットツールの運用責任者を決める

イメージとしては、定期的にチャットツール内を巡回する監視員というイメージです。

上記ルールが徹底されているか。不要なチャンネルは無いか？をチェックすることで、チャットツール内が常に健全に保たれている状態になります。

まだまだ、テレワークは続くと思いますし、今後チャットツールというのはより浸透してくると思います。

この機会に是非御社のチャットツールを点検していただければと思います。

以上です。
またよろしくお願いいたします。

株式会社クロコ 谷田部