レッツゴー！業務改善！no.01 -テレワーク時のコミュニケーション低下問題に立ち向かう-
みなさん、こんにちは！
株式会社黒田生々堂(くろだせいせいどう)プロモーション企画課・note編集担当のNです。
今回は、テレワーク時に低下しがちなコミュニケーションについて、黒田生々堂での取り組みをご紹介させていただきます。
私が所属している部署では、コミュニケーション促進を目指し、過去の記事でも取り上げたNTTコミュニケーションズが提供するオンラインワークスペース、NeWork(ニュワーク)を試験導入しています。
試験導入のきっかけは、部員のFさんのテレワーク中におけるこんなお悩みからでした。
｢テレワークしてる時って、社内にいるときと違ってオフィスに出社している相手が今忙しいのかそうじゃないのか分からないから、ちょっとした相談をしたい時でも、なかなか声がかけづらい。」
弊社では、Teamsをすでに会社全体で導入していますが、雑談に近い相談をしたい時に｢今ちょっと通話いいですか？｣といちいち前置きがいるのは、
確かにちょっとハードルが高い。(＆面倒くさい・・・)
Fさんの問題提起を受けて、別の部員・Mさんが解決策として提案したツールが、NeWork(ニュワーク)でした。
■試験運用中の部署内での使い方についての取り決めた３つのルール
日中不在の物流担当のPCを利用し、NeWork(ニュワーク)を起動したまま、常時マイクと映像を接続しっぱなしにする。
テレワーク中の社員は、何か用事があれば社内にいる時と同じように気軽に声をかける。
NeWorkをできるだけ活用するように各々が意識して取り組む。
9/16～10/14までの一カ月弱の期間、部員(８名)に試験的に利用してもらい、
その後、使用した感想や今後の活用方法について、簡易的なアンケートを取りました。
■テレワーク実施者側からの効果について
・すごく軽減できた(5)と答えた部員が8人中５名という結果(62.5％)
→テレワーク実施者には一定の効果があった
■オフィスへ出勤している側が感じた効果について
・普通(3)と答えた部員が8人中５名という結果(62.5％)
→オフィスへ出勤している側には劇的な効果はなし
■NeWorkを今後も使用したいですか？
・部員全員が今後もNeWorkの継続使用を希望
■NeWorkをどのようなシーンで使用しましたか？
・チーム内の朝会
・業務中の確認・相談
・テレワーク中の人へ、電話ではなく普通に話しかけるように利用した/環境音として
・今、社内の雰囲気がどんな感じかカメラで確認
・チーム内の朝会、電話の代わり（すぐに聞きたいことがあったときに気軽に話せて、チャットより手早い）
・テレワークにおける孤独感をなくすため（声が聞こえると同じオフィスにいるような距離感になれる）
・簡単な伝達事項がある際に使用(共通サイトへのログイン時等)
■その他・活用アイデア
・もう少し雑談的なことできたらいいなとは思うんですが、テレワーク者同士での雑談なら気軽にできそうな気がするので、運用でなんとかカバーできないか。
→テレワーク者同士が雑談するようなルームの作成してはどうか
・現在は会社にあるPCを使って通信しているが、それ専用のブースのようなものを作るともっと活用しやすいかもしれないと感じる。
隣にいる感覚で、話しかけたりしたいので、利用する人は楽しみながら積極的に利用することが大事なんではないかと思う。
専用ブースというアイデアについては、イトーキが2022年１１月に発売を予定している、office surf（オフィスサーフ）が最適！
NeWorkとの連携ありきで作られた、マイク・スピーカーと広角カメラが搭載されたチャットスタンドなので、「コミュニケーション促進したい」「新しい取り組みをしたい」というお客さまにおすすめです！
詳しくはこちらの記事をご覧ください。
NeWorkを使えば、ちょっとした業務上の声掛けや、短めの打合せ、何気ない相談などを気軽に始めることができ、
「今日、〇〇さん忙しいか分からないし、出社した時に相談しよう。」と後回しにすることが軽減しました。
また、NeWorkを使えば、テレワーク実施者にも「今日は電話が多い」など、忙しいときの雰囲気がマイクや映像をごしに伝わってくるので、雑談を誘発すると同時に、社内の音声を環境音代わりにすると、テレワーク中の社員が少なからず感じていた疎外感を軽減するという想定外のメリットもありました。
ルームの使い方は各会社や組織によって変える必要がありますが、運用次第で色々な取り組みができそうですね。
自部署で使ってよかったので、他部署、支店間でも利用するのも良いんじゃないかとの声もいくつかあがりました。
今後も、NeWorkを含めテレワークに役立つツールをテスト運用し、使い勝手や運用方法等を検証していく予定です。
その結果は、こちらのnoteで随時お伝えしていく予定ですので、乞うご期待！(笑)
ここまで読んでいただきありがとうございました。
黒田生々堂に興味を持ってくださった方は、ぜひフォローをお願いいたします。