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マジでやりたくなかったイベントが大成功。事前にやってよかった58のこと。

やまだくにあき

「まじでやりたくない...。」

週に３回飲みに行く友人との会話は、ここ最近全てこの台詞から始まる。そしてそれはかれこれもう３ヶ月続いている。


そんなイベントですが、先日開催。

…結果、大成功！！






写真とかのまとめはこちら↓



参加してくださった人たちが、楽しんでくれたからこその成功だったのは言うまでもないんですが、「いやだ、いやだ」と言いながら僕たちがやったことでよかったことを、これからイベントする人たちのために残しておきます。

東京でのイベント開催との違いや、500人以上参加者がいる場合特有のものなど、参考になれば。




1. 実行委員を人格で選ぶ

これが全てです。
能力や役割よりも、「いい人」かどうかがマジで大切。
そういう人たちでチームができると、前のめりに落ちてるボールを拾ってくれるし、プラスアルファを常に志向してくれる。最高。

良いメンバーだったなぁ。。


2. 定期的な傷の舐め合い

何をやっているわけでもないけど、刻一刻と開催は近づき、できてないことが浮き彫りになる。連絡はひっきりなしにくる。「疲れたよね…」とメンバー同士言い合う場所が必要。



3. SNSのカウントダウン

思っている以上に、いつ開催か頭の中から抜け落ちるので、カウントダウン大事。これ見て、このタイミングなら行けるなーって来てくれる人多し。理想は30日前（12日前からやっても効果あった）。



4. FBイベントページを詳細決まる前につくる

全部決まってからばーんって公開できるのがいいけど、現実的にそんなのは無理。まだまだFB使っている人は多いので、イベントページを中身ガラガラでつくる。そこに、ちょっとでも興味ありそうな人をひたすら招待していく。そして決まっていく過程をみせていく。
そこに参加してくれてる人に、早割チケットを配るのも良き。
最終的に、個別に全員DMするのが結局一番参加者が増える。


5. ポエムをつくる

金融資本的なわかりやすい利益はないけど、社会関係資本が爆伸びするのが、イベント。
だからこそ、「目的」の設計はむずい。とても難しい。なんかいい感じになるでしょ！としか言えない。
なので、ポエムを作る。こういう感じで。

10年前。
ぼくたちは「瀬戸内」じゃなかった。
それは岡山であって、香川であって、瀬戸内じゃなかった。

5年前。
誰かが「瀬戸内」と言い始めた。
岡山、広島、山口、香川、愛媛、だけじゃなく、
鳥取、島根、徳島、高知、大分、福岡、兵庫、大阪、和歌山、宮崎も。
瀬戸内が、生まれてきた。

いま。
生まれたてのぼくたちだからこそ、文化も自然も社会も人もとてもごちゃごちゃ。
分断や対立なんか初めから無かったように混ざり合う。
スタートアップも、跡継ぎも、大企業も、VCも、行政も。ごちゃ混ぜだからこそ越境する。

ぼくたちは、また今日、瀬戸内を発見する。
BLAST SETOUCHI

これがいいかどうかはともかく、少なくても実行委員の大きな方向性は変わらないし、こういうところから派生して、アイディアも出るのでよき。

6. 手伝いの余白を作る

完璧に設計するのなんて実際には無理なので、ダメだと思われるのは覚悟して、状況を見せていく。これできてない、あれもできてない、などなど。そうすると手伝ってくれる人が現れてなんとかしてくれたりする。それに期待しすぎるのはあれかもですが、現れた場合にはめちゃくちゃの感謝とともにめちゃくちゃ頼らせてもらう。



7. 熱意を伝える

やっぱり「なんでやるの？」に熱を入れていくのは大切。応援したいって思ってもらえるかどうかはすごくいる。そして、伝わったときには、とても大きなことがぽんっと来たりする。それはスポンサーだったり、密着の話だったり。



8. 何かで最大になる

たとえば、「エリアで最大」「テーマで最大」になることで、メディアからの引きが強くなる。最大が難しいときでも、何か×何か、とすることで可能に。スタートアップ×アトツギ、なら間違いなく最大だよね、とか、瀬戸内×起業カンファレンスなら最大だよね、とかとか。


9. かっこつけない

できないことはできないっていう。そして、それできる人いませんか？っていう。 そうするとまた今まで知り合ったことなかった仲間が増える。

10. かっこつける

とはいっても、ちゃんとしたこともできるって知ってもらうのは大切。特に年上の方々からはそういうところで信頼が増えたりする。挨拶行くとか、お礼を言うとか、スピーチはちゃんとするとか。


11. 現地を何度も見る

現地大事よ？ほんとにイレギュラーめちゃ起こるので。
周りを歩くのも大切。駅まで歩くとか、会場分かれるならその間を歩いてみるとか交通手段使ってみるとか。

12. ボランティアを招待制にする

「いい人」が大切なのは、実行委員と同じ。
ボランティアの子たちがすごかったら、解決することめちゃ増える。初期メンバーは直接声をかけつつ、その人達が推薦する人で構成するとよき。何かの代表やってる人たちは本当に動きがすごいので、助かりまくる。。



13. 定例MTG

嫌われがちな定例MTGですが、やったらやっぱり進むので大切。


14. 個別の招待

結局ちゃんとお誘いするのが最強です。
来て欲しい人ほど、忙しくて色んな人から誘われてるので、情報キャッチしたからといってふらっと来てくれることは少ないです。なので、厚かましくない程度にしっかり誘うのは大切（誘われたら嫌な気しないですしね！）

あと、これは逆の立場としてなんですが、どんどん「誘われないと行かなく」なってきてます。やばいです。軽やかに飄々と行きたいものなんですが、誘われるものから優先的に参加していると、どうしてもそうなっちゃいます。これはよくない。紛れが減る。ふらっと、誰も自分のこと知らないところに行くの大切。


15. 参加者増えるたびに喜ぶ

目標の数字が大きいと、１人増えただけとかだとたいしたことないような気がします。でもそんなことなくて、それは確実に一歩進んだってこと。だから、ひとり増えるたびに喜ぶの大事です。たとえば、Slackにそれ用のチャンネルつくって、ただただ喜びのスタンプ押すだけでも上がって、いよいよのときのモチベーションが持ちます。


16. スポンサーのお願いをする

自分たちが思っている以上に、お金やサポートをしてくださる企業は多いです。価値あるものをしっかりつくれていれば、下手に出すぎず、お話すると前のめりに聞いてくれます。スポンサーをよくやってる企業をみつけて、カジュアルに話をするのもオススメです。


17. インボイス対応

これ、めんどいけど、やっといたほうがよきです。求めてくる企業さんちょいちょいあります。

18. 天気予報チェック

屋外イベントじゃなくても、天気チェック大事です。
「そんなことないでしょ〜」みたいなこと普通に起こります。
新幹線とまるとか。

キルアのいう

ハンターハンター24巻


ですね。

実際、やばかった。。


19. 登壇者や参加者のひらがな名前チェック

これ、漢字だけだとまじで間違えるので、両方ゲットしてください。


20. ニュースを事前につくる

「最大」とか「初めて」とか作れたら、メディアに早めに相談して、事前取材や、当日来てもらったりするのがよき。プレスリリースも、登壇者が決まるたびにやってもいいくらい。審査員が増えるとかでもやってもいい。



21. 登壇時の見栄えを意識したグッズ

壇上写真が見栄えるすると拡散されやすいので、ちょっと意識するとよき。カラフルにするとか。テーマに合わせたなにか用意するとか。瀬戸内ならカラー×Yogiboで映えました。

ふつうおじさんたちだと映えない登壇もこんなに可愛く！


22. モノを早めにつくる

グッズとかは早めにつくっておくと、テンション上がっていいです。本番間近だってなるし。
あ、あとミスに気が付きやすいし、アイディアもでやすい。


23. スポンサー獲得できるたびに喜ぶ

関わってくれる人が増えるタイミングで、喜ぶとモチベがなんとかなります。

24. サイドイベントを募集する

自分たちだけでやり切るのは基本無理なので、どんどん関わりシロを増やしていく。サイドイベントとかやって、公式でお知らせするとみんなハッピー。

今回サイドイベントが盛り上がってて、ちょろっと通りかかったら「そちらはなんのイベントしてるんですか？」って言われた。逆転してる！


25. カメラマンを専属でプロに頼む

写真大事よ。。
しかも雰囲気伝えることで、つくりたい格好良さ作れるので、それも大事。ここに似せた感じでみたいなオファーを。




26. 関係者からTV、新聞にお願いする

自分たちだけでやらずに、よくメディアに出ている人や企業から頼んでもらうことで、来てもらえる可能性が高まるので、頼むのよきです。


27. 各コミュニティに挨拶に行く

相互送客じゃないですが、各コミュニティのイベントに参加して、そこで主催者だけじゃなく参加者にもイベントの話をするのがよき。一人だと参加するかどうか悩む場合も、そのコミュニティの人たちみんなで来てくれたりするので。ほらその方が参加しやすいでしょ？



28. ハッシュタグを事前につくる

これよかった。ハッシュタグつけてX（Twitter）で流しておくことで、後でまとめて振り返れるし、みんなも相互にそこでいいねし合ったりする。


29. 登壇者への事前説明は丁寧に

登壇者が不安にならないように、できるだけちゃんと説明しておく。
会の趣旨や、どういう人が他に参加するのか、報酬はあるのか無いのか、どういう人が聞きに来るのかなどなど。リアルに想像できればできるだけ、不安が減るので。

あーこさん、まじすごかった…


30. ちゃんとお願いしていく

目上の人だったりするとお願いしにくく感じるんですが、みんな「頼ってもらった」という気持ちになるのでお願いは真摯に。できたら遠方でも対面でお願いしに行くのが大事。すごい人ほど、次世代のためにって思ってくれるので大丈夫。


31. 超早割をつくる

早くから参加を決めてくれてた人たちは本当にありがたいので、そういう人たち用に超早割として、安くしたりメリット付けたりするのものを出しておくのが大切。このときに、ハッシュタグで参加の表明してくれたら助かります、的に言うとなお効果的。


32. 埋まっていくのを告知する

今何人まで埋まっているのかってのをちゃんと伝える。たとえば、超早割が100名限定だったら、それがあと10名で埋まります、みたいに。限定感大事だし、先に買ってくれた人への感謝にもなるので。


33. スケジュールきつくても、楽しくする案を出す

いよいよになってくると無事終わらせることにすべてのマインドを割き始めるんですが、とはいってもやっぱりより楽しい方がいいわけで。あとそういうのを考えるのは単純に楽しいので、そういう時間もとって、大切にしていく。

34. アフターパーティーよりあとの会場も貸し切りにしとく

全工程が終わったら、基本は「うぃ、まじでみんなおつかれ！」的な感じになるので、それをできる場所を確保しておく。貸し切りにしておくと気兼ねなくてよい。知り合って、おもしろかったなーって人をラフに呼べるし。



35. 事前に近場に来てくれた人をピックする

遠方から来てくれる人がいる場合には、その人達がなにか楽しめるようにするとよい。やりすぎると大変だけど、「誰かお茶でもしませんか〜」って言ってる人がいるなら、その人同士をつなげるなどするだけで、よいことになりがち。


36. 偶発的な誘いをする

たまたま近場に来てるってのをSNSで言ってたりする人に、「もしちょっとでもお時間あったら、、、！」と誘っていく。そうすることで、なにか生まれる。実際に参加は難しかったとしても、その友達がたまたま行くってことから話が盛り上がったり、会社のメンバーも近くにいるからってなったりいろんなことが起こる。

37. 体調を万全にする

自分たちの当日のパフォーマンスを、体調万全で組んでるんで、まじで少しでも調子悪いと全部崩れかねません。早く寝るの大事。多めの睡眠大事。季節の変わり目は特に。

38. メッセグループはわかりやすくする

メッセグループがアホみたいに増えるの、グループ名を【ブレセト】◯◯グループ、みたいに統一感出しておくのが大切。後で検索もできるので。

※ただ、やりすぎると、一覧そればっかになって病みそうになります。。

一番病みそうになった、FBメッセ

39. パスはかっこいいやつで

名刺入れでもいいけど、格好いいだけでちゃんとしたイベントに見えるので用意するのよき。


40. Peatixはわかりやすく

超早割、早割、学割、アフターパーティーあり・なし、、、。
と色んな種類になって、わかりにくくなるので、売り切れたら、新しいの作るくらいでいいかも。

41. 場所は早めに抑える

場所決まらないとできないこと多いので、はやめに。ここだけは動かせないので。
最悪いっぱいになったら、近場で開催を考える、サイドイベントを充実させる、などの工夫でどうにかすると決めちゃって、場所は抑えておく。

42. 他のイベントがないか確認する

土日だとだいたい他のイベントと被ります。そのときに、かなり属性が近いとほんとに分散しちゃうので、そこだけは注意しておく。

43. ホテルを抑えておく

イベントが沢山かぶると、まじでホテル埋まります。なので、できるなら事前にホテルに何部屋かとっておいてもらえるとよいです。

44. 行政を巻き込む

地域のためになるようなものだと、行政も積極的に応援してくれます。民間だけだと載せられないような媒体に載せられたりするのでオススメ。その際、イベントに市長とか知事とかでると話ししやすくてよき。


45. 銀行口座をつくっておく

実行委員だとお金の管理がだるいので、つくれるならそれ用の銀行口座をつくっておくと便利。

46. 簡単な契約書を作る

凝ったものじゃなくてもいいので、スポンサーとの契約だったりをつくっておくと、ほしいと言われたときに便利。

47. 質問者を一人は確保する

イベントで手を上げてもらう人を一人は確保しておくといい。盛り上がっていると大丈夫だけど、最初の質問者が出るまでちょいぐだったりするので。

これは例外的な質問者…


48. 頑張りを褒める

実行委員やボランティアの人が頑張ってるのをできるだけ見つけて、みんなの前で褒める。もちろんほんとに感謝してるんだけど、どういう行動が助かったりありがたかったりするのかって共通理解ができていくのがよい。短い期間でも文化ってある。

もうちょい他に褒め方なかったのか…


49. 最後に参加者がどどっと増えるので諦めない

実際、参加決める人はギリギリに申し込んでくるので、直前まで人数が増えてなくても諦めない。今回最終500人超えましたが、最後の１週間で150人くらい増えました。


50. モデレーターとしっかり話をする

セッションはモデレーターが全て。元々仲良くてしっかりわかっている人は大丈夫ですが、まだそこまで話したことない人であれば、しっかり対面でお話しておくことで、双方の不安が減る。


51. 密着動画

こういうのどこにも残らないので、密着してもらえたのとてもよかった。等身大で、何も持ってなくてもできるよってメッセージがちゃんと残る。動画自体はまた載せますー！（あと、単純に思い出的にもよかったｗ）



52. 開会の挨拶はしっかり

ここが格好いいだけで、あとはどれだけグダグダでもよいなって感じた。
普段とのギャップ、大切。

倉敷は、ぼく。
岡山は、ふじたさん。
でした。


53. 楽しむ

いや、これは結局忘れちゃだめなやーつ。

たーのし！


54. 概念を拡張する

イベントってやつは、何か対象を絞ることになるのですが、それをちゃんと拡張するのがよい。
たとえば「岡山」って言っちゃうと、岡山以外の人はこれないわけです。だから、「瀬戸内」っていって、瀬戸内の概念を一番外まで広げる。現在いる人はもちろんのこと、出身者も、故郷も、海に面している他の地域も、などなど。次回開催が大分ってのも象徴的。

大分も瀬戸内！
ビジネスだけでなく、大原美術館というアートの場での開催！




55. 交流会苦手な人用のノウハウ提供する

僕も苦手だからよく分かる、つらいのですよ交流会。
だからこれのやり方がいいよってのを事前に共有。これ読んで来たって人も多くて嬉しかった。


56. 登壇者へのお礼の連絡をする

お礼連絡大事。その際に、写真もプレゼントできると喜ばれて良き。

ちなみに、個人でも各自連絡してたりします。



57. Web広告せず、地道に声掛けする

地方とかのイベントってまじでWeb広告効果ないです。20万円使って0人でした。泣いた。
なので結局、自力で、地道に、一人ずつやっていくのが一番いいです。


58.後処理を考えて、経費項目を考える

交通費なのか、謝金なのか。
源泉徴収は？消費税は？
そのあたりを事前に決めておくと、終わったあとスムーズ。


そんな58個でした！
ご参考までに。


会の雰囲気を知りたい方はこちらを。



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