プロジェクトスケジュールには具体日時と曜日を入れよ！
皆さんはプロジェクトのスケジュールを組むとき
どの程度の粒度でつくっていますか？
「X月や、Y月末まで」という粒度で
設定する方も多いと思います。
今回の記事では
プロジェクトのスケジュールを設定する際には
具体的な日時と曜日を入れる
その理由とメリットについてお伝えします。
｜スケジュールに具体日付と曜日を入れるワケ
私は経験から
向こう6か月くらいのプロジェクトのスケジュールには
必ず具体日付と曜日を入れるようにしています。
これには理由があります。
そうすることで
プロジェクトのタスクが具体化し
進度や成果がかなり変わってくるからです。
私自身のスケジュールだけでなく、
伴走支援させていただいている企業さんの
プロジェクトチームでも
必ず具体日付と曜日を設定してもらっています。
そうすると実際にスケジュールが
とてもスムーズに回り始めます。
X月に○○する
Y月末までに○○を終わらせる
このような粒度でのスケジュール設定とは
明らかに進度と成果が変わるのです。
実例を挙げてみましょう。
｜スケジュール設定の実例
先日、ある企業さんの案件で伴走支援を
させていただいたときのことです。
新規事業開発アイデア出しワークショップで
事務局のプロジェクト全体計画作成
をお手伝いしていました。
始めに事務局チームの中では
月単位でワークショップの内容とゴールを考えていたのですが
いまいちしっくりきません。
具体的なイメージが湧いてこないんですね。
そこで、実際に実施していることを想像しながら
準備、宿題、マネジメントへの確認を
シミュレーションしていくことにしました。
ワークショップやマネジメント報告会の日程は
具体日付を曜日とともに入れていきます。
そうすると
8月はお盆休みがあるからその後のこの日がよさそうだ。
そうするとマネジメント報告会はＸＸ会議にあわせてこの日しかないな。
ＸＸ会議は月曜だから
その前の金曜のM/D(金)までに資料を確認しておく必要があるな。
10月〇日には幹部会議があってそこでも報告したいから
それまでに大枠の方針は決めておきたいな。
このように具体的な内容がイメージできるようになります。
結果、タスクが明確になり、
プロジェクトの計画を完成することができました。
｜スケジュール設定での注意点
プロジェクトのスケジュールを設定する際に
特に注意が必要なのは、以下の時期です。
・ゴールデンウィークがある5月、
・お盆の8月
・年末年始の12月、1月
実感している方も多いかと思いますが、
この時期に
X月に○○する
Y月末までに○○を終わらせる
このような粒度でのスケジュール設定をすると
プロジェクトに関わる人たちの日程だけでなく
現場や工場の稼働日などの関係で
想定以上のズレが生じる可能性があります。
年間計画の場合なら、ざっくりと
月＋上旬／中旬／下旬
くらいの粒度でも大丈夫ですが、
向こう6か月くらいのプロジェクトスケジュールには
必ず、具体的な日付、曜日 まで組み込みましょう。
そして、実際にシミュレーションをしてみながら
具体的なタスクを考えていきましょう。
｜おわりに
“段取り8割" と言います。
（段取りがよければ8割成功する）
具体的な日付を設定してしっかり段取りしましょう。
ここでひとつ大切なことをお伝えします。
ここまで綿密に計画をたてても
その通りに進むことは少ない
このことを念頭に置いておいてください。
行動は柔軟に軌道修正していくのも鉄則です。
今回お伝えしたことは
プロジェクトのスケジュールだけでなく
一般的なスケジュールを組む場合にも
効果的ですので意識してみてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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