もう苦しまない「忙しさ」を解消するシンプルな方法

いくつも同時に仕事を抱えて「毎日忙しい」と感じている方はいませんか？

もしそうなら、これから紹介する仕事の進め方を試してみてください。至極あたり前の方法ですが、あなたの仕事の生産性は格段に向上するでしょう。

仕事の納期と案件数の関係

多くの仕事は、顧客から仕事の依頼を受注し、それを完成させて納品するという一連のプロセスを経ます。ＩＴ企業であればプログラムの作成かもしれませんし、製造業であれば試作品の製作かもしれません。

そこで、例えば会社が必要とする売上目標を達成するためには、毎月３件は仕事を完成させて納品しないといけないとします。一つの案件を完成させるまでの期間は平均４か月間です。
この場合、毎月３件ずつ納品するためには、常に何件の案件を抱えている必要があるでしょうか？

答えは

納品件数×製作期間＝必要案件　つまり　３件×４か月＝１２件

になります。

同時にいくつも行うか、一つに集中するか

常に１２件の仕掛かりの案件を持っていないと、毎月３件の納品をすることはできません。納品件数はたった３件ですが、案件は１２件も必要なのです。
あくまで仮定の話ではありますが、同時並行で１２件もこなしていたらパニックになりそうです。

ではもし、製作期間を半分の２か月間にできたらどうでしょう。２か月×３件で、答えは６件の案件があれば毎月３件の納品が可能となります。これならパニックにならずに済みそうです。

当たり前ですが、期間が４か月でも２か月であってもやるべき仕事の内容も量も全く同じになるはずです。
毎日いくつも仕事を少しずつ進めていくのか、それとも集中して一気に進めていくのかだけの違いです。

あなただったらどちらがいいでしょう。

先延ばしにするから後で苦しむ

私は仕事を可能な限り短い期間で集中してこなすように意識しています。そうすることによって仕事の質も向上します。
あっちもこっちもやっていれば混乱しますし、期間が長くなればなるほど前にやったことも忘れてしまいます。思い出すだけで一苦労です。短い期間で集中して取り組んだ方が効率も良くなるのです。

顧客との打ち合わせでも、できるだけ前倒しで進めさせてもらうにお願いしています。だからといって納期が早まることを嫌がる人はほとんどいませんし、むしろ高く評価されます。

ところがほとんどの人が、余裕をみてできるだけ長く期間をとろうとしてしまいます。それが結局いくつも案件を抱えることになり、仕事の質も落ち、精神的にも参ってしまう原因なのです。

目の前のことに追われて仕事を先延ばしにすれば、結局は後になってそれ以上に自分が苦しむことになるだけです。

急には改善できないかもしれませんが、それでも少しずつ納期を短くしていいってみてください。気づけば、仕事に追われる日々から仕事を追う自分に変わっていることでしょう。