【明日からできる】伝え方を再考して仕事の効率アップ作戦

伝達業務の細々とした無駄をデフラグして面倒事が減ったという記事です。業種や業務の違いや条件等で出来る／出来ないという内容ですが、多少でも楽になりそうなら習慣化しても毒にはならないと思います。※当たり前ですがやってる人には必要ない内容です

では早速本題。

メールタイトルに結果を書く

そのままです。『お世話になります、誰々です』から始まる定型文は正直に云うと邪魔なんですが、挨拶は大事なので外せないとして、端折りがちなメールのタイトルに内容を置くと話が早くなります。

〇〇の件について　→　〇〇の件、ペンディングでお願いします

相手がメールを開けずとも結果を把握できるし、こちらも伝えたいことが前提文章なしに伝わるので楽。詳細は相手の都合で見ればOKなので「ひとまず要件は伝わる」というに重きを置いた方法です。

送付先の相手もやってくれば良いんですが、それはそれ、相手に何かを望むのは無駄に心を削るので期待しないのが吉です。

伝えたいことは伝わらない。相手は想像力に欠け、記憶力がないと仮定する

過去に自分が遭遇したインシデントや齟齬、トラブルを考えてみると、相手の能力を過信したことによって起こったことが多いです。

例を挙げると

・相手が知っている前提で話を進めた
・資料を端折って言葉で説明した
・自分が当たり前に使っている専門的な用語を使ってしまっていた
・前担当から引き継ぎがされているものとしてメールを書いた

等が原因により　正確に情報が伝わらずに齟齬が生まれる　という問題に帰結していました。※誰が悪いという犯人探しの話ではありません

つまり問題に帰結させないためには

・過去の話を端折らない
・資料を端折らない
・専門的な用語を使わない
・議事録等の再シェアを行い、案件に対する認識の足並みをそろえる

ということをすれば、仕事がノッてきた時にウンザリする電話に出なくても済みます。
トラブルシュートはHPもMPも自分の時間も削ってしまうので、シュートする状況をなるべく作らないために面倒を選択します。時間的にもなかなか難しいですが、業務をデフラグしつつその時間を作っていくのが肝要だと思います。

送った資料は読まれない。そして資料は無くされる。再送した資料が開かれるのは締め切り前※読まれるわけではない

あれだけ急いで作った資料、相手が急かした割に読んでなかったり、メール自体を無くしたり、締切直前で「え、今頃そんな基本的なこと言う？！」という状況になってガンガンMPが削られる事が間々あります。
ということは基本的に以下の３つは基本ムーブとして自分の中に織り込んでおけば初動や対応が早くなるはずです。

・資料は読まれない
・資料は無くされる
・資料が開かれるのは締切直前 ※読まれるわけではない

人としてどうなんだ？という内容ですが、僕がやっているのは

・メールに添付せずオンラインストレージ等に置いておく
・案件のメールには共有された資料への動線を明記しておく

というムーブです。「はよ読めや」というのは僕の都合で相手にとっては知ったこっちゃないですし、相手にしてみれば都合のいい時間に読めればいいので、直近のメールに資料へのリンクがあれば僕の「早く読め」という要望の角度は上がることになります。

まとめ

この他にもエクセルの資料を共有したい時はGoogleのスプレッドシートで済ましてしまう（お互いが持っている資料の時間的差異を防ぐのが目的）、スマートフォンでも読める資料にする等ありますし、デザイン関連であればAdobeXDの共有機能でファイルのやり取り自体を省略する…なんてのもありますが、ひとまず明日から出来ることに限定して書き出してみました。

特にメールのタイトルは返信する際に一つ文章を書くというだけ、謂わばタイトル自体をSMS化するようなものなので、時間的なコストに対する費用対効果が大きいと感じています。
あとは相手の能力に期待を掛けない。これを２年ぐらい自分の中で続けてきましたが、個人的な案件でトラブルが減ったのである程度は有用なんじゃないのかなぁという認識です。

たまに似たようなことをしている人がクライアントだったりすると妙にスムーズに案件が転がったりするので、ほんの小手先でお互いに楽になって誰も不幸にならない、なりづらい仕事環境になるんじゃないかなと思います。