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「解決策を徹底解剖！」日々の業務の中には「小さな面倒」がいっぱい！5W1Hで考えてみた。

kou-n

皆さん、こんにちは。とある企業で働く会社員です。先回、日々の業務の中で「ちょっと面倒だなぁ」と思う塵積な案件について、5W1Hで考えた記事を書きました。今回は、その第2弾です。今回は、それをさらに掘り下げて、具体的な解決策にフォーカスしてみました。

★★先回の記事はこちらをご覧ください★★


◆具体的な解決策を見つけるために

先回の記事で取り上げた、日々の業務の中で「ちょっと面倒な課題」について、今回は「非線形の発想法」を使って、様々なデジタルツールと掛け合わせることで解決策を探っていきました。


◆非線形の発想法（課題×デジタルツール⇒アイデア）

◆当日の出勤体制の確認が面倒

自部署は、シフト制となっているが、昨今のテレワーク普及により、誰が出勤していて、誰がテレワークしているのか分かるづらくなっている。
勤務時間と勤務場所（出社orテレワーク）が、一括で管理されていないため、2つを確認しなくてはならない。

★非線形の発想法で考えたこと

★課題

  • 確認の手間がかかる

  • 現在、TEAMS内の共有ファイルで管理しているが、起動中PCに負荷がかかる（動きが悪い）

  • テレワークだと、通信環境に左右される

  • 勤怠管理システムと連動していない

★どう解決するか？

  • LINE Botで従業員の名前を送れば、その人の当日の出勤有無が確認できる

  • 動きの悪いTEAMSを使用するよりも、勤務体制の管理は「Notion」を使用する。シンプルテーブルを使って管理表を作成し、勤務時間と勤務場所をチームサイト内で共有する。

  • 勤怠システムとチームサイトの連携は現段階では難しい

オンラインでデータ管理のできる「Notion」とLINE Botを使って確認作業をするような運用であれば、今よりも便利になると思います。

◆コロナ対策での「机拭き上げチェックシート」が紙ベースで、集めて提出・保管が面倒

現在、会社全体でテレワーク導入が進められ、一部個人机も固定化されていない。そのため、毎日使用前・使用後に机をアルコールで拭くことになっている。この管理が「紙」ベースとなっていることに、小さな面倒を感じている。

★非線形の発想法で考えたこと

★課題

  • 保管が紙ベースで不便

  • 印鑑を毎日押す必要がある

  • テレワークで出勤者自体が少ない中、全員分を集めなくてはならない

★どう解決するか？

  • 「Notion」で、チームサイト内でデータ管理・保管をする。タスク管理機能を使用し、全員が忘れず実施する環境作り。管理シートを全員で共有。

  • RPA（※BizRobo!）を使用して、ワンクリックで自動的にチェック（印鑑）をデータ上で入れる。

※BizRobo! とはRPA テクノロジーズ株式会社が提供しているRPAサービス。 ルーティーンワークになっている作業をAIとロボットの技術で自動化することでコア業務へ時間を使うことができるようにサポートしてくれる。

一括で管理できるプラットフォームを作り、各自で管理していく。
他に、シャチハタクラウドでの電子印鑑や、「Glide」を使用して体調管理アプリを制作するという方法もあるのかなと思いました。

◆非常に似通ったデータではあるが、各チームで保管・共有しているため、見るとき面倒

売上・在庫・客数など元データは一緒だが、加工の段階で必要なデータのみにしてアウトプットをするため、見え方が異なっている状況。また、担当者や連絡先など、それぞれのチームで管理しているため、更新・未更新の差が出ている。

★非線形の発想法で考えたこと

★課題

  • そもそも日々出力するデータが多い

  • 各データが個人orチームナイズされている

  • 共有フォルダ内で管理しているシートで、更新しようとすると読み取り専用になる

  • データは一緒だが、項目ごとの計算方法が異なる


★どう解決するか？

  • 「Google Sheets」を活用して、フォーマットを統一化する。

  • 「Google Sheets」を共有して、誰でもいつでも更新・書き換えができるようにする。

  • 「Power BI」を使用して、各データをまとめて、アウトプットされるフォーマットを統一する。

部署内で共有するデータについては、Google Sheetsを使用することで、更新・上書きが容易になると思います。データについては、売上・在庫・荒利等、基本ベースは一緒であることから、Power BIやPower Automateでの自動化も考えてみても良いと思いました。

◆今回のまとめ

今回は、先回5W1Hで考えた「ちょっと面倒」な事柄について、様々なデジタルツールを使ってどう解決していくか？5W1Hの1Hの部分にフォーカスして考えました。今回掛け合わせたデジタルツールの他にも、世の中には数多くのツールが転がっていること、使うだけではなく結果を業務にどう活用していくかが重要であると思います。
「ちょっと面倒」なことに対して、解決策を見出し、皆に共有することが出来れば、その少し空いた時間を有効活用できるのではと思います！

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