日々の業務の中には「小さな面倒」がいっぱい！5W1Hで考えてみた。

私は、とある企業に勤める会社員です。メイン業務はアナリスト的なものですが、一部総務的な業務もしたりします。その中で、日々「ちょっと面倒だなぁ」と思うことが塵積でしたので、5W1Hで考えてみました。

1.当日の出勤体制の確認が面倒

～今日は誰が出勤かな？　〇〇さんに確認したいことがあるんだけど・・～

◆What（どんな課題？）◆

わが部署は、シフト制となっているが、全員分の勤務表が張り出されているわけでもなく、「TEAMS」の共有フォルダ内で管理・閲覧できるようになっている。都度都度、確認しなければならず、立ち上げにも時間がかかるため少し面倒・・。

◆Who（だれの課題？）◆
自部署の全員

◆When(いつ起こる？）◆
例えば、とある業務中、「あれ？これどうやるんだっけ？」と思い聞きたいとき、「担当のAさん今日出勤だっけ？」みたいなことがある

◆Where（どこで起こる？）◆
各自のPC

◆Why（なぜ解決されていないの？）◆
当初は、エクセルで作成されていて、共有ファルダ内で管理されていた。
それが、「TEAMS」導入に伴い、共有場所が変更、上書きも容易になり、現在のルールとして定着。

◆How(どうやって解決？）◆
その日の出勤体制が毎朝、各自のスマホに届くようなシステム作り。
その際、氏名の横にTEL番やメアドのリンクがあれば、すぐ連絡取れるかも。

2.コロナ対策での「机拭き上げチェックシート」が紙ベースで、集めて提出・保管が面倒

～毎日出勤の度に机を拭き拭き、印鑑ポチポチ～

◆What（どんな課題？）◆

わが部署は、コロナ対策として、毎日始業前・終業後に自分の机や電話機などの吹き上げ作業が義務化されている。毎日の実施確認のため、チェックシートがあり、印鑑を押した上で毎月末に提出。シートが紙ベースで、かつ自部署分を集めて提出する必要があり、少し面倒・・。
テレワークも増え、出社するタイミングまで全員分が揃わないことも・・。

◆Who（だれの課題？）◆
自部署の全員と集めて提出する方

◆When(いつ起こる？）◆
毎日の印鑑押しの時と、毎月末の提出時

◆Where（どこで起こる？）◆
執務室

◆Why（なぜ解決されていないの？）◆
元々、エクセルでフォーマットが送付されてきて、各自そのまま印刷して実施⇒提出がルール化。

◆How(どうやって解決？）◆
・デジタル印での管理
・月末に完成版を各自で共有フォルダへアップロード

3.非常に似通ったデータではあるが、各チームそれぞれで管理・共有しているため、見るとき面倒

～あれ？このデータ、形は違うけどあのチームと同じものでは？？～

◆What（どんな課題？）◆
売上データ、取引先様の宛先データ、各関連部署のメール宛先データetc・・
多少、データのとり方や切り取り部分が違うだけで、同じようなデータが混在している。宛先などは、更新されていたり、いなかったり。昔のものがそのまま残っていたり。で見つけるのが少し面倒・・。

◆Who（だれの課題？）◆
各データを業務上使用する担当者

◆When(いつ起こる？）◆
資料作成時

◆Where（どこで起こる？）◆
各自PC

◆Why（なぜ解決されていないの？）◆
・それぞれのチームでデータを抜き出し、加工した上で資料作成している。使用しているデータは同じものであってもアウトプットに違いが生じる状況であるが、現状はそれでいいという認識であるため。
・宛先データについても、各チームで使いやすいように独自に管理されており、違うチームの方が見てもわからない状況になっているため。

◆How(どうやって解決？）◆
・パワーBIなどのツールを使用して、アウトプットを統一するようにする。
・業務上、チームを超えて使用するような共通データは、データ更新・保存するプラットフォームのようなものを作り、更新時などに通知がくるようにできないか？

まとめ

今回、自分の業務について落ち着いて振り返ってみた。
すると、何かよくよく考えてみると、小さな事なんだけれも、毎日だと少し面倒だなぁと思うことが結構あった。
普段、業務に忙殺されていると気づきにくいこと・流してしまっていることだけれども、立ち止まって考えてみることが出来てよかった。
そんな塵積なところを、『孫の手』のように痒い所に手が届く・・・
そんなデジタルツールを見つけ、使いこなせるようになったらと思う。