ノーコードで「インサイドセールス」を自動化してみた結果、お客様と向き合える時間が倍増した話

背景

みなさんこんにちは
Magic Moment 伊藤です。

突然ですが、インサイドセールスの皆さん、日々お客様への価値ある機会の提供に向けてオペレーションの仕組みのなかで1分でも多くお客様と向き合うための時間を確保するために日々試行錯誤しているのではないでしょうか

何を隠そう私もその一人でした。

今回はそんな大忙しかつ企業にとって非常に重要なインサイドセールスのメンバーが1分でも多くお客様と向き合う時間を確保できるために、インサイドセールスの業務を自動化してみた話をまとめてみました

目次
・インサイドセールスの仕事
・インサイドセールスの自動化
・自動化したらどうなったか
・オペレーション工数が減ることでできるようになったこと
・自動化に使ったツール

インサイドセールスの仕事

インサイドセールスの仕事は本当にたくさんの細やかなオペレーションによって成果が最大化されるものですよね

例えば

・リスト精査、アウトバウンドメール、架電、アポ調整、御礼メール
・アウトバウンドメール
・アウトバウンドコール
・コール後の御礼メール
・アポ確定後の御礼メール
・アポ前のリマインドメール
・アポ後の御礼メール
・（Playbookへの記録）
※ Magic Moment のインサイドセールスはPlaybookに全ての顧客との合意内容を記録しています

などなどぱっと挙げただけでも膨大です、、、、

インサイドセールスの皆さんには本当に頭が上がらないです、、、よね？

しかし、お気づきでしょうか、これらの業務の間に発生しているメールの作成、ツール間の遷移、細かい時間がたくさん消費されていることに、、、

この隙間時間を少しでも縮めることで、、

・1件でも多くのコール/メールを送付差し上げることができる
・日々のコールやメールの改善に時間を割くことができる
・オペレーションの改善に時間を割くことができる
・などなど
・たくさんのことができるようになってくるんではないか、、！と考え、自動化できそうな部分をノーコードで自動化してみました

インサイドセールスの自動化

何を自動化するのか

インサイドセールスの仕事には上記のようにある種オペレーショナルな運用であり、地道だけどやり切ることでが成果につながる部分かなりあることが分かりますよね

・新規で送付するアウトバウンドメール
・コール後の御礼メール
・アポ前のリマインドメール
・アポ後の御礼メール

例えば上記 4 つのオペレーションが自動化されたら架電の間の隙間時間がちょっとずつ短縮されていきます。

その隙間時間が 1 日に数十件と発生しているわけですから、、、

その時間は1週間に、1 ヶ月に、1 年間にと考えるとおぞましい工数が消費されていっているなあと感覚的に思われるのではないでしょうか

と言うわけで今回はまず上記の 4 オペレーションを自動化してみました。

どうやって自動化するのか

そもそも弊社がどのようにインサイドセールスの運用を実践しているのかというと、、

・Playbook を使って営業をしていると次はこれやれ次はこっち、こっちにも当たってないよねと次々にやるべきことを提示してきます。
・どこに電話を掛けるかに関しては全く頭を使いません。
・出てきたものに対して最大の価値を届けることに頭を使っていきます
・さらに出てきた案件に対してアクションした結果顧客と合意できた内容は全て Playbook に記録していきます

弊社のインサイドセールスが持っている顧客の状態に関する情報をもとに自動化をしてみます

上述した通り、Magic Moment では顧客の状態、いま考えていること、なぜアポの時間をいただけたのか、次のミーティングで準備するべきことが何かは全て Playbook に蓄積されていきます

この貴重〜〜〜〜な情報をもとに自動で次はこのメール送るよね、このテンプレートで送るよねというように顧客の状態をベースにした自動化をしていきます

具体的には、、、

・新規で送付するアウトバウンドメールは、、

顧客にメールを送付するために必要な基本情報、課題に関する仮説を立てられたら、

新規アプローチ用のメール送ってー！

と専用テンプレートとともにアクションの指示が表示される

・コール後の御礼メールは、、

コールした顧客と次のステップに進むために必ず必要な合意を取ることができたら、

お電話の御礼メール送ってー！

と専用テンプレートとともにアクションの指示が表示される

・アポ前のリマインドメールは、、

設定したアポ日時の◯日前の◯時◯分になったら、

アポ前のリマインドメール送ってー！

と専用テンプレートとともにアクションの指示が表示される

・アポ後の御礼メールは、、

顧客と次に進むために必ず必要な合意を取ることができたら、

本日の内容のおまとめとネクストアクションのメール送ってー！

と専用テンプレートとともにアクションの指示が表示される

インサイドセールスとしてのクリティカルな判断は残しつつ、簡素化できる部分を自動化するような形で自動化を進めてみました。

自動化したらどうなったか

4つのオペレーションを上記のように自動化したことによって、

・アクティビティの間のオペレーションの時間で本当に重要なことだけに頭を使うようになった
・オペレーション上の抜け漏れがなくなった
・アクティビティ数が増えた
・接触するお客様数が増えてきた
・メンバー間のアクティビティ品質のばらつきが減り、組織単位での改善サイクルを回すことができた

など、、当初はより現状のオペレーション工数を削減したいと考えて自動化を試みてみましたが、なんだかたくさんの副産物を得ることができました。

オペレーション工数が減ることでできるようになったこと

オペレーションの工数を減少することができるようになった結果、、

・顧客とお話しできる時間を増やすことができた
・アプローチできる顧客数が増えた
・チームとして営業の質を改善するためのディスカッションの時間を増やすことができた
・チームメンバーみんなで顧客との向き合い方やより高い価値を提供するための方法について会話する

何よりも

お客さんのことを考える時間が増えた！！！

インサイドセールスのように絶え間なくオペレーションを実施していくポジションはどうしても本来の目的を見失いがちになります。

次これやらなきゃ、あああれもやらなきゃ、やばいこれ忘れてた、このようなオペレーションを回すために脳のリソースを使うのは大変勿体無いです。

この辺りを自動化によって徹底的に削減することで、顧客に対して良質な機会を生むという点においてフォーカスして取り組むことができるようになってきています。

自動化に使ったツール

今回お伝えさせていただいた自動化ですが、全て Playbook のシーケンス機能を利用して実施しています。

私自身プログラミングや自動化の経験は全くありませんでしたが、直感的に自動化シーケンスを組むことができました。

ぜひ皆様にもご体感いただきたいとおもっています。

一緒に顧客との時間を最大化するための組織づくりを実現できるように取り組みができたらとても嬉しいです！

Magic Moment Playbook のシーケンス機能詳細についてはこちらをご覧ください

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