【コツを図解】説明とプレゼン＝成功する伝え方の使い分けできてる？

説明とプレゼンの違いがわからない。
どのように使い分ければ良いのか知りたい。

この記事はそんな方へ向けて書いています。

こんにちは、放送作家の村松です。
私はキャリア２０年超えの放送作家として
これまで「池の水ぜんぶ抜く大作戦」「出没！アド街ック天国」「スッキリ！」
「ローカル路線バス乗り継ぎ対決旅 路線バスで鬼ごっこ」「ハモネプ」など
多くの番組制作に携わってきました。

そして２０年以上のキャリアで培った伝える技術を詰め込んだ講座を
早稲田大学エクステンションセンターで担当しています。

この記事では、２０年以上にわたる「伝える仕事」のキャリアで学んだ、
あなたの伝え方を劇的に変えるための訓練方法を紹介します。

放送作家という伝えることのプロならではの視点で、
一般的に書籍などには書かれていないようなこともお話ししようと思います。

これを知れば
ビジネスシーンやプライベートで
あなたの企画やアイデア、表現したいことを
相手に伝えることができるようになります。

【コツを図解】説明とプレゼン＝成功する伝え方の使い分けできてる？

結論、
一つずつ階段を上がるように理解させるのが説明。
階段を上から転げ落ちていくように一気に巻き込むのがプレゼンです。

それぞれ聴衆が理解していくスピードや順番が異なります。
その訳は、使うべきシチュエーションが違うためです。
一つずつ詳しく見ていきます。

階段を１段ずつ順番に登る形式の「説明」

説明は、知っていくべき順番で情報を与えていく形式です。

ビジュアルイメージで言うと上の階段を、
左から１つずつ登っていくイメージです。
１、２、３、４、５と行儀良く順番にいきます。

組み立て説明書という言葉に「説明」というワードが入っているように
１つの情報を知ったら、次に必要な情報が出てきて・・・と
進むにつれて理解が深まる形式です。

組み立て説明書だと、
１：まずは部品が揃っているか確認しましょう。
２：次にAとBのパーツを合わせて、ネジCで止めていきます。
という感じですよね？

作る側は、「はいはい、そういうことね」となるのが常で、
そこに疑問や謎が無いように作ってあります。

この「疑問や謎が無いように作る」ということが
説明形式のポイントです。

説明形式はわかりやすい、しかし・・・○○です

この形式は大前提として
「あなたの伝える情報を知りたい人用」に使うものです。
そして「とても退屈である」という特徴があります。

相手が「知りたい」と思ってくれているので
割と積極的な姿勢であなたの発信を聞いてくれます。

だから、退屈でも問題なく、
さらに「１つずつ階段を登ってきてください」
というお願いをしても素直に頑張ってくれます。

家電製品の取扱説明書などもそうですね。

困った時に見ることが多いかと思いますが
見る人は「どうしても知りたい」「今、直すために知る必要がある」ので
文面や表現が面白くなくても見てくれます。

そこに、謎解きや、ひっぱり要素は不要です。
極論を言えば「面白要素はゼロ」でOKなのです。

むしろ、そういう要素は邪魔になります。

プレゼン形式は、○○です

プレゼン形式は「あなたが伝えることにまだ興味がない人向け」に
伝える時に効果を発揮します。

説明と違う点は、
相手にさほど聞く気がない、という状態でスタートすることです。

そんな相手に伝えるわけですから
相手に頑張るつもりは全くありません。
階段を登ってくれる気力もありません。

そんな相手に対し、あなたが伝えたいことを伝えるためには
階段を下から１つずつ上がるのではなく、
最上段からいきなり突き落とすかのように
巻き込む方法が有効です。

イメージで言うとこんな感じです。

巻き込み、知りたくなる状態を生み出す

映画の冒頭で爆破シーンから始まることってありませんか？
それを見たあなたはどんな気持ちになるでしょうか？

え？なに？どういうこと！？
と、そんな心境になりませんか？

テレビのバラエティ番組でも
泣いているタレントや俳優の姿が出ることがあります。
ただし、すぐには理由は明かされません。

こちらも同じく、見てしまったあなたは

なんで泣いてるの？どんなことがあったの！？

と、一瞬気になってしまうはず。

実はこの心の動きが鍵です。

それまで全く見る気がなかったのにも関わらず
爆発や泣いたりという情報を渡されたことで
あなたの中に「気になる＝見る理由」が生まれます。

これが階段の一番上から付き落とされた状況です。

あなたは受け身ではあるもの
理由や続きが気になるはず。
これが巻き込まれた状況です。

巻き込んだ後に、焦らすことで知りたくさせる

一段目から落ちたことで
聞き手は少しだけあなたの伝えることを知りたい状況になっています。

しかし説明と比べて
相手の「知りたい」というモチベーションはさほど高くはありません。
理由がわかればきっともう飽きてしまうでしょう。

そこでプレゼン形式では、
冒頭の答えをすぐには教えない＝ジラす
という手法を使って興味を継続させます。

ジラらすことで
もっと知りたい！という気持ちを育てるのです。
この「疑問や謎がすぐに明かされないように作る」ということがプレゼン形式のポイントです。

さらに同時に、その間に別の説明情報を入れていきます。

あの爆破シーンは、主人公の仲間が仕掛けたものらしい

あの女優の涙は、親子愛に感動したかららしい

冒頭のシーンに対する答えではない別の情報を知ることで
聞き手はあなたのプレゼンに対する理解が深まり、
いつの間にかあなたの伝えたいことの世界にどっぷりと入っていきます。

説明とプレゼンの使い分けはどう判断するのか？

ここで注意すべきことをお伝えします。

これからあなたが何かを伝える時に
説明とプレゼン、一体どちらの形式を使えば良いのか？

説明＝「あなたの伝える情報を知りたい人用」
プレゼン＝「まだあなたが伝えることにまだ興味がない人向け」

先ほどこのように記しました。

つまりは、聞き手の熱量がどれくらいあるのか？
と言うことが判断基準になります。

オリエンテーションのようなバトルの場合は
説明では勝てないでしょう。
逆に誰かに手順の説明をする場合は、
プレゼンだとイライラさせてしまうでしょう。

あなたがプレゼンをするシチュエーションから聞き手の熱量を予想して
説明とプレゼンどちらがその場に合うのか？
と考えてみると良いと思います。

それとプラスとして注意したいこと

説明もプレゼンも、出す場所を間違えると
雰囲気をぶち壊します。

厳かな祭典などでは、
説明形式があっているでしょう。
会社説明会も説明形式が一般的です。

ただし、知名度が低いなど不利な戦いの場合は、
思い切ってプレゼン形式でアピールすると言う手もありです。

逆に相手を楽しませるべき場所で
説明形式を使うとしらけさせてしまうでしょう。

このどちらを使うべきか？と言う感覚は
経験を積むとわかってきます。

ただしその第一歩となるのは
説明とプレゼンの違いをちゃんとわかっていることです。

ここのわからないと
どれだけの経験を積んでも使い分けができるようにはならないのです。

形式にプラスして深く相手に伝える力を上げるには「１０秒フレーム」での訓練が有効です。
詳しく知りたい方はこちらの記事をどうぞ。
あなたの伝え方を激変させるために鍛えるべき最も大切な１つこと

まとめ

今回は説明とプレゼンの違いと、
その使い分けについてお伝えしました。

あまり知られてはいないかもしれませんが
説明とプレゼンの使い分けは
TPOに合わせて行うべきです。

このことを知り、使い分けをできるようになると
あなたの伝える力はレベルアップします。
ぜひ試してみてください。

最後までお読み頂きありがとうございます。

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