テキストコミュニケーションで意識したい温度感の伝え方
お疲れ様です。小西です。
フリーで色んな現場で働いていると、チャットツールの運用やコミュニケーションスタイルについて様々なものを目にします。
そんな中で「このコミュニケーションの取り方は良いな」「これはいつも喜ばれているな」というものについてまとめたくなったので記事してみました。
テキストコミュニケーションでよくある勘違い
まず、テキストコミュニケーションにおいて難しさを感じる時の大半は「確かにそう読めるけどもそういうつもりで言ったわけではない」というものではないでしょうか。
例えば、コードや企画書のレビューをしているときに「なぜここはこのようにしようと思ったのですか？」と純粋な質問をしようとしたら「ごめんなさい！修正します！」という返答が返ってきたというのはあるあるだと思います。
これに関しては、その方法でやっている意図がわかればそれでいいのであって別に修正を希望しているわけではないんですよね。
また、「〇〇も検討しても良いと思いますがいかがですか？」のようなものを議論の種として提案した場合にも「そうします！」と言った反応が返ってくることもよくあります。
これもやってほしい前提ではなく、何を行うのが適切かの議論をしたいだけだったりします。
質問や提案を指示と解釈する傾向は多くの場面で見受けられ、プロジェクトがあらぬ方向に行ったりコミュニケーションのコストが上がったりすることはよくありますし、受け手としても窮屈な思いをするというケースは少なくありません。
ケースによるので万能薬ではないのですが、これらの問題に対して自分はどのような対応をしているのかというのをいくつか紹介しようと思います。
自分なりの解決策
クッション言葉
クッション言葉とは「相手に対して物事を伝える際に、会話の前置きとして使われる言葉」のことです。これを本来伝えたいことの頭に添えることで「どういう意図でそれを言っているのか」が伝わるようにしています。
前述の例ですと、「修正依頼ではなく状況把握のために伺いたいのですが、なぜここはこのようにしようと思ったのですか？」「あくまで選択肢の1つとして、〇〇も検討しても良いと思いますがいかがですか？」みたいな言葉を添えると思います。
PMという仕事は依頼や指示が多くどうしても受け手が身構えてしまいがちですから、クッション言葉を使うことで不必要な圧がかからないようにする、期待しているアクションを引き出すということは大切にしています。
また、エンジニアの世界ではコードレビューなどで英語を用いて似たようなことが行われているようです。
imo(In my opinion) = 私の意見では
imho(in my humble opinion) = 私の拙い意見では
FYI(For your information) = 参考までに
must = 必須
want = できれば
などの略語をレビューのコメントに添えることでそのコメントの意図や温度感を伝えているようです。
相手への期待を明確に
これはクッション言葉の逆で、文章の最後に相手に何をしてほしいのかをはっきり書くということです。
「参考になると思うので気が向いたら読んでみてください」
「対応可能ならばぜひ取り入れたいので検討をしてください」
「このように対応してください」
「実現可能かどうかの意見をください」
「いついつまでに納品ということでよろしいですか？」
などの相手への期待を明示することで、意図した動きをしてもらいやすくするというものです。
「結局どうしたらいいかは不明瞭」というのは連絡した後に思うような動きにならないリスクを高めてしまうので、この一手間でかなり仕事がやりやすくなると思います。
受け取りやすいパスを出すのは大事ということですね。
オープンな姿勢をテキスト以外でも表明する
これはテキストコミュニケーション外の振る舞いがテキストコミュニケーションにも影響するという話です。
テキストコミュニケーションが会話よりも冷たく感じてしまうというのはどうしても起こる話だと思います。
そんな中でも適切にメンバーの意見を引き出したり萎縮させずにコミュニケーションを取るためには日頃の会話の時点からオープンな姿勢を示すことが必要だと考えます。
日頃の会話からメンバーとのコミュニケーションや意思決定に関するスタンスを伝えることで、テキストでもそのトーンを維持したやり取りができるようになるのだろうという考えのもと会話の時の振る舞いも決めています。
簡単にはなりますが、仕事のコミュニケーションで意識していることについてまとめました。
当たり前の話ですが、受け手のことを考えて必要なことはちゃんと伝えるというのに尽きる話だなとは思いました。
文章がややくどくなるのは難点なのですが、サボってミスコミュニケーションが起こる方が問題なので大事な業務連絡では丁寧にやっているつもりです。
IMOなどは簡単に取り入れられる方法論だと思うので、何かしら参考になれば嬉しいです。
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