初めてのテック系イベント主催から軌道に乗るまでに工夫したこと
こんにちは。小西です。
自分が主催しているmeetup(プロカン、 #prokan)については度々話題に上げてきましたが、
先日HACARUSさんのオフィスをお借りして初めての京都開催を行いました。
その際、懇親会でイベントの成り立ちや運営の仕方についてお話しすることがありました。
毎度安定した集客状況で様々なコラボもしながら5回開催してきたので軌道に乗ってきたと言っても差し支えないだろうと判断し、運営の工夫を記事化してみることにしました。
コミュニティで活動している方にとって何か得るものがあれば嬉しいです。
プロダクト開発meetup関西#3を開催しました
プロダクト開発meetup関西(プロカン)を開催してみた話
会の趣旨を明確に
関西圏にいるプロダクト開発に携わる多様な方が交流するためのmeetup
というのが会の趣旨になるですが、「なぜどんな会にするのか」がすべての源であり1番重要ということで独自性が出て価値がわかりやすいものになればという工夫をしました。
というのも、設立のきっかけは関西圏に自分が欲しいようなイベントがなかったからでして、ビギナー向けや同職種間での専門情報の交流はあるものの異職種の方と話せる場があると良いなということをずっと思っていました。
これは、プロダクト開発においてチームワークや相互理解の影響が大きい割に学ぶ機会が相対的に少ないと思っていたのが理由です。
ということで、上記のコンセプトで会を立ち上げたわけですが、何故この方針で他とどう違うのかをかなり明確にできましたし、ミドル以上が多い異職種交流イベントはレアで関西でも特徴のある会の1つになってきていると思います。
また、コンテンツに関してもLT会や運営主導のワークショップではなくOSTという参加者主導で議論をできる形式を取り入れています。
こちらはオフラインでやる以上双方向性を重視したく、参加者の抱える悩みなどが少しでも解消に向かう場としたいということから意図的にそうしています。
このように、既存のコミュニティの状況や会の趣旨をコンテンツまで落とし込むことで刺さる人には刺さるイベントの下地を作れたように思います。
運用コストをとにかく低く
コミュニティイベントを開催するにあたって参加者数や満足度が重要なのは言わずもがなですが、運営が継続することもまた重要な論点の1つだと考えています。
プロカンはさかいさん、山口さんと３人で運営をしていますが「運営がしんどくない範囲でやること」を前提に会を回しています。
具体的には、お金のやり取りや管理をなくす(参加費を取らない)、スケジュールや頻度にこだわらない、無理して進化させようとしないなどは実施できています。
あくまで趣味のコミュニティ活動なので、負担が上がって継続できなくなるのが1番悲しいことだという想定のもと、やれる範囲でやる意識が強いです。
実際、特別な何かがない限りは自分がイベントページを作ってたまに告知ツイートをしてみんなで当日運営してぐらいの手軽さで今は会を回せていますし、それでも今のところはそれなりの会をできているのでかなりローカロリーです。
集客面
おそらく多くのコミュニティイベントが苦労していることであり、自分たちがのんびり運営をできていることの要因には集客の安定感があるかと思います。
5回開催で平均20名強の方にお越しいただいてきていまして、新規のイベントとしてはぼちぼちな水準だと思っています。
こういう取り組みをしているということをいくつか紹介させてください。
色んな会に顔を出しておく
これは自分のことなのですが、主催に知り合いや友達が多ければそりゃ遊びに来てくれる人も増えるよねというものです。
打算的に行なっていたわけではないですが、去年はイベントにたくさん顔を出していて月に数回LTをするような生活をしていました。
結果的に大阪のテックコミュニティに詳しくなれたし知人友人も増えて自分で会を催す時にその中から多くの方に遊びにきていただけました。
泥臭いけど鉄板の施策かなと思います。
会場提供で権威付けをする
実はプロカンは過去の全5回をすべて企業様の会場提供で行なっています。
貸し会議室を借りるとお金の管理をする必要性が出たり赤字が出たりするリスクがあるのでそうしていたのですが、参加者さんの話を聞いていると「ちゃんとしてそう」というイメージを持ったらしく集客にも効果がありそうだということがわかりました。
実際参加者目線でもよく知らない貸し会議室に500~1000円出して参加するよりかは知っている企業のオフィスの方が参加しやすいでしょうしそれはそうだろうなと思いました。
公開直後の初動を大事に
これまた参加者目線の話なのですが、初参加を考えているイベントの参加者があまり集まっていなかった時に少し踏みとどまりそうになるというのは想像に難くないと思います。
そういう意味で、プロカンでは初速をつけることをある程度意識してはいます。
といっても、各自ツイートする、SlackやDiscordのコミュニティに投稿する、とりわけ声をかけたい人がいたらDMするなどの基本的な行いが多いのですがどうせ来てもらうなら早いうちに申請してもらった方が良いというのはかなり強調しています。
常連さんを作る
また、初速をつけるために重要だと思っていることは過去の参加者さんにリピートしていただくことです。
そのためには参加者さんの満足が重要でして、その場を楽しんでいただくこと、何か1つでも持って帰るものがある状態になっていただくことにはこだわっています。
また、会の感想や参加したきっかけも積極的に伺うようにしていまして、運営のモチベーションや改善のヒントも日々いただいています。
肌感、最近の回は半分から6割ぐらいはリピーターさんが参加されていると思います。
一方で内輪ノリのようなものが濃くなりすぎないようにも気をつけていまして、それが後述の参加枠の考えにも繋がります。
多様性確保のために枠を作る
プロカンは異職種交流会という都合上参加者の数だけでなく多様性も同時に追っています。
そのための工夫の1つとして参加枠というものを設定しています。
母数の大きさもありどうしてもエンジニアの方が多くなりすぎる傾向があったり、リピーター比率が高くなる懸念というのもあってこのような枠を設定しています。
職種比率で言うと、エンジニアと他職種とが1:1になるのが理想に近いのですが、実態としてはエンジニアの方が5-7割ぐらいになることが多いです。
とはいえ、枠があることでほぼエンジニアの会になることは抑止できているのでそこは調整弁として機能しているなと思います。
また、枠を設定するもう1つのメリットとして対象の方への歓迎のメッセージになるということが挙げられます。
要は、初参加枠というものを設けることで「初参加の方に来てほしいと思っている」というメッセージを伝えることができるということです。
その枠を使わずとも初参加の方に来ていただくことは可能なのですが、初参加枠は毎度4-5名分埋まっています。
おわりに
運営で工夫した点や気をつけていることについて一通りまとめてみました。
結果論な部分もかなりありますが、昨年末に勢いで始めて以来順調に回を重ねられているなと思います。
コミュニティの一員として活動を楽しみつつ、今後も楽しい場を提供できるように頑張ります。
最後に宣伝をさせてください！
以下がプロカンのグループページです。
関西で約1-2ヶ月間隔でmeetupを開催しているので興味のある方はメンバー登録していただけると嬉しいです！
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