おじたちを取り仕切る会議ファシリテーション

今、私が働いている職場では50〜60代くらいの高齢の男性が多いです。
親愛を込めて「おじ」と呼ばせてください。

おじだからなのか分からないですが、チーム内の進捗報告・確認会議になると話が脱線して主旨とは関係ないことを長々と話されてしまうことも多々あります。
おじではなくても話が長い方もいるとは思いますが、やはりおじともなると経験や知見が豊富で、疑問や懸念などがパッとたくさん頭に浮かんだり、リアルに「昔いた会社では〜」なんて昔話が始まるのは高齢の方の特徴ではないかと思います。

進捗報告・確認会議なので、話すことは進捗報告か、状況の確認をするための簡単な質問を各案件数分ぐらいで話し切るペースではないと終わらないのですが、その場で議論をしてしまうので話が終わりません。

大切な議論をしてくれているのも分かりますが、その長話に関係ない人にとってはただ時間が削られることになってししまい、無駄です。

当初はそんな感じだったのですが、時間内に会議が終わるようにいろいろ工夫した効果なのか、今では進捗報告・確認会議が必要最低限の話だけに留まり、さっと終わるようになりました。
そんなナレッジかもしれないネタをシェアします。

報告事項を表にまとめる

進捗報告をすることを表にまとめる。

そんなの見る人からすれば「当たり前でしょうよ」と思われるかもしれませんが、私が現場に入る前まではそのようなものがなく、各々自分の脳内の記憶やノートなどから報告をしていました。

そのため、各案件の報告事項を一元管理する表を作成し、マイルストンと先週までの対応状況と今週やることの予定や課題を記入する欄を設けました。
進捗会議の前までには報告事項をその表にまとめ、表に書いてあることを報告するような形式に変更しました。

ただ自由に話すだけだと、話し手は延々に話してしまうし、話すこともまとまらない。
聞き手は一生懸命聞かないといけないし、聞いたことを後で見返すことができません。

表を作ったことで話されることが可視化されて頭に入りやすい、報告事項が記録に残る、表に書かれていることを話すので脱線しにくいなどの効果があったかなと思います。

また、表の上の方には「報告事項は各案件⚪︎分を目安に話す。議論は別打ち合わせで。」などと会議のルールを明記することで意識づけにもなるし、会議の場で上がった宿題事項を追記することで次の週に対応状況を確認できるようになりました。

会議の目的を伝える

会議にはそれぞれ達成したい目的があります。
会議で何を達成したいのかを考えてみて、分からなかったらその会議の出席者の中で一番偉い方や周りの知ってそうな人に聞いてみて、まずは会議の目的を理解しましょう。

会議の中でいい議論をしていたとしても、会議の目的から外れていたら参加者の一部にとっては有益でも他の参加者にはただの無駄話になってしまいます。

進捗報告・確認会議の目的は進捗状況の報告をしたり、進捗状況がわからない場合は確認してメンバー同士で意識を合わせる場です。
つまり議論をする場ではありません。議論はどうしても長くなりますし、案件担当ではない人からしたら興味もないです。

ここは何のために何を話す場なのか、何を話してほしくないのか。
それを関係者に話して共有しましょう。

各議題の時間配分を伝える

時間内に会議を終えるには、時間配分を考えておく必要があります。

会議で話し合う議題を洗い出し、各議題時間がかかりそうな議題は時間配分を多めにとって、すぐに終わりそうな議題は時間配分を少なめに、どれも同じだけ時間がかかりそうであれば全て等分するなどして、タイムテーブルを作り、これも参加者に意識させましょう。

議論が目的に沿っているか、時間配分通りか確認する

会議の冒頭で会議の目的と時間配分を伝えたら、あとは会議の中で議論内容をよく聞いて、話が長くなって時間がかかりそうであれば「議論は他の打ち合わせでやりましょう」などと声をかけながら、時間内に話したいことを話し、会議の目的が達成できるように見守ります。

余談ですが、上記のような声掛けをしているうちに、声をかけなくても顔を見ているだけでおじの方から「ごめんね、話しすぎたね。」と察するようになっていきました笑

おじたちと仲良く楽しく仕事を進めよう

冒頭で話したように、おじたちの話が長くなってしまうのは、知識や経験が豊富で話しの引き出しがたくさんあるからだと思います。

会議では必要な話を必要な時だけ話してもらうようにしてもらいますが、議論やアイディア出しをする会議、勉強会など豊富な知識や経験を活かせる場では存分にお話しいただくなど、「ただ話が長くて面倒だ」なんて思わず、おじたちと仲良くしながら楽しく仕事を進めていきましょう。