会議を上手く進めるテクニック

　「皆さん、会社の会議は嫌いですか？」

　こう質問すると10人居たら9人が「嫌い」と言います。でも、もっと具体的に「直近1ヶ月の会議は全部嫌でしたか？」と質問して、ご自身のスケジューラを見直してもらってみると、大抵一つや二つは「これは良い会議だった」とご回答頂けます。会議とは先入観で”悪”と決めつけているだけで、実は良い会議もあるのです。そして、そんな良い会議では必ず主催者が工夫をしています。本日はそんな内容です。

　おそらく多くの人に「あるある」「そうそう」と思って頂けると思うのですが、会議のストレスの多くは”意味なく参加している人の存在”だと思います。皆の共通の課題があり、全員が各々の立場で意見を主張し、そこから良いアイディアを創れれば良いのですが、何も考えていない人や感情的な発言ばかりする人がいると、その会議は一気に意味のない物になってしまいます。

　ではどうすれば良いか。以前、こんなツイートをしました。　

多くの会議は”個全ミーティング”で改善可能

個全ミーティングとは議題を事前周知し、それに対する考えや意見を参加者全員が紙に記入し、それを会議室の壁に張った状態で始める会議の事。リモートならチャットで代替可能。

この基本的な運用に加え”書いてこない人は参加不可”としたら、効果抜群でした

— 【ササキ】働き方研究家×プロの父親 (@sasakikoji_koji) May 13, 2021

　参加してもらっても意味ない相手と分かっているのであれば、意味を見出すために課題を出しましょう。そこでおすすめなのが上記ツイッターで紹介した例です。

　シンプルに言うと「ノープランで会議に来るな」「まず最初に一定の見解を述べよ」ということです。でも、「何をすれば良いのだ？」と思われるので、そんな時の上記ツイッターの内容です。会議が始まったら強制的に意見を発表させられるだけです。でも、これが大事なんです。

　会議の参加者には事前にお題が与えられているので、それに対する一定の回答を作って会議に参加します。普通の会議だと人の意見を聞くだけの人や、人の意見をリピートするだけの人がいますが、それは個全ミーティングでは通用しません。必ず個人的見解が人数分揃うので、そこから意見を発散させ、集約させることで、必ず良い品質の結論が生まれます。

　実際にやってみると、その効果に驚かれると思います。そして、一定数のずるい人がいると思います。「あれ、そんな宿題あったっけ？」という人達です。そんな人には参加をご遠慮頂くのがベストです。でも、それもなかなか難しいですよね。そんな時は、会議に参加するメンバーの中で一番立場が偉い人に「必ず依頼事項にご対応ください」「そして、依頼事項の準備をしていることをメールやチャットで公言してください」とお願いするのです。偉い人がちゃんと宿題をやっているのに自分だけサボろうとする人はなかなかいませんよね。こんなテクニックで個全ミーティングを成功させていきます。それでも毎回必ず宿題をやってこない人がいたら、そんな人を会議に誘うのを止めましょう。

　この様なちょっとしたテクニックで会議は必ず良いものに変わっていきます。会議は悪ではないのです。惰性的に行う会議が悪なのです。上手く回る会議を作っていきましょう。