会議を効果的に進める為の”心理的安全性”とは

　多くの人が大嫌いな”会議”。私はどちらかというと好きです。会議が嫌いな人に「なんで嫌いなのですか？」と質問すると大抵の回答が「言いたいことが言えない雰囲気がストレス」との意見です。そんな会議は確かにストレスですよね。会議が好きな私は、会議のオーナーであるケースが多いので、その辺のストレスを感じないで済んでいるのかもしれません。では、気持ち良く会議に参加してもらうにはどうすれば良いのか。本日はそのような内容です。

　会議には様々な種類があります。参加者も様々です。和気藹々と自由に意見を言える会議にはストレスはあまりないかと思います。逆に自由に意見が言えない会議はストレスが発生します。意見を自由に言えない状況というのも様々で、”意見をいうと全否定されたり馬鹿にされる状況”や”立場が上の人の意見には逆らえない状況”などがあります。このような状況だと意見を言う事ができずに、つい黙って会議終了の時間が訪れるのを待つだけになります。こうならずに「発言したい」「発言しても良い」と思ってもらう環境を構築する事がとても大事で、そのような配慮を「心理的安全性の構築」と言います。シンプルにいうと「何も心配ないから、自由な意見を話してよ」という前提がある場が構築するということです。これについては、以前、以下のようなツイートをしました。

「心理的安全性の構築」とは、「発言してもいい」という場の雰囲気を醸成する事です。

✅役職関係なくフラットに意見する
✅正解/不正解は気にしない
✅発言する事に意義がある

これらを参加者に理解して貰う為、リーダーは立ち振る舞いに気をつけます。

— 【ササキ】働き方研究家×プロの父親 (@sasakikoji_koji) August 17, 2021

　誰がどんな意見を発言してもWelcomeな土台を作ることが求められるのです。マネージャーの人の本業中の本業と置き換えても良いかと思います。ですが、そんな安全な場を作ると悪知恵を働かせる人が出てきます。「誰かの意見に乗っかっておけば、それで良いや」と考えて思考停止状態で会議に参加する人です。「Aさんの意見に賛成です」「Bさんと同じ意見です」とだけ言って、自分なりの意見を言わない人です。でも、そんな人が出てくるのは想定内で、その為に必要なテクニックの一例を以下のようなツイートで紹介しています。

「心理的安全性の構築」ができると他人の意見に乗っかるだけの人が出てきます。この為、次に「場が活性化する仕組み」が求められます。

例えば一人一枚ずつ自分の意見をまとめて発表し合う等。強制的に全員がアウトプットする仕組みを導入し、サボる隙を無くすのも有効なテクニックです。

— 【ササキ】働き方研究家×プロの父親 (@sasakikoji_koji) August 17, 2021

　やることはとてもシンプルで、会議参加者に個人作業で自分の意見をまとめさせるのです。そして会議の最初にそれを発表させる。あくまで個人作業なので、誰かの意見を真似することはできず、強制的に意見を出させる事ができます。また、このテクニックには幾つかの副次的な効果もあります。まず、課題に対する検討を会議前にある程度済ませる事ができるので、会議本番はディスカッションに集中できます。また、課題に対する検討をできなかったり意見を出せなかった人は会議に参加してもらう事を遠慮頂く事で、会議参加者が厳選されて会議の質が上がります。

　「心理的安全性」と「馬が活性化する仕組み」の両方を構築する事で、生産性の高い会議を作り上げる事ができるので、是非試してみてください。