幸せな職場にしたくて、情報共有の工夫に使った「Garoonの機能」
ノーコード事務員ぴょんです。（今日もフィクションですw）
■ 職場の疎外感、味わったことないですか？
あなたの職場は、チームワークはありますか？
はたまた、まともな情報共有はありますか？
もっと言えば、マニュアルや事務連絡は機能していますか？
そして、同じ情報をもとにした、サッパリした人間関係はありますか？
実は、私には、ずっと、ありませんでした。
時には、「長い人がルール」「言った言わないの水掛け論層」「蚊帳の外」。
そんな疎外感を言葉にも出せない時間をすごしていました。誰が悪いということもなく、新規社員の離職も少なくはありません。実際には、できる人も、人間のできた方も多いのに、近寄る機会もなく離職になっていきました。
「健全に、チームワークよい状況にしていきたいな」
これが、私の抱える「小さくて大きな目標」でした。
もちろん、その状況を、自分がドラスティックに変えることはできないけど、できることは、グループウェアとして使っていた「Garoon」を活かし始めました。
５，６年前に導入した「グループウエア」のGaroonで2年まえから、工夫したことについて紹介します。
■ Garoonの設定の改善点３つ
そもそも、グループウェアとしての機能はスケジュール、施設予約、メッセージ関係などです。
① 社内ポータル作成プラグインで「会社の基本情報の目次」
私は、ずっと、なんだかんだと、会社の基本情報を「口伝」や「あの人に聞いて」という伝達作業をしていました。
しかし本来は、「会社の取引先情報」「手続き」「事業や事務の基本的なノウハウ」は、全員共通で把握する必要があります。
が、「何を把握する必要があって」「どんなふうに行うべきか」「誰に聞いたらいいか」を、確認すること３年もかかってしまうのでは……と悩み、拡張機能の無料のポータルプラグインを使用して、社内情報の目次をつくりました。
② 掲示板の「ジャンル分け」はスッキリと。
掲示板にアップされる情報の種類をアップしてもらう形でしたが、「ジャンル」をスッキリさせました。
後から入った人も、新規の情報に出会いやすくなるように配慮しています。
また、意外にも、スッキリ整理してからは、議論が行われることもありました。
③ スペースは、部門やプロジェクトごとの情報集約地点へ
私で進んだ使い方ではありませんが、スペースもまた、各部署の事業の流れを確認できます。事業ごとに、メンバー、必要なマニュアル、チャット、タスクの連絡、kintoneとの連携が可能なので、一気に確認できて便利です。
工夫していることの紹介は、今回は以上です。
本当は、たくさんのプラグインがあるので、もっと便利にできることがたくさんあります。しかし、弊社では、諸般の事情から、キントーンとの連携ができない設定になっているので、これ以上の工夫はあまりできずに残念です。
本来は、他にもいろいろな連携サービスやプラグインがあるので、ノーコードが好きな人は好きなツールかと思います。
それでも少なくとも、ガルーンが整っていることで、「初めて入った人が知るべきことが何か」を置く場所に信頼感ができて、「隣は何をする人ぞ」の状態も改善されたと信じています。
最後に、ガルーンが入るまでのkintoneの妄想劇場を追記して、今日はおしまいにします。
【余談】Garoonを導入するまで
「考えていたこと」は「連携する業務アプリの存在」
4、5年前、グループウェアのサイボウズLiveが終わったとき、グループウェアを検討しはじめた弊社。選択肢は、Garoon・desknet's NEOの２択でした。
経営者らが調査に行って選定しましたが、Garoonになりましたが、どちらも魅力的に感じていました。
個人としては、どちらが選ばれるかによって、各サービスの連携が強い「ノーコードの業務アプリ」を学ぶ予定でした。
私のイメージでは、当時、それぞれ、「ノーコードの業務アプリ」との連携を比較していました。「Garoonに決まったら、Kintone及びkintoneを中心とした各種拡張機能を調べはじめよう」「desknet's NEOに決まったら AppSuiteを中心とした業務アプリを調べはじめよう」
今から5年前、グループウェアも、業務アプリも導入される前は、考えているだけで、夢のようなことでした。何度も歯がゆい思いをしたけど、今は、夢のように描いていたことが叶って、本当に感謝です。そんなGaroonこぞ、人と人をつなぎたい私にとっては、パートナーです。
もちろん、Garoonを整えても、誰からも何も評価されないけれど、人と人が力を合わせやすくする第一歩を築く「このツール」が、私は大好きです。
おしまい。
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