行政のサイトによくある『PDF添付』。「終止符を打てる可能性があるなら、Kviwer」という賛辞。
■ サイトに載せる情報 CMSとPDFの２択という思い込み
行政では、なにか紹介するとき、「タイトルぐらい」はCMSで、「詳細」は、サイトにPDFを添付しがちです。
事務職の様子をみていると、CMSは「更新を何度もするのは面倒」だから、詳細はPDFを添付するという選択をしていることが多いようです。
たいていは、ワードやエクセル、パワポからPDFにします。
しかし、この二択は、職員にとっても二度手間で、市民の方にとっては閲覧しにくい方法です。
普及という意味では、効果を高めることが難しいと言えるのではないでしょうか。
■ せっかくの優良事例の紹介に、パワポのPDFはもったいない
よく、自治体や行政がサイト紹介する「優良事例」もまた、パワポが多く、しかも数十ページというのを見たことはあるでしょうか。
政策の説明で予算案の説明に使ったりしている資料を開示するならまだしもですが。。。
こういった「多くのかたに読んでもらうべきの事例」を、PDF添付で済ますというのは、どうでしょうか。
しかし、「それならば、プロの業者に外注すべき」という意見もでるとは思います。
ところが、行政の事業の件数はそれぞれの官庁で数千の規模です。
いちいちサイト外注経費を獲得していたら、財政破綻してしまうほど、と言えます。
話は戻りますが、「内容が多くの方に届きにくいのは、もったいない」というのは、多くの方が感じることと思います。
誰もが、あまりの資料の長さに、すぐに挫折している「行政のパワポ資料」をめぐる思い出を紹介させてください。
役所のパワポの思い出
２０年前、「首長が、全職員に『パワポでプレゼンせよ』と言うんだ」と、と、当時の上司（今では６０歳）と言われたことがあります。
今より頻繁にフリーズするパソコンで、ワードアートを張り付け、スライドショーをみていました。
「アニメーションは、最初はかっこよく感じたけど、もう、うざいよね」。
「そうですね」と、若い私は返事をしましたが、頭の中で考えていたのは「幹部の前でのプレゼンは、出世の登竜門なんだな。この時代の役所の通過儀礼的な」ということでした。
数年が過ぎ、パワポプレゼンターの多くの人が出世して退職を迎えたようです。
今では、ワードアートの位置に、いらすとや がいることもありますが、パワポPDFは脈々と受け継がれているようです。
「この状態のまま、２０年も、行政はストップしているのだろう？」と思うと、残念に思います。
まずは、パワポの成功体験？は黒歴史にして横においてもらうとして。。
多くの人に知ってもらいたい情報を公開するときは、ツールを見直したほうがいいと思いました。
ツールは今や、動画やSNSなど、手段は増えていますが、役所には、人件費の都合があります。
同時に配慮すべきこととして、「時間やお金をかければいいものができて当たり前」と、検証しなければなりません。
ツールを選択する要件は、行政にとって、PDF添付よりも事務量が少なく、なおかつ市民の方が閲覧しやすいツールであることが大事です。
■ 事務量が少なく、閲覧しやすいツールという条件をクリアできる手段を選ぶには？
そのようななかで、多くの方が負担なく閲覧でき、更新するのも可能な手段として、キントーンの連携ツールのkviwerを使ったことがあります。
事務のデータベースとしてのキントーンと連動してウェブ上に開示できる方法を活用しました。
そうすれば、いちいち、閲覧する人はPDFを開かなくていいし、職員も
CMSに転記する必要がありません。
事務処理上のデータから、開示したいものをチョイスして、ウェブ開示できました。
そのうえ、さらに、いいのが、その「テンプレート集」。
もともとのCSSやスマホ対応がきれいで、すぐにプロっぽい雰囲気になるので、使いやすかったです。
事例一覧や、サムネ画像など、CMSとそんなに変わらない見栄えなのに、CMSと比較にならないほど、作業は楽でした。
キントーンの他の企業の連携ツールや、キントーン以外にも、ウェブ上に開示できて、いいものもあるかもしれません。
「膨大な行政の情報が、PDFではなく、普通のウェブページに表記されたら、みやすくて閲覧数も増加する」と思いました。
きっと、SEOにも好条件なのではないかな？ と想定しています。
■ 「行政の情報×伝わる手段」を選べたら、行政と市民、企業と三方よし
たとえば事例なら、「本当にいい企業の優良事例が、多くの人にみつかります」
事例に選ばれた企業こそ、その情報をきっかけに、お客様が増えることもあるかもしれません。
「いい事例が、お客様を連れてくる」という仕組みこそ、行政が事例を公表する目的にも叶うはずです。
正確で信頼性のあるコンテンツを多く有する行政だからこそ、「閲覧ツール」を改善したら、政策は大きな変化をもたらすでしょう。
今日の話は、以上です。
今後も、ゆっくりですが、自治体の面倒な業務の経験について、紹介していきたいと思います。
ご愛顧よろしくお願いいたします。
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