平凡社員のビジネスパーソンノウハウ④（How（どのように）：電話）

　本稿は、『仕事をするうえで重要な２つのこと』のうち「１．その仕事のゴールは何かを常に意識する」の中の「How（どのように）：電話」について、その具体対応（ハウツー）に触れる。（↓前回の投稿）

◇How（どのように）：電話

　本稿では、電話についてその具体対応（ハウツー）に触れていく。
　基本的な大方針は前稿でも説明している通り、結論　→　理由　→　結論である。

■具体対応（ハウツー）

〇電話
　まず、電話については第一に注意すべきことがある。それは、電話は相手が実行しているタスクを中断させ、自らの用事に時間を割かせる、ということだ。そのうえで、電話の必要性を一度考えるべきである。ここでの必要性とは、以下である。
　
　・即時性の有無（緊急か）
　・同時性の要否（口頭で説明した方がよいか）

　急ぎの確認をしたいとか、メールでは伝わりずらいニュアンスを口頭で伝えるとか、そういった必要性に応じて、電話を活用するのが望ましいと考える。

　そのうえで、個人的見解であるが電話におけるテンプレートは以下を推奨したい。

ーーーーーーーー＜電話におけるテンプレート＞ーーーーーーーーー

【冒頭の挨拶】
〇〇社（部）の〇〇です。
今、お時間よろしいですか。
（相手の応答を待つ。OKなら次へ）

【結論】
▲▲の件〇〇さんに確認したいことがあり、電話しました。

【理由（背景）】
全社会議のために明日までに資料作成が必要な状況。

【結論（具体的な確認内容）】
××の現在の状況はどうなっているか確認したい。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

　補足的に、冒頭の挨拶「今電話を受けられる状況にあるかの状況確認」の必要性について付け加えておく。電話の受け手側の印象として、すぐに話に入られるのは心象としてよろしくない。
　一言付け加えるだけで相手側の心象もよくなるし、何かの依頼の電話であれば、相手の機嫌を損ねてしまっては依頼がし辛い。相手の時間を使っていることを認識しながら、電話の際には気遣いを示したいところである。

　プレゼン、会議については別途次稿以降で説明することとしたい。