会議の仕切りを武器にする方法
かいぎ
【会議】
名・ス自》関係者が集まって（一定の手続きにのっとり）
議題について意見を出し、相談すること。
その会合。「編集―」。また、その機関近年、テクノロジーの発達により会議を取り巻く環境は大きく変化しています。特に、WEB会議サービスの発達は物理的に会議参加メンバーが一箇所に集まる必要なく会議を実施することが出来、移動コストが圧倒的に少なくなりました。
一方で、会議の運用方法がWEB化したとて、根源的な会議の仕切り必要性は失われていません。
むしろ、会議がWEB化された今だからこそ、より短時間でより効果的に会議を進めることでさらなる生産性の向上を目指すべきだと考えています。
今回は会議を仕切るすることが多い筆者が日々のPDCAの中から感じた3つのポイントを紹介します。
ポイント①会議の「目的」「ゴール」を明確にする
よく言われるもので恐縮ではありますが、やはり最終的な目的を明確にした上で、本会議においてのゴールは何なのかを具体的にしておいたほうが良いです。
弊社では個人のスケジュールをGoogleカレンダーで管理することになっているのですが、たまにまったく身に覚えの無い会議に招待され、会議室に入ってみて初めてその「目的」が判明することがあります。
これでは、事前に準備も出来ないし、場合によっては「参加しない」や「チャットで済ませる」「議事録だけ読んでおく」といった選択肢を取ることも出来ません。
ポイント②事前準備をする
・カレンダーには目的を入れる
・備考欄にアジェンダを入れる
・可能であれば、関連資料の格納先リンクを備考欄に入れる
これを事前に行えていれば、目的やアジェンダ、資料の説明を短縮することが出来、予め確認事項などを用意しておけるため、より本質的な議論が出来ます。突発的なものでない限りは前日までに資料を格納し、その旨をチャットなどで連絡しておき、直前でリマインドしておけると丁寧です。
ポイント③議事録を取る
議事録というと新人が行うものだと思われる方も多いと思いますが、これが意外に難しい。自分の場合は、新人の教育や地頭の良さを推し量る為に使っていたりします。
ただ、文字を書き起こせば良いのではなく、専門用語や内容文脈を理解した上で会話上省略された文言を補完し、雑談を排除するなど編集する作業が必要になります。
当然、録音して書き起こすなどし時間をかければ誰でも出来ますが、これは非効率なのでライブで行える様にすべきだと思います。（MAXはGoogleドキュメントで会議中に現時点での議事録が確認できること）
お勧めの流れは下記のフロー
・議事録フォーマットを初回に作成し、以後コピーして使いまわし
・会議中はとりあえず全文書き起こす勢いで入力（編集は後回し）
・会議終了後、文章の体裁を整えたり、文言の補完を行ったり、不必要な会話の削除
・サマリとTODOを議事録の上部にまとめ
・参加者に議事録を共有
まとめ
会議を効率よく仕切るポイントは３つ
①会議の「目的」「ゴール」を明確にする
②事前準備をする
③議事録を取る
でした。
コンサル的に言えば、「ファシリテーション」といった技術も有用なのだとはおもいますが、社内で会議を行う上ではこの3つが高いレベルで出来ていればそこまで困ることはありません。
筆者が関西人なのでしゃべりが苦にならないというのもあるかもしれませんがｗ
本投稿が皆様の生産性向上に少しでもお役に立てれば幸いです。
ご拝読ありがとうございました！！
余談ですが、最近は音声の自動読み取り技術が発達しており、議事録に関しては書き起こす部分は完全にAIに任せる事が出来るようになりつつあります。↓↓
ただ、前段で記載している通り、議事録はただ書き起こすだけではなく、文章の補完や雑談の排除、サマリやTODOの抽出などが必要でここは人力に成らざるを得ないと思います。
それでも、長時間の会議だとありがたい事ではありますが、、
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？