コロナ禍において、新人受入をバーチャルで行うためのアドバイス

コロナに乗じて更新をサボっておりました。はい、言い訳です。。

4月以降、慣れないテレワークでしたが徐々にアイテムの充実を図り、今や完全にジブンのモノにした感があります。

さてこのnoteは、オンボーディングについて海外記事を中心にインプットしていく自習noteでございますが、やはり気になるのはコロナの影響でオンボーディングがどのように変わっていくか、だと思います。

今回はコロナ禍におけるオンボーディングアドバイスの記事を紹介します。

と言っても同様の記事は数多くあるはずなので、これから色々見ていこうと思います。とりあえず今日のヤツは、検索して一番上に出てきた記事となります。。

■引用記事：
https://cpl.com/cpl-insights/insight-recruit/virtual-onboarding-advice-during-covid-19/
（2020.4.20）

■タイトル：
Virtual Onboarding Advice During COVID-19
（コロナ禍におけるバーチャルオンボーディングのアドバイス）

■内容：
COVID-19の前は、バーチャルやリモートのオンボーディングは、主に海外に住んでいるか、リモート契約を結んでいる従業員のために実施されていましたが、今では全社員に不可欠です。

オンボーディングは定義されたプロセスではなく、個人のニーズに対する反応です。

通常、オンボーディングは直接行われます。現在の状況ではこれは不可能ですが、新入社員にはオンボーディングを実施する必要があります。バーチャルオンボーディングにおいても、これまでと同じ考え方が適用されます。

歓迎の握手は導入メッセージになり、ウェルカムランチは仮想コーヒーブレークになります。リモートオンボーディングを習得することは重要であり、新しいチームメンバーが快適に仕事に取組み、成果を出せるようにします。

調査によると、適切なオンボーディングプラクティスの実装に失敗した組織は、職務満足度とモチベーションのレベルが低くなり、離職率のレベルが高くなる可能性があります。

現在のCOVID-19パンデミックを考えると、国際企業と国内企業の両方が、リモートオンボーディングを迅速に適応させ、増やすことを余儀なくされています。

以下は、企業がリモートオンボーディングを成功させるために実装しているいくつかのプラクティスの概要であり、うまくいけば、独自の改善に役立つでしょう。

バーチャルオンボーディングのベストプラクティス

新入社員の入社前

・ドキュメントのデジタル化
入社してからオンボーディングを始める前にデジタルで開始できるプロセスはたくさんあります。最も簡単な方法は、すべての新規雇用の書類をまとめ、必要なすべての文書の電子署名を収集することです。

開始するのに最適な場所は、会社のハンドブックをデジタル化し（まだオンライン版がない場合）、新入社員がオンボーディングに使用できるポータルを作成することです。

ハンドブックをPDFに変換するだけでなく、オンラインで入手して検索できるようにする必要があります。そうすることで、従業員は、説明が必要なときにいつでもアクセスできるようになります。

イントラネットの場合、これにオンボーディングハブを作成すると便利です。

・オンボーディングポータル
アクセシブルな内部トレーニング/学習および開発ポータルは、以下を制御します。

- 新入社員が新入社員プロセスをどのように進めるか
- 彼らが正しい情報を見て同意したことを確認する
- 従業員に会社全体の内訳と役割を与える

これは、すべてのオンボーディング管理、コミュニケーション、および導入資料の「ワンストップショップ」になります。これには、従業員のハンドブックやトレーニング資料などの基本が含まれ、リモートワーカーのビジネスの初期の段階がはるかに容易になります。

・必要なハードウェアの準備
何よりも、従業員が仕事に必要なすべてのハードウェアを持っていることが重要です。これにはラップトップ、モニター、マウス、キーボードなどが含まれます。

Wi-Fiキャパシティと、VPNが必要かどうかを判断することも重要です。

その他の忘れられない必需品には、ライセンスされた会社のソフトウェアへのアクセス権の確保、必要なログインの詳細、コンピューターのセキュリティガイドライン、ワークステーションのセットアップに関する追加の指示が含まれます。

・従業員オンボーディングキット
作りこまれた従業員のオンボーディングキットは、従業員のエンゲージメントを高めることに役立ちます。それはまた、あなたの会社が何であるかをあなたの新規採用者に示す優れた方法でもあります。

調査によると、最初の数か月の間、新入社員は自分が会社/チームに適しているかどうかの確信はまだ持てていません。
オンボーディングキットは、新入社員が感じる不安に立ち向かうための優れた方法です。

新入社員が入社した後

・一定した簡潔なコミュニケーション
コミュニケーションが鍵となります。新規採用者をジョブコーチとオリエンテーションリーダーに割り当てることは、連絡を維持するための良い方法です。

最初の数週間は、オリエンテーションリーダーとの面談を毎日行い、ジョブコーチと定期的にチェックインして、学習に必要なリソースを確保する必要があります。

・バーチャル紹介
「組織の内部関係者」（チームメンバーや他の主要な従業員）とのビデオ通話を設定して、新しいリモートの従業員をチームの一員のように感じさせます。

これらの会議は、同僚、直属の部下、および密接に連携する他の部門の従業員との1対1またはグループコールです。

新人が仲間や上司に受け入れられていると感じることは非常に重要な要素です。

たとえば、研究により、ワークグループに新規採用者を参画させることは、コミットメントの増加や離職率の低下など、いくつかの結果に関連していることが示されています（KammeyerMueller＆Wanber、2003）。

・トレーニングとサポート
オンボーディングポータルを介して役割固有のグループトレーニングセッションをスケジュールし、事前に記録されたデモンストレーションを含むユーザーフレンドリーなインタラクティブトレーニングコースを使用すると、新規採用者のエンゲージメントと基本的な情報の保持に役立ちます。

結論として、この間に新しい従業員を組織に馴染ませ、彼らへの期待やおよびコミュニケーションチャネルが最初から明確であることを確認してください。新規採用者にツールを提供し、新しいタスクを遂行する能力を与えましょう。