会計事務所ユーザーさんに聞いてみた！ITツールを社内に浸透させるための5つのポイント

※トップ画像はナレッジラボ社内ですが、現在はリモートワークとしています

はじめに

会計事務所様において、Manageboardの他、様々なITツールを導入するときには、いかに事務所内にスムーズに浸透させることができるかが非常に重要です。
もし会計事務所様のスタッフ全員がITリテラシーが高く、新しいツールに対して抵抗感がなければ浸透に時間はかかりません。ただ、従来のやり方を変えたくないスタッフがいらっしゃる場合には、ツール導入がスムーズにいかないケースもあり得ます。
私たちは会計事務所ユーザー様と多くの対話を重ねる中で、ManageboardをはじめITツールの導入がうまくいくケースとそうではないケースを見てきました。
この記事ではManageboardはもちろん、会計事務所様におけるITツール導入の施策について、すぐに使える仕組みをいくつかご紹介します。

ポイント①　社内に担当者を設置する

まず、社内にITツールの担当者を設置する方法が考えられます。

担当者の役割は次の2つです。

役割1　社内から出てくるお悩みの相談所になる
新しいツールを導入すると必ず社内から様々な疑問が出てきます。最近のツールはマニュアルやQ&AがWEB上に公開されているものが多く、自己解決が可能なものが多いです。ただ、どうしても自己解決できないこともありますので、社内に担当者を設置し、不明点を気軽に聞ける環境作りが重要です。担当者はいわば社内ヘルプデスクのような役割を担います。
ツール導入に失敗する原因として、初めて使う方が疑問点を解決できず、そこであきらめてしまうという点があります。社内に担当者がいてすぐに疑問を解決できれば、途中で断念することなく導入を進めることができます。

役割2　会計事務所とITツールのベンダーとのハブになる
担当者にはベンダーとのやりとりを一手に引き受けてもらいます。
担当者は社内からの問い合わせ対応を通じて、導入に際しての社内の課題が見えてくるようになります。その結果、ベンダーに対し、深い運用相談ができるようになればベストです。

なお担当者の選定基準ですが、実は会計事務所の実務経験はそこまで必要ではないケースが多く見受けられます。むしろ会計事務所実務に慣れていないフラットな人材の方が活躍されているケースもあります。
大規模な組織であれば担当者1人では負荷が大きいため、担当者を数名任命し、プロジェクトチームのようなものを組成する方法も望ましいと思われます。

ポイント②　担当者とその上司が活動を定期的に振返る

ITツールを導入するためには、担当者が週次で目標を設定し、定期的に進捗を振返り、改善し続けることが重要です。
週次の目標設定は例えばManageboardであれば、
・今週は説明会を開催する
・翌週は1人1社決算予測をしてもらう
・翌々週は顧問先1社に見通し作成を提案してみる
などのイメージです。
活動の振返り方法は上司と毎週1on1をする方法がおすすめです。1on1の運用についてはYahooさんをはじめ参考書籍がたくさんありますので、ぜひ参考になさってください。

ポイント③　組織のトップが全面的にサポートする

組織のトップである所長先生又はそれに準ずる方がツール導入に対する理解及び積極的なサポートをしなければ、ITツール導入は失敗する可能性が高まります。
何の問題もなくITツール導入が進むことはまれで、多かれ少なかれ必ず導入・定着に際してのハードルが発生します。
このときに、組織のトップがしっかりと全員に号令を出し、ツールを導入する意義、事務所としての方向性をしっかり説明し、関係者全員に納得してもらうことが非常に重要です。

ポイント④　ツール利用者全員に必ず1回は成功を体験してもらう

ツール利用者がツール利用を通じて1度成功体験を得ることができれば、その先の運用・定着がスムーズにいくケースが多いと思われます。
ここでいう成功体験とは、「ツールを導入して業務が効率化できた」「ツール導入により顧問先様が喜んでくれた」といったものです。
これがないと、会社からやらされているという意識が残りがちになり、運用面でハードルが発生した場合に乗り越えられなくなります。

ポイント⑤　ツール利用は全員一斉に始める

ITツールの導入はそのツールを使用する人全員が一斉に始めることがポイントです。一斉に始めることで、全員が同じポイント、同じタイミングでつまづき、お互いが課題と解決策を共有し前に進みやすくなります。手の空いた人から始めるとやる人、やらない人が分かれてしまい、結果全社導入が進みません。
また、一斉に始める際には全社説明会を開く方法がおすすめです。「自分は聞いていない」という言い訳をするスタッフを減らすことができます。

最後に

ManageboardをはじめITツールを社内に定着させるにはいくつかのコツがあります。会計事務所の業務効率化や付加価値向上に資するツールはこの数年でたくさんリリースされています。定着させ、関係者全員使いこなしてこそ、ツールはその価値を発揮します。
ぜひツール導入時には上記を参考に進めてみてください。