Slackワークフローを使って日々のお仕事をちょっぴり効率化してみよ！
こんにちは！犬のアイコンで活動している人です！
この記事は、【福岡 糸島の古着屋さん】株式会社KLDの Advent Calendar 2020 の12月2日の記事です！
この記事では、Slackを使った仕事効率化について書いていきます。
仕事のコミュニケーションツールとしてSlackを使っている所はあると思います。
そして、世の中にSlackを使った仕事効率化というのはたくさんあります。その中で「ワークフロービルダー」という機能を使った方法があります。
ワークフロービルダーは、2019年10月15日に追加されました。
この機能を使ってKLDでは、仕事効率化をどんどんやっています。
1章と2章に分けて、紹介していこうと思います。
1章 ワークフロービルダーの作り方
2章 ワークフロービルダーをどういうふうに使っているか
1章 ワークフロービルダーの作り方
はじめにワークフロービルダーの作り方を説明します。
左上のSlackグループ名をクリックします。
ツールをクリックすると、ワークフロービルダーがあります。
または、テキスト入力の左に雷マークをクリックします。
たくさんのメニューが出てくる中にワークフロービルダーがあります。
ワークフロービルダーを開くと、このような管理画面が表示されます。
自分のワークフローというのは、自分が管理しているワークフローが並んでます。
テンプレートを選ぶと以下のようにテンプレートが並んでいて、「設定」ボタンをクリックするだけで、テンプレートの機能がすぐ作れます。
最初は、テンプレートから選んで始めたほうがわかりやすいと思います。
例えば、左上の歓迎メッセージをクリックすると、以下のような画面が表示されますので、このワークフローをどのチャンネルで使うかを選びます。自分のプライベートチャンネルでも使えます。
次の画面では、メッセージを編集できます。
変数というのは、自動的に名前が変わる所です。例えば、クリックした人の名前などを入れることができます。
もろもろできたら、右上にある公開するボタンを押すと、完了です！
あとは、使うだけです！
先程の雷マークをクリックすると、上に追加したワークフローが表示されてます。そして、表示されている中から使いたいワークフローをクリックするだけ！
(スケジュール機能などのワークフローは、雷マークのとこには表示されません)
2章 ワークフロービルダーをどういうふうに使っているか
このワークフローの機能をKLDではどうやって使っているかを一部紹介します！
1. 稼働予定日
KLDでは、アルバイトやインターンの人もいます。その方たちの今週どれくらい入る予定を聞くのに使ってます。
ワークフローのスケジュール機能を使い、毎週金曜日に一回投稿するようになってます。
稼働予定時間の伝え忘れ防止と全体共有します。
ここを見ればいつ稼働しているかが全員に分かるので「あの子、今週入っているん？？」っていう質問がなくなりました。
2. 定型MTGリクエスト
誰かにMTGをリクエストする際に定型文でできるっと思い作りました。あれって、以外に文言考えている時間多いなと思います。
こんな感じに投稿されます。日程を決めるボタンを押すと、
こんな感じにスレッド作成され、時間を入力するだけで済むようになってます。
3. 使う頻度が少ないやつの情報を教える
使う頻度が少なくて、ついつい忘れてしまう情報はあると思います。
例えば、テスト環境情報など。あれ？テスト環境って、どこで見れるんだっけ？、ベーシック認証ってなんだっけ？っと言った情報を教えてくれます。
以上、KLDでは、他にも10個以上ワークフローが稼働してます。
まとめ
ワークフローを作る基準として定型の返信で終わりそうなものは、ワークフローを作るというルールを元にどんどん作ってます。
定型文の返信で済むやつを返すのは時間がもったいないですしね笑
ワークフロービルダーを使って、どんどん仕事効率化して、サボり時間を増やしましょう〜
以上、12月2日のアドベントカレンダーの記事でした〜
明日の記事も楽しみですね！また、会いましょう〜
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