Trelloを使ってリモートでのチーム作業を可視化してみた

セルフ働き方改革ということで現在チームで抱えているタスクをできるだけ可視化してみたらかなり捗る結果になったので記事として残しておく。

導入した業務

・新規営業先への提案資料作成業務
・官公庁オープンデータの収集業務

いずれの業務も

「ある程度業務のパターンが決まっている」というのが特徴だ。

これまでの課題点

・案件管理はSlack

これまで、案件の進捗管理は、Slackを使っていた。

Slackを使っていたことに特に大きな理由はなく、業務のコミュニケーションツールがSlackだったから、上記の２タスクに関しても流れで使っていたという具合だった。

・過去の案件の進捗が行方不明に

Slackの欠点として、UIがタイムフィード形式になっており、過去の案件が流れてしまう。

その結果、一週間前に発生した案件の進捗をすぐに見ることができないとか、そもそも案件がフィード上で流れてしまい、忘れ去られてしまうことがある。

ということで業務管理ツールの定番であるTrelloを導入することにした。

Trelloとは？

詳しくはTrelloの公式サイトをみてもらえれば。

実装の手順

今回は提案資料作成のタスクのTrello実装を順に追って説明してみる。

・業務のフロー整備

いきなりTrelloを導入しても基本的にうまくいかない。

一番大事なのは業務の流れを整備すること。

例えばこんな感じになる。

・各フェーズごとの要件定義

次に各フェーズごとの要件定義をしていく必要がある。

要は、どういう要件を満たすことができたら次のフェーズに移行することができるかを洗い出す作業だ。

さっきのフローで考えるとしたの✔︎マークが各フェーズごとの要件になる。

・ボード構築作業

フローと要件定義ができたらここでボード構築作業に移る。

基本的にはフローで設定した、各フェーズが、Trelloのリストになる。

・テンプレートカードの作成

続いて、ルーティン業務の場合、テンプレートカードを作った方が良い。

テンプレートカードを作っておくことで、いちいちカードを作る必要がなくなり非常に楽だ。

また、定義した要件に関してはチェックリストに記載しておくことで業務の抜け漏れを防止することができる。

・各種オプション機能の設定

今回はタスクの進捗管理をすることが目的なので、カードがリスト間を移動した時にSlack上で通知される機能を設定した。

ボードメニューからPower-Upを選択しSlackをダウンロード

通知設定は以下の通り

これで構築完了

実装で難しかったこと

・ルールの設定

そもそもベンチャーあるあるで「定型化できそうだけど殺人的に忙しいのでペンディング（年単位）、各担当者の気合と勘と経験でなんとかこなす」というような愉快な事態になりがちなのでルールそのものがないケースが非常に多い。

これをどうにかするには結論決めの問題だ。

一旦は仮決めでもいいからルールをしっかりと決めておく。

ちなみに自分は決めたルールをトレロのリストに記載して常に誰でも簡単にアクセスできるようにしている。

・ルールの浸透

ただ、ルールが決まってもそれがきちんと運用されなくては意味がない。

先ほども言ったがベンチャーの世界はある種職人芸で回しているようなものなのだ。

みんながマイルールを持ち込んでしまいやすい。

これをどうにかするには結論気合しかない。

とにかく学級委員長がごとくルールを徹底するよう発信すること。

（もちろん上長の許可を得た上で）

最初は多少うざがられるが、大義名分が誰しも納得してくれるものであればなんとか浸透はしていく。

あとは、ルール決めの段階で古株の意見を必ず聞くことも大事だったりする。

結果

結果だけ言うと大成功だった。

他のメンバーから言われたのが

「スラックだとスレッドが埋もれて探すのに時間がかかってたけどこれなら一瞬でみたい情報が見つかる」

「他の人に依頼したタスクの進捗がわかるから安心」

と言う内容だった。

今後リモートワークが進み、対面でのコミュニケーションが取れなくなることが増えればより活躍してくれるのではと思う。

発達障害の視点からベストプラクティスだと感じたこと

大きく4点だ。

・チェックボックス機能の活用で抜け漏れ防止

発達障害特有のケアレスミスや抜け漏れに関してはチェックボックス機能を使うことである程度防げる。少なくとも致命的なミスをして死ぬことは限りなく減るだろう。

また、業務をスモールステップで考えられるので、実行機能が弱いという弱点もカバーできたりするのも嬉しい。

・Slackとの連携でうっかり防止

カードの変更に関しては、登録しているメールにも通知が来るが、リマインド機能が微妙すぎて気づかないことが多い。

スラックだと業務なら通知で気付きやすいし、業務外でもアプリのプッシュ通知という心強い味方がいる。

・テンプレートの活用でメモからおさらば

発達障害特有の特徴として「メモが苦手」というものがあるが、テンプレートを用いて、記入すべきことを限定化することで少ないワーキングメモリに負荷をかけることが減る。

・自分のタスクを一目で可視化

トレロのUIは基本的にビジュアル面が非常に充実しており、プロジェクトの状況が一目でわかりやすいように設計されている。

いつ落とすかわからないTODOリストが記載された手帳よりも、クラウド上でビジュアライズされたタスクをみた方が把握しやすいのは明らかだ。

定型業務に関してはTrelloでかなり効率化できる

・定型業務はTrelloを使えば一撃で可視化できる

おそらく管理系の部門のような仕事は一回Trelloを構築してしまえば、かなり楽になるだろう。

他にもB2Cの営業など、タスクが定型化しているものも刺さる可能性がある。

（それこそ前職の営業の人とかこれ使ったらいいのに。。。。）

・プロジェクト型の業務に関しては、その都度ボードを構築する必要がある

一方、コンサルや企画関係の仕事の場合は、プロジェクトごとにTrelloを構築した方がいいのかなと感じた。

また、Eleganttというプラグインを使えばトレロ上のタスクをガントチャート形式でみることができるためかなり便利だったりする。