情報の共有深度を伝えると、すれ違いは減らせる

縁あって他のディレクターさんのお仕事に接させてもらう機会があり、指示出しで参考になったことがある。

情報共有の際に、その「深度」を必ず伝えるのだ。
※「深度」とは私が勝手に名付けたもので、「共有のレベル、度合い」とでも認識していただければと思う。

具体的にどのようなものかというと、深度の浅い順から上に以下のようなレベルである。

1. タスクも影響も生じないただの報告。

2. タスクは特に生じないし、もしかしたら関連する問題がでてくるかもしれないから頭の隅のどこかに置いておいてほしい事項

3. いずれあなたに関連タスクを依頼するから覚えておいてほしい事項

4. あなたにがっつり関係するし関連タスクもあるので、必ず自分のこととして認識しておいてほしい事項

さて、これをすべて同じようにメンションをつけ、「情報共有します、よろしく」でさらっと済ませておいたらどうなるだろうか。

メンションされた相手にとってはその情報の重要度もわからないし、何か準備をしておく必要があるのかどうかもわからない。
もし言ったほうが４番の意識で共有したとして、言われた方は１番のレベルの共有だと思っていたら、

「言ったじゃん！」
「そんなに重要だなんて知らないよ！」

と最悪バトル勃発、あるいはお互いへの不信感を抱くことは避けられないだろう。

解決策としては、冒頭で紹介したように深度を伝えること。そして、情報を受け取ったあとにどうしてほしいか、行動まであわせて記述すること。

• 認識だけしていただければ大丈夫です

• クライアントの回答によってはタスクをお願いするかもしれないので、その点覚えていただければと思います

• 〇〇さんにこの件は一任したいので、共有した事項を踏まえて直接やり取りをお願いします

一文添えるだけで相手がどれだけその共有事項を自分ごと化するかが変わってくるのだ。

ちなみに余談だが、これは家事育児における夫婦間のやりとりでも有効である。

妻から夫へ
『○日に子供の予防接種があるんだ。よろしくね』
→ただ伝えても、仕事を早く切り上げて連れて行ってほしいのか？私が連れて行くから認識だけしておけばOKなのか？が不明確

私も何度か具体的な深度を伝えないままに情報を共有してしまい、「言ったのに何でやってくれないの」という一方的な怒りを相手にぶつけてしまったことがある。

もちろんそのときの夫の反応は「はぁ？先に重要って言ってくれたら優先したのに」。

同じようなやりとりを、チームメンバーに言わせないようにしなければですね。