卒業アルバム写真選定のシステムを考える話
みなさん、順調な卒業ライフをお過ごしでしょうか？
人生は卒業の連続ですね。ハイハイを卒業し、アンパンマンを卒業し、、、
僕はもうすぐ高校を卒業しようとしています。もう1年楽しめる制度(留年)にお世話になりたくはありません。
高校卒業にはアルバムがつきものですが、我が校ではそこに載せる写真を「アルバム委員」と呼ばれる一部の生徒が選定します。
業者の写真と生徒がスマホ等で撮った写真をかき集め、どれを載せて欲しいか業者に伝えて作成してもらいます。その作業が煩雑すぎまして！効率化大好きマンとしては黙っていられないわけですよ笑
現状
業者が撮った写真
①業者から写真をもらいます。行事ごとにCD(⁉︎⁉︎)に記録してあります。
②CDを1組から順に回し、採用したい写真の番号をアルバム委員が紙(⁉︎⁉︎)に記入して次のクラスへ回します
③全クラスに回ったら業者に渡します
生徒が撮った写真
①クラス内で写真を集めます
②アルバム委員が規定の枚数分選定します
③USBメモリを1組から回し、写真データを入れます
④業者に渡します
途中で不穏な単語が見えましたね！
データをCDでやりとりするって久しぶりに聞きました。最近のノートパソコンにはCDドライブが付いていないものも多いほどです。
そして集計も紙。作業が大変そうです。
USBメモリは問題無さそうです。が、学校は少し事情が違います。gigaスクールで1人1台パソコンが配布されましたが、USBメモリへのアクセスが禁止されているのです！※自治体によって制限は様々
というかそもそも、このリモート時代に現物を回していくのも少々ナンセンス。
改善
CDである点、現物を手渡していく点を滅ぼします。
先程述べたgigaスクールのパソコンと同時に、生徒ひとりひとりにGoogleアカウントが付与されました。この２つを有効活用していきます。
①Googleドライブにフォルダ作成
写真は全てここに保存します。アルバム写真選定の活動拠点となるフォルダ。
② 写真を準備する
写真の名前が分かりやすい形式(数字4ケタの連番など)になっていなければ、リネームしましょう。ひとつずつ手作業でやらずとも特化したソフトがあります。いろいろなものがありますが僕はこれを使いました。
行事ごとに分けるなら、体育祭は1000番台 文化祭は2000番台 とするとわかりやすい。
準備できたら、先程のフォルダにアップロードです。
③ 共有設定
そのままでは自分しかフォルダに入れません。
スマホだと右上の…を押して ユーザーやリンクを管理→リンク設定→リンクを知っている人全員、編集者 と変更します。
④ 共有URLを必要な人に教える
右上の…→リンクをコピー で共有リンクを取得できます。それをLINEで送るもよし、QRコードに変換して教室掲示するもよし。不用意に拡散しすぎないように注意。
⑤生徒に写真を選定してもらう
写真見るの楽しいですよね〜
⑥集計
先程のフォルダに集計用のスプレッドシートを作成します。作成(または+ボタン)→スプレッドシート で作成。共有設定も要確認。
いいかんじに作りましょう
票数のところは =COUNTIF(入力範囲,ひとつ左のセル) としています。
全員入力が済んだらフィルタを作成して票数の列でZ→Aに並べ替えれば票数順になります。
⑦業者に送る
投票数に応じて規定の枚数選択して送ります。似たような写真が複数ある場合は注意する必要があります。
⑧あとしまつ
用済みになった共有フォルダは共有を停止するか削除するかしましょう。配ったURLがどこかに漏れて顔写真が第三者に悪用されるリスクを防ぎます。
現物のやりとりは発生しませんでした。また複数人が同時に写真を閲覧できるので圧倒的に短期間で済みます。
長々と説明したので大変そうに感じますが、やってみるとすぐです。フォルダ作成→写真アップロード→共有→選定→集計→提出 あら簡単。
この方法で実際に運用してみた結果、非常にスムーズに選定作業を行うことができました。
(CDと紙でやりとりする方法を終えた後で候補写真が追加され、そのとき私が権力を握りしめてこの方法を適用しました)
どの写真を選んだのか他人に知られたくない場合もあるかと思いますが、スプレッドシートの代替としてGoogleフォームを使う手もあります。
というか、ここに書いた以外にも様々な方法が存在します。各々に合った方法で効率化してみてください。
つまり何が言いたいかと言うと、いつまでも古い非効率な方法を続けないでください…
なんとも薄味な内容でしたがこれで以上となります。ここまで読んでいただきありがとうございました。
gigaスクール構想の1人1台パソコン、使い方によって大きく道が広がります。税金で整備された高級品、使い倒さないでどうする！みなさんもデジタル化・効率化を目指して挑戦してみましょう！
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