見出し画像

【YCP】新卒150名超のGD・面接を全てZOOMで実施した運営側の奮闘とノウハウをまとめました。

戦コン/プリンシパル投資ファンドYCPのHR

こんにちは。YCP人事の岩田です。
先週新卒採用における弊社の大イベントであるサマージョブが終了しました。ご参加頂いた24名の方本当にありがとうございます。
学生の方々が懸命に課題に取り組む姿勢に、パワーと忘れかけていた純粋な気持ちを頂戴し運営のこれまでの努力が実った瞬間でした。
面接まではオンラインでしかコミュニケーションが取れてなかったのですが直接お会いして素晴らしい発表が聞けて嬉しかったです。

オンラインでのグループディスカッション手法について

今日はGD(※グループディスカッション。以降GDに略)と面接におけるオンライン手法において、少しでも今後実施予定の企業様の参考にして頂ければと、特に難しいGDの設計において可能な限りで公開したいと思います。

21卒オフライン▶22卒オンラインの変更点一覧

プロセス設計


この設計に至るまでにどのような議論がなされたのか、要点だけお伝えします。

オンライン化で考えられる弊害/懸念点

・オンラインにおける学生の心理的ハードルが高い
・アイスブレイクが難しい
・同時に発言が出来ないため、全員まんべんなく議論出来ない(発言が多い人に偏ってしまう)
・ホワイトボードが使えないので議論をどうすすめればいいのか
・通信トラブルの可能性
・不慮のトラブルにおける連絡手段や諸々の対応
・面接官も慣れないため予行練習に時間がかかる
etc…

それぞれの対処法について


オンラインにおける学生の心理的ハードルが高い

→学生にまだ馴染みがあるであろうZOOMを採用。事前に詳細なZOOM利用マニュアルを作成してお渡ししました。

画像3

画像4

画像5

画像6

画像7

※ZOOMマニュアル一部抜粋

アイスブレイクが難しい

→面接官が入室する15分前からZOOMをオープンし、学生同士がアイスブレイク出来るようにZOOMホストである運営メンバーでナビゲートしました。
自己紹介から始まり卒業研究の内容やコロナ禍においての授業や就職活動について各々自由に話してくれていました。

通信トラブルの可能性

→通信トラブル対応は上記アイスブレイクの時間を使って対処できるような体制にしておりました。当日はまれに音声が聞き取りづらい程度のことはありましたが大きな障害がなく比較的スムーズにいったかと思います。

不慮のトラブルおける連絡手段や諸々の対応

→考えうるトラブルとその対処法を挙げて事前に運営メンバーと面接官に配布しました。（実際ここまでしなくても大丈夫でしたw）

トラベルシューティングリスト

※トラベルシューディング表一部抜粋

同時に発言が出来ないため、全員まんべんなく議論出来ない

→これまでオフラインでは開始とともにチームでの議論が始まりましたが、オンラインではまず個人ワークの時間を5分作り、その後一人一人が自分の意見を発表する場を設けました。この設計によりこれまでより評価がしやすくなるという利点がありました。

ホワイトボードが使えないので議論をどうすすめればいいのか

→これが一番苦慮するところでしたが・・・結論GoogleSpreadSheetのオンライン上での共同編集機能を用いて、個人ワークシート/全体用でタブを分けてオンライン上で編集しながら議論を進めてもらい、編集の過程も評価の対象としました。
　大変だったのは各ターム毎にシートを分ける必要があり、選考日時に紐づいた必要なターム分のSpreadSheetを発行して合格通知とともにミスなく送信すべきだったことです。苦笑

▼発行したSpreadSheetはこちら。1シート目に当日の流れの詳細を記載しています。

当日ワークシート

絶対大丈夫と思いつつ、少しでも安心してもらいたく合格通知のメール文にはGoogleアカウント発行についての説明も記載しました▼


■Googleドライブとは

写真や書類など様々なファイルをオンライン上にアップロード・管理できるサービスです。Googleドライブ上に保存したファイルは、共有設定を行うことで自分以外の人に最新ファイルを共有したり、共有しながら作業したりすることができます。特定の相手のみに共有しますので、知らない人に情報が漏れたり、見られたりする心配はありません。

■選考で活用する目的

通常のグループディスカッションでは、ホワイトボードや紙に書記担当者が議論の展開を記すことが一般的ですが、今般Zoomを使用してオンラインで実施することに伴い、弊社が予めGoogleドライブ上に作成しておくドキュメント・スプレッドシート・スライド・フォーム等を代替手段として活用させていただくことになりました。使用するツールが格納されたURLを案内メールに貼っておりますので、当日は時間になりましたらそちらからアクセスしてください。



尚、全体ターム表に紐づくZOOMアカウントとSpreadSheetのリンク先を記載して面接官全体に共有し、当日はこちらの表で運用していました。

ターム表

例えば西口という面接官の8：30の回はこちらの表を見て30A1、福田は30A2というタームナンバーになっており、時間になったら該当するリンクにクリックしてもらう形です。ZOOMだけ同一アカウントなのはブレイクアウトセッション使って2チームに分けるからです。

そして最後の課題は・・・・

面接官も慣れないため予行練習に時間がかかる

新卒採用G内でまずは学生役(インターン生にも協力してもらいました)とホスト役、面接官役で数回フィジビリを行ってから躓く点を洗い出し、整理しきった状態で概要の説明会をこれまたオンライン上で行いました。
所要時間はなんと1時間のみ！

面接当日は基本的パワポを読み上げればOKなようにスライドを作り込みました。ホスト役は新卒採用Gが担っていたためブレイクアウトセッションや適宜アナウンス、トラブル対応など面接官が行わなくてよい形にしています。面接官がホスト役を兼ねるとしたら余計に予行練習に時間を要するかと思いますのでここは運営側がやった方がいいかと思ってます。

また非常に見にくいのですが、、ターム毎の時間表とそれぞれの役割を記載した一覧表を併せて利用しました。詳細な時間を記載することで面接官も迷わずタイムマネジメント出きていたようで大きな遅延なく円滑に進みました！

画像16

当日用いたスライドを一部抜粋します▼

当日投影資料１

当日投影資料２

当日投影資料3

ガイダンスが終わり、いよいよGDのテーマ発表！
こちらは当日面接官により自由に設定されターム毎にバラバラです。

当日投影資料4

約40分のGDが終了し、面接官から質問やFBをお渡しして最後終了です。

当日投影資料5

GD終了後にすぐ面接官と相談し通過する学生さんを決め、通過者のみ数分後に再度同アカウントのZOOMに乗って頂き個人面接スタートというオペレーションにしました。

振り返るともっと効率よくできた部分もあるかもしれませんが、突然オンラインでGDをやるという挑戦においておよそ2週間ほどの準備期間でなんとか実施できたことは良かったと自画自賛していますw

かかった費用

そしてこれまで東京と京都で実施していたため京都への出張費用や時間拘束で相当なコストを要しておりましたが、このオンライン選考における費用は事前準備における人件費を抜けばZOOMを２アカウント発行した費用のみです。金額にして約4000円！
学生さんも全国から参加できるようになったので双方良かったのではと思っております。

最後に

作成資料がスクショなので非常に見にくかったかと思いますm(__)m。。
申し訳ございません。
　もし自社の採用においてコンサルテーションして欲しいなどご相談ございましたらいつでもご連絡ください！

会社の規模や欲しい人材像によってオペレーション設計(体験設計)は変わってきますので、適宜カスタマイズさせて頂ければと思っております。

長文読んで頂きありがとうございました・・！


画像16