打ち合わせ準備の基礎の基礎

今日は打ち合わせ準備の基礎の基礎を。これはもう意識の問題なんですが、やるとやらないとでだいぶ違うので、ぜひおすすめのやり方です。

打ち合わせの形式や目的はまちまちですが、どんな打ち合わせ、または資料準備にも使えると思うので、とりあえず使ってみて、適宜自分流にカスタマイズするという感じで活用していただければと思います。

これはビジネス書とか読んで得たものなので、基本無料公開で。反応よければ有料にするかもですが、まぁ、無料で。

打ち合わせ準備の基礎の基礎として、まずは意識の持ち方が大切です。それは具体的に言うと、参加者全員への配慮をする、配慮を意識すること。もっと具体的に言うと、参加者Aさんが知らないことはなんだろう、気に入らないことはなんだろう、参加者Bさんが、気になることはなんだろう、など、と参加者が気になることを、とにかく書き出して整理することです。

具体的なやり方としては、簡単です。参加者の名前をかきだして、その人が知りたいこと、をとにかく書き出す。時間は一人当たり1分程度で十分。参加者が5名なら5分で終わります。

ここでポイントなのは、「Aさんが知っておいた方がいいこと」のようなこちら側の意思や思惑がでるような疑問は後にまわして、とにかく参加者が知りたがっているであろうことにフォーカスして時間を使うようにしてください。

結果として、参加者の知りたいことと厳密に違ったとしても、参加者の興味に思いを馳せたという事実が、打ち合わせ中に発するあなたの発言の質を完全に別次元のものにしてくれるはずです。

打ち合わせの場は自分がどうしたいか、を優先させがちなのですが、それよりも相手の知りたいことをフォーカスして準備することで、全体を俯瞰して進めることができる、というマインドセットでした。

以前松下幸之助さんが、「我が出てくるとだめや」と言ってましたが、まさにいまの世はその「我」が溢れかえっています。自己肯定とか自己顕示欲とか、それらがダメってことはないですが、それを仕事に持ち込むことで本当にいらない軋轢や時間•稼働をかける現場を多々みてきました。

打ち合わせに参加するメンバーへの配慮をとにかく優先する。そういう人が全体をあるべき方向に導ける人なんだと思います。あるべき方向とは純粋な意味での仕事です。仕事をみんなで効率よくこなして、はやく家に帰ってのんびりしましょう。