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1人目の専任広報を2社経験〜まず何からやるか、やったことまとめ〜

この記事は、「広報LT大会(Lightning Text) #PRLT Advent Calendar 2019」の第5日目(12/5分)にエントリーしています!

初めまして!2016年にフロムスクラッチに入社したことからベンチャー畑に足を踏み入れ、その後BitStarに転職し未経験から広報へ、そして今年7月よりZIZAIに入社。2社連続で1人目の専任広報として立ち上げに従事している菊地あづさ(@azukikuchi)と申します。

前職のBitStarおよび現職のZIZAIはエンタメコンテンツを扱う企業であり、エンタメ企業のひとり広報として何をしていたのか。どこからやっていたのか。業界は違えど仕事の根底は同じ、今回書かせていただこうと思うのは1人目の専任広報が入社してまず取り組んだことを紹介していきます。(一部抜粋となりますが!)

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▶︎ 会社を、事業を、仕事を知る

広報はあらゆる場面で、自社が何者なのか、どんなサービスなのか、どういった仲間がいるのかなど、説明することができるようになること。会社の規模や状況によって、やることもやりかたも様々だと思いますが、まずは誰よりも自社のファンになって理解を深めていきましょう!

前提)コーポレートサイト、サービスサイト、代表・社員インタビュー記事などの調べられる範囲の会社情報は一通り読んでおくこと。
 ▷ 代表⇆広報のインプットミーティングを設定
 ▷ 各サービス事業部⇆広報のインプットミーティングを設定
 ▷ 代表・社員登壇イベントや取材へ積極的に同席

具体的に何から始めて、どのように進めていくのか。前述の通り、はじめに自社のある程度の知識を身につけた上で、代表・各サービス事業部から創業の想いやサービスの概要などを直接聞ける機会を設けてもらいましょう。経営陣・事業部視点の考えをインストールする気持ちで、どんどん会社を知っていきます!

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また、入社直後から代表・社員登壇イベントや取材がある場合には積極的に同席しましょう。同様に直接自社のことが聞ける場面は一番勉強になります。そして、インプットした情報は今後「うちはこんな想いでこういうことをやっていきたいんだよ!」というアウトプットする意識に変えていきます。


▶︎ 広報の立ち位置、課題を明確化させる

自社への理解を深めたら、会社・事業部の課題について広報で解決できること、求められる広報像を模索します!(あらかじめ、前述の会社・事業部⇆広報のファーストミーティングで強化していきたい業務の洗い出しは済ませておきましょう。)

前提)” PR・広報と広告の違い”は示しておきたい。
 ▷ 課題に寄り添った戦略立案より広報の役割、強化できる部分を考える
 ▷ アクションプランを立てる(タスクに優先順位をつける)
 ▷ 広報へ依頼・相談しやすい雰囲気づくり

1人目の専任広報が多く挙げる悩みの中で、「KPI設定に困っている」「プレスリリースにするネタがない」などの他、「社内から広報の役割を理解されていない」「評価されにくい」という悩みについては私が仕事をする上であまり感じたことはありません(ポジティブなだけかもしれませんが笑)。それはどうしてなのか、自社への理解を深めた次のステップで”広報が何者なのか”を知ってもらうことが重要だと考えています。会社・事業部⇆広報の間で情報収集の結果、会社・事業部の課題に寄り添った戦略立案をすることで、広報強化の目的と役割を明確化させていきましょう。(前提に、よく混合される”PR・広報と広告の違い"くらいは説明できると説得力に磨きがかかりますよ!)

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目的が設定されたら、やるべきことが整理される=アクションプランに落とし込んでいきます!1人目の専任広報の立ち上げとして、「情報の集約・発信」「メディアリレーションの構築」はまずやるべきことに入ってきますよね。その他たくさんのやるべきことの洗い出しは経営陣・事業部と認識をすり合わせた上で遂行していくことで、目的と方向性がブレないのでおのずと見えてくる成果が評価につながっていくと感じています。

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そして、じつはものすごく大事なのが社内の広報への協力体制を促す雰囲気づくり。社内から広報へ情報が共有されないからネタがないと嘆くのではなく、積極的に社内の情報収集を徹底し広報に情報が入ってくる仕組みをつくっていきましょう。その為には、広報が”何をやっているのか”と業務への理解を深めることのひとつとして、私はSlackの全社チャンネルで記事掲載などやったことを必ず流すようにしています!(ドヤッ)

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▶︎ 実際に私がやったこと

ZIZAIに入社してから5ヶ月目。ここからは、会社を知ってアクションプランを立てて、実際に何をやってきたのかをざっくりと振り返ります。こちらも一部抜粋となりますが!

(※メディアリスト作成は同業界の広報2社目ということで、前職からの関係性の持ち越しがあったため割愛。未経験当初はゴリゴリに攻めるしかない広報でメディア開拓していたのが懐かしい…笑。)

▷ 情報の集約として配信一覧表(スケジュール)の作成
社内から情報収集したネタをいつ・どこで・どこから・どんな内容で発信するのか。情報を取りまとめたリストを作成することで、情報発信の強化に繋がりタスク管理もしやすいので自己流ですが前職から広報配信一覧表を作成しています。年間スケジュールとしても活用できますよ!(戦略/ネタ/取材/ブログ/イベント/記者さんとシートに分けてそれぞれ管理)

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そして、集約した社内の情報を発信するツールのひとつとして、noteで広報ブログを始めました。(念願のnote開設!)

▷ 競合&イケてる企業を調査
競合企業がどういった切り口で、どんな媒体に露出しているのかは自社のターゲット媒体の参考になるのでリストアップしていきます。また、プレスリリースがイケてる・記事がイケてるなど、やっていることが”イケてる”企業の取り組みはとても参考になるのでチェックしていきましょう!

実際に、SmartHRさんのオープン社内報の「SmartHR新オフィスの行き方」という記事が、社内外の人のためになる内容で弊社でも伝えていきたいとコンテンツを参考にさせていただきました。(SmartHRさんのオープン社内報はどの記事も素晴らしい!)

社内報プロジェクトの始動
会社の歴史に事業方針を伝える、社員間のコミュニケーションを促進するという目的を掲げた社内報プロジェクトを広報が主体となって制作。今年9月よりプロジェクトが始動し、経営陣と綿密に企画を擦り合わせ、全社を巻き込んだ社内報は11月末に第1号がお披露目となりました。全社員に冊子として配布した社内報は大変好評で、ただただ達成感!毎月末の発行なので、現在も鋭意制作中です。

▷ 余談:入社直後にノベルティ多数制作の移転パーティー
ZIZAIに入社直後は、1ヶ月後に控えたオフィス移転に伴う移転記念パーティーの準備に追われていました(笑)変えたばかりの社名を身近に感じてもらいたいという思いから、ロゴをふんだんに使ったノベルティに装飾は評判が良く、パーティーに参加された方に社内からもお褒めの言葉をいただきました。(いい思い出!)

かけ足で書いたので一部抜粋のやったことまとめになっていますが、各種取材・プレスリリース対応はもちろんのこと、危機管理マニュアルや業務フローの作成、ホームページコンテンツの整理・更新作業など広報の業務は本当に多岐にわたりますよね。年内までには、ロゴ使用のガイドラインを策定しなくては。来年には社内で広報理解を深める勉強会を開催したい・・・などなど。

チームで動く広報体制に憧れはすごくあるけれど、今後も1人目の専任広報として日々奮闘してまいります💪


ちなみに・・・

エンタメ広報の醍醐味を全然書けてなかったので前職BitStarでやったことをちらりと紹介。インフルエンサーマーケティングのトータルソリューションを提供する会社だったので、YouTuberレギュラー番組や映画の撮影・取材に臨んだり、自分自身もYouTubeに出たり、エンタメ業界ならではの貴重な体験の数々。そして、広報になってから写真を撮る機会が多く一眼レフが扱えるようになりました!

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(テレビ東京の楽屋にて。カメラマンとして現場入りすることも📷)


▶︎ おわりに

チーム・ひとり広報体制問わず、いろんな企業の広報さんと交流させていただきたいです〜!Twitterをはじめ、こちらの#PRLTさんの素敵な企画をきっかけに仲良くなれたらうれしく思います♪


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ZIZAI Inc. PR(YouTube × エンタメ領域の広報)| 上手に広報活動を行うためのノウハウを発信 |  最近はコミュニティマーケティングも担当 | 前職BitStarから2社目の広報立ち上げに従事(旧姓:高川)
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