伝えたいことはスライドにしておくと後で役立つ

この記事は、伝えたいことはスライドやドキュメント化しておくと後で役立つについて書いてます。

10年前ぐらいから人前でお話する機会をいただくようになりました。
登壇する際にはテーマに合わせてスライドを作ります。公演後にスライドを配布することも多いので後から見返しても内容を理解できるように作っています。

やがて来るかもしれない「いつか」のためにスライドを作る

いつかお話するかもしれない、いつか伝えたいことは文章にするようにしています。散文的にでも良いので書き記していると次に新たな追加事項を思い出した時に付け足せます。
個人的に昔から会話するときにお話を端折る傾向があるのですが、スライドで端折ってしまうと誤解を招いたり理解度が下がったりするのでなるべく端折らずに文章にする訓練も兼ねています。
「今○○の話してるんだから○○の事ってわかるでしょ？」もなるべく無いように心がけています。

「いつ来るか分からない15分のために常に準備をしているのがプロで、来ないかもしれないからと言って準備をしないのがアマチュア」

これはデザイナーの奥山さんの発言された言葉ですが、デザインに限らずスライドも同じようなものだと考えています。

書籍の原稿からスライドを作る

ありがたいことに数冊の書籍を執筆する機会をいただいています。
WordPressやウェブサイト設計や動画マーケティングの書籍に関わらせていただいていますが、執筆時は書きたいことがあってもしっかしとした文章にするには大変苦労しています（編集者さんに感謝）。
ただそこでまとめた構成や内容の一部については新たな視点やターゲットにむけてまとめなおすこともあります。

常々発信しているテーマをスライドにまとめる

僕自身はFacebookで良く考えていることについて長文を投稿しています。
ウェブサイト設計の本の執筆時、概念的なものを文章かすることに非常に苦労したのでもう少しまともにならないとと思い習慣化するようにしています。編集者さんから「意味がわからない」とダメ出しをいただいたのは今となっては良い思い出です。
同じテーマで違う切り口で投稿することも多いので言語化の訓練になったり、言い回しや例えを変えてみる訓練にもなっています。

クライアントとの打ち合わせ資料になる

自分の話せる分野をスライド化しているとメリットもあります。
ある日、打ち合わせで話題になった時にスライドを活用して説明するという機会がありました。口頭で説明するよりも理解度が高まったのでこれはいけると思いました。大勢の人の前で喋るのではなく1〜2人の前でもスライド使うのは全然ありです。
スライド活用の機会を増やすよう期待して作ったのは「ウェブサイトの基礎知識」という資料でした。初めてお仕事をするクライアントさんとの打ち合わせでそのスライドをまず見てもらい、ウェブサイトに関する知識をアップデートしていただいてから本題に入るようなやり方を取り入れました。
ウェブサイト制作時のクライアントさんの認識は非常に幅が広く、数年前の知識で止まっていたり、正しくない知識のブログを読んでいたり、参考にするサイトが古いケースが良くあります。ウェブサイトが現在はどのような役割で、どのようなポジションで活用されているかをまず理解してもらえれば最初の段階から建設的な意見を交わせる事が可能になります。

スライドにしておくと「ちゃんと見なくてはいけない」状況を作ることができるのでその狙いもあります。※ドキュメントだと読めない・読まない・適当に読み飛ばす人も出ます。
これは使えるかな？と思うようなテーマに関しては少しずつでもまとめていくようにしています。いつか打ち合わせで使うかもしれないので。

伝えやすい言葉や例えを見つけやすい

僕のお仕事は主にウェブデザインや広告コンサルティングですが、一般の事業者の方に誤解される事も多く業務内容を理解していただくのが難しい職種でもあります。
なるべく他の業種の方がわかりやすいような例えや言い方を常々考えています。これと言った言い回しが見つかるってなかなかの難易度なのですが、とにかくトライするしかないと思い業務内容や広告についての考え方などを発信しています。
対面で時間をかけての説明ではなんとなくわかってもらえることでも、文章にすると伝わりにくいことも少なくありません。事前の信頼関係を作るのが難しいとも言えます。
事前に信頼関係を作るため、少しでもわかりやすい表現をするにはとにかく言語化しておくのが大事だと考えています。それは常日頃からの訓練が大事と考えています。

後から共有しやすいメリット

伝えたいことやノウハウはスライドやドキュメントにしていれば後から同じことを何度も言わなくて良くなる利点もあります。一部の人にしか伝わらないような言い回しでなく、なるべく初心者でもわかるように記述を心がけておけば、状況や流れを把握してない初めて聞く人も理解しやすくなります。

ドキュメント化していないと「詳しいことはあの人に聞いて」となります。
良くあることだと思いますが、ちゃんと資料をまとめていれば相手の時間を奪うことも、こちらから声をかけるタイミングを見計らうことも、伝え忘れなども無くなります。繰り返し行われるようなことにはドキュメント化やスライド化の習慣をつけると結果みんなが幸せになれます。

Googleドキュメントなどを使えば複数人でも共同編集も出来るので完成度も高くなりますし、いつでも閲覧できるような便利な使い方も可能です。
※IT業界では当たり前ですが他の業種の方だと知らない方も少なくありません。

まとめ

伝えたいことはスライド化しておくと良いというお話でした。
書きかけ途中で止まってるドキュメントは沢山ありますし、文字だけで構成してるスライドもあります。資料は必要な時にまとめれば良い考え方もありますが、ちょっと視点を変えあらかじめ作っておけば活用する場も出てきます。
組織やチームを組んだりする方はもちろん、一人でやられてる方でもメリットは大きいです。

こんな方法もあるよという方はTwitterなりFacebookなりで教えていただけると嬉しいです。