マネージャーとしてチームをマネジメントしていく中で、メンバーに対してのフィードバックは欠かせません。フィードバックとは、メンバーの自己認識を高め、改善の機会を提供し、組織全体の成長を促進するための手段です。
しかし、あなたは「フィードバック」を正しく行えているでしょうか？メンバーの反応への恐れから、ネガティブなフィードバックを避けるようになっていたり、逆に過度のフィードバックでチームの雰囲気が悪くなったりしていないでしょうか？
この記事では、フィードバックとは何か、の定義を確認し、効果的なフィードバックをするにはどうすればよいのか、フォローの仕方、そしてフィードバックの効果を確かめる方法まで掘り下げようと思います。
フィードバックの定義
「フィードバック」は、元々工学の分野で、システムの出力がそのシステムへとフィードバックされるプロセスを指していました。マネジメントの文脈では、「フィードバック」はメンバーの行動や成果に対する評価や感想が、彼らの将来の行動の改善や維持を促すために提供されるプロセスを意味します。
ネガティブなフィードバックの伝え方
例えば適切なタイミングでの報告が無いとか、十分な検討をせずに行動に移してしまっていないかなど、部下の行動に顕著な改善ポイントがあるときはネガティブなフィードバックをすることになります。しかし、フィードバックの仕方を誤ると、部下のモチベーションが下がるばかりでなく、正しく改善されず、マネージャーの信頼も損なわれてしまいます。フィードバックがよりよい行動を引き起こすために、以下のポイントを心掛けて伝えると良いでしょう。
すぐ行う
問題が起こった直後にフィードバックを行うことで、改善への意欲を損なわせないようにします。
具体的である
あいまいな批評ではなく、具体的な例を挙げて何が良くなかったのか、どうすればよかったのかのフィードバックを行います。
客観的である
個人的な感情を交えずに、事実に基づいて伝えることが大切です。
ポジティブとネガティブのバランスが取れている
悪かった点だけでなく、良かった点についても触れることで、相手の改善のモチベーションを下げずに受け入れやすくします。
フォロー
フィードバックが実際に効果をもたらすためには、その後のフォローが不可欠です。フォローの仕方についてもまとめます。
改善の計画を一緒に立てる
メンバーと共に問題の解決策や改善計画を立てることが重要です。
継続的なサポートを約束する
フィードバックは一度きりではなく、定期的なコミュニケーションを通じてサポートを続けるべきです。サポートを約束することで、メンバーも繰り返しネガティブなフィードバックがされることについて恐れることがなくなります。
細かく褒める
小さな進歩にも注目し、認めることでメンバーのモチベーションを保ちます。
フィードバックの効果を確かめる
フィードバックは伝えて終わり、でははなく、その効果を継続的に評価する必要があります。以下に、フィードバックの影響を効果的に追跡し、評価するためのステップを示します。
目的設定
フィードバック後、いつまでにどのような状態を目指すべきか、明確な目標を設定しておきます。目標の達成には、定量的な指標を盛り込んでおきましょう。行動についての評価
目的に対して結果が出るまででなく、小さな行動の変化についても観察し、必要であれば細かく褒めます。成果の測定
目標設定時に盛り込んだ指標を用いて、成果を測定します。フィードバック内容の再評価
フィードバックした内容自体も、時間を経てメンバーの行動や環境が変化した場合は、再評価しましょう。このようにすることで、適切な改善へと繋げることができます。
フィードバックは単に悪かった点を伝えるためだけのツールではありません。繰り返しになりますが、メンバーの自己認識を高め、改善の機会を提供し、組織全体の成長を促進するための手段です。この記事がフィードバックをより効果的に行うための良いガイドラインとなり、職場でのコミュニケーションがさらに円滑に、生産的になる一助となれば幸いです。
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それでも、ネガティブなフィードバックは「マネージャーが冷たくなった」と捉えられることもあります。そのようなとき、是非マネージャーやメンバーにも読んでいただきたい記事です。
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