報告上手になる - 事務職と管理職とIT #19

この記事は部下や後輩に報告のコツをつかんでもらいたい方、自分の”報告”のやり方を見直してレベルアップさせたい方に向けて書いています。

報告は簡単なようで、意識していないと的を射た伝え方はできません。適切な内容・タイミングで行う報告は、上司からのアドバイスや業務の整理、新たな気付きとして自分自身にプラスとして帰ってきます。業務を行っている以上、報告は義務ですのでしっかりできるようになりたいですね。

１．報告相手の立場を考える

報告相手となる人＝上司や先輩がどのような報告を求めているかを考えることが大切です。それには自分がどのようなことを任されているかを正しく認識し、正しい方向に向かって仕事を進めようとしなければなりません。

相手が期待する内容とズレた報告にならないように気を付けてください。

２．結論を先に述べる

前置きが長い報告は聞く側はイライラします。結論から伝えるほうがより内容が伝わりやすくなります。

３．事実を簡潔に伝える

出来事をそのまま伝えてください。現状の説明はできるだけ客観的に数字を使って説明しましょう。主観を織り交ぜるのはいけません。

また、経緯ばかりを細かく伝える必要はありません、簡潔に重要なポイントを要約してください。

４．自分の考えが重要

事実と切り分けて自分の考えを述べてください。事実を報告するだけでは「だからどうしたいのか？」という印象になります。必ず自分の見解やこれからどうしようとしているかを伝えてください。

５．タイミングを計る

悪い報告ほど早く伝えてください。

指示されたことが終わったとき、
壁にぶつかったとき、
新情報が入ったとき、
間が空いた時など

常にすすんで一言報告を入れようとする気持ちをもってください。
情報は鮮度が命です。

６．自己都合や私心を捨てる

”叱られないように”考え、報告自体を行わなかったり、

「○○さんのミスのせいで遅れています」などと
他人をおとしめる報告だったり、

「○○さんの仕事が進んでいません」のような
他人の業務について話したり、

「私は言われた仕事はやっています」などと
自分の仕事を必要以上に誇示したり
することがないように気を付けてください。

善意のつもりでも、報告を受ける側は報告者が自分だけ良い顔をしようとしていることは敏感に察知します。

人をおとしめる事で自分の価値を上げようとする方は、”自分の事を報告”するのが苦手な人が多いです。

前任者を否定したり
同情するふりをして
「かわいそうだけど、本人も悪いよね」とか
自分を有能に見せるために
「うちの会社（部門）やばいよね」というような評論家が多いのも特徴です。

自分の都合や私心が入った報告は必ず自分に痛手として帰ってきますので、自分の仕事や他人・組織の評価を自分で決めつけず、やるべき業務に集中しましょう。

まとめ

・求められている仕事に対して報告する
・簡潔に事実を伝える
・自分の考えをもつ
・結論から話す
・必要なタイミングでスピーディに
・自分の都合・私心を捨てる

いかがだったでしょうか。
口頭でも文書でも適切な報告ができているか振り返る機会になれば幸いです。

最後まで読んでいただきましてありがとうございました。

次回もよろしくお願いします。

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