パフォーマンスレビューの基礎の基礎！基礎知識と覚えておくべきのポイントを知って、より効果的な実施を。
皆様、パフィーマンスレビュー（業績評価）という言葉を聞いたことはありますでしょうか。
実は、レビューやフィードバックにはビジネス上の価値があるにもかかわらず、その方法に満足している管理職はわずか5%、組織全体でも8%に過ぎません。
今回はそんなパフォーマンスレビューについて、解説していきます！
パフォーマンスマネジメントの根幹となる、人事制度設計の理解深めたい方はこちら⇩
パフォーマンスレビューの中でも重要な、1on1の理解を深めたい方はこちら⇩
パフォーマンスレビュー（業績評価）とは？
パフォーマンスレビューとは、個人や部門・部署単位において、企業の売上げや業績にどの程度貢献しているのかを査定する制度であり、「業績評価」とも呼ばれます。
パフォーマンスレビューという言葉自体は、特に外資系企業などでよく使われています。
近年ではこのパフォーマンスレビュー（業績評価）の意味も広がっており、単に数値的な利益だけではなく、プロセス的な貢献や工数削減・組織への影響力のような幅広い意味でも捉えられています。
パフォーマンス・レビューは、従業員がどのような仕事をしているのか、また、従業員が会社にもたらす全体的な価値について、組織に重要な指標を与えます。
パフォーマンスレビュー（業績評価）の利点
それでは、パフォーマンスレビューにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、パフォーマンスレビューのメリットについて、3点をご紹介していきます。
利点①｜骨組み
パフォーマンスレビューにおいては、従業員の業績を正確に評価するために具体的なベンチマークを使用します。
従業員が職務能力と目標をどれだけ効果的に達成しているか、あるいは達成していないかを判断するためにデータを使用することで、評価プロセスに必要な骨組みが得られるのです。
こうした客観的なアプローチは、トップパフォーマーと支援を必要とする従業員を識別するためにも有用でしょう。
また、報酬や昇進など従業員に影響を与える決定の背後にある重要な要因を文書化するよう、企業を間接的に後押しすることにも繋がります。
利点②｜計画性
定期的なレビューは、昇進やキャリア開発を目指す従業員にとって、進歩の指標となるものです。
特に、年次業績評価が唯一のパフォーマンスマネジメントプロセスである企業では、この傾向が顕著です。
従業員は、自分の努力が報われ、プロフェッショナルとして正しい方向に進んでいるかどうかを知りたいと願うものです。
人事考課は、上司と直属の部下が、これまでの成果と今後の期待（キャリアアップの機会も含む）を共有する機会なのです。
利点③｜偏見との戦い
パフォーマンスレビューは、偏見に対抗し、職場の多様性・公平性・包括性（DE&I）を促進するための貴重なツールにもなりえます。
パフォーマンス・レビューの明確な基準がない場合、管理職は従業員を評価する際に「直感」に頼ることが多く、報酬や昇進に関する重要な決定に悪影響を与える可能性があります。
実際、正式なパフォーマンスレビュープロセスを持たない組織では、女性や有色人種に対する偏見が強まる可能性が高いという調査結果もあります。
パフォーマンスレビューにおいて、パフォーマンスマネジメントプロセスが公平で公正であることを提示することで、このような事態を防ぐことができます。
パフォーマンスレビュー（業績評価）の欠点
ほぼすべての企業にとって必要なツールであるにもかかわらず、パフォーマンスレビューはストレスが多く、時間がかかるというマイナスのイメージがあります。
78%の従業員が、所属する組織のパフォーマンス・レビュープロセスに不満があると回答しているほどです。
このことから、パフォーマンスレビューは必ずしも単独で、あるいは年に一度だけ行われるべきものではない根拠をいくつか挙げてみましょう。
欠点①｜高いハードル
パフォーマンスレビューには大きな意味があるため、多くの従業員は不安を抱いています。
パフォーマンスは、給与・雇用の安定・人間関係・職場に対する信頼など、従業員の業務における多くの重要な側面に直結しているからです。
360度評価では、従業員は同僚からフィードバックを受けることができることになっています。
しかし実際は、管理職一人だけがフィードバックを行い、対処することが多いのです。
このため、管理職と従業員の双方にとって、憤りや不快感ではなく、進歩につながる健全で前向きなやりとりを行うことが、大きなプレッシャーとなります。
欠点②｜不正確な評価
管理職と従業員が1年分の仕事を振り返らなくてはならないと、いくつか避けられない問題が発生します。
まず、毎年行われる従業員評価の際に、記憶だけを頼りにすると、確実に業績の全体像を描くのに重要な細部が抜け落ちてしまうでしょう。
また、データ駆動型の目標は、従業員の特定のタイプの進歩を追跡するのに適していますが、管理職はリーダーシップやコミュニケーションなど、組織に付加価値を与える定量化できない資質も考慮する必要があります。
さらに、定期的なレビューには、近接誤差が生じる可能性があります。
このため、75%の従業員が年次評価を不公平だと感じているようです。
欠点③｜俊敏性の欠如
会社、チーム、従業員の目標は、組織全体で実施されるパフォーマンス・レビューの流れを決定します。
しかし、目標は流動的なものであり、多くの企業、特に急成長している企業では、状況の変化やビジネスニーズによって、常に目標が更新されているものです。
そのため、パフォーマンス・マネジメントにより俊敏なアプローチを導入する必要があるかどうかを検討する必要があります。
パフォーマンスレビュー・人事考課での齟齬を避けるための6つのポイント
人事考課は、上司が直属の部下と面談し、彼らの業績について話し、良いところと悪いところについてフィードバックを共有する良い機会です。
しかし、自分の業績について何を言われるのか分からない場合、従業員にとっては非常にストレスの多いものになる可能性があります。
人事考課を不安なものにすることを避けることは可能です。
適切なステップを踏むことで、上司があなたの業績についてどう感じているかを常に把握し、齟齬が生じるのを防ぐことができるのです。
ここからは、次回の人事考課で齟齬が生じないようにするための重要なステップを取り上げてみます。
ポイント①｜フィードバックを人事考課まで待たない
人事考課で齟齬が生じる最も一般的な理由の1つは、それが前四半期であれ前年であれ、前回の考課以来初めてフィードバックを受けるからです。
これを避けるために、日頃からフィードバックを求めるようにしましょう。
定期的に（例えば週に1回）上司と連絡を取り、自分がどのようにやっているか、何か改善できることはないかと尋ねてみてください。
頻繁にフィードバックを求めることで、上司がパフォーマンス上の問題をいつ発見し、リアルタイムで対処できるようになります。
これにより、考課時にパフォーマンスに関する齟齬が生じるのを回避することができます。
ポイント②｜自分と上司が同じ考えであることを確認する
「好成績を収めること」の定義は1つではありません。
自分が高いパフォーマンスを発揮していると思っていても、上司が「好成績を収める」ことについて異なる考えを持っている場合、あまり良い評価にはならない可能性があります。
人事考課で驚かないようにするには、仕事で優れた成果を上げるには何をすべきかについて、あなたと上司が同じ考え方に立ち、合意していることを確認することが重要です。
例えば、あなたが自分の役割における成功を、できるだけ多くの新規口座を獲得することと定義しているとしましょう。
もし上司がチームメンバーとどれだけうまく協力できたかで成功を判断しているとしたら、パフォーマンス・レビューの際に大きな齟齬を生む可能性があります。
逆に上司と協力して、あなたの業績をどのように評価するかについてはっきりとした期待値を設定すれば、年間を通じて一貫してそれを満たすためのステップを踏んでいることを確認することができます。
そうすることで、考課の時期が来たときに成功に向けての態勢を整えることができるのです。
ポイント③｜上司との定期的な個別面談を予定する
人事考課で不測の事態を避けるには、上司に定期的にフィードバックを求めることが重要です。
「私はどうでしょう？」と折に触れて気軽に聞くことも大切ですが、上司との正式な個別面談も定期的に計画するべきです。
個別面談では、業績だけでなく、自分のキャリア目標、組織内での昇進方法、成功するために必要なサポートやリソースについて、上司とより深く話し合うようにしましょう。
また、個別面談は、上司がフィードバックを与えるだけでなく、自分も同じようにフィードバックを与える機会であることに留意してください。
上司のパフォーマンスについても、必ずフィードバックしてください。
そうすることで、上司はあなたの考え方をより深く理解することができるのです。
そして最終的に、あなたは上司とより良い関係を築き、より効率的に一緒に働くことができるようになります。
ポイント④｜予習をする
人事考課を受けるのが初めての人や、最近会社の人事考課の仕組みが変わった人は、人事考課全体に対して不安に思うかもしれません。
何を聞かれるのだろう？何を話すのだろう？何を話せばいいのか？など、疑問だらけになるのも仕方ないでしょう。
幸いなことに、このような人事考課における不安を避ける簡単な方法があります。
それは、事前に準備することです。
上司に人事考課のプロセスについて教えてもらいましょう。
何を話し合うのか、何を事前に準備すべきなのか、できるだけスムーズに進行するために詳細を尋ねてください。
あなたの仕事や会社によって、人事考課のために準備しなければならないことは異なりますが、人事考課の場では、あなたが成功したことや業績について話す準備をした方がよいでしょう。
以下は、考課で聞かれる可能性がある質問です。
面談中に言いたいことを忘れてしまわないように、回答は必ずメモしておきましょう。
緊張のあまり、伝えたかったことを忘れてしまうことがよくあります。
・大きなプロジェクトでうまくいったことは？
・前回の考課以降、新たに引き受けた責任は何か？
・あなたの最大の功績は何か？
・あなたが犯した過ちは何か、そしてそれをどのように取り戻したか？
・上司や同僚から受けたフィードバックにどう対応したか？
また、考課の際に、あなたのパフォーマンスについて上司に尋ねる質問を用意しておくとよいでしょう。
あなたの優れている点、改善すべき点の両方についてです。
もし上司が、人事考課の面談でそのような点を積極的に取り上げようとしない場合は、考課の際に以下のような質問をするとよいでしょう。
・私はどこが秀でていると思いますか？
・私に改善の余地があるとしたらどこですか？
・どうすればチームをサポートし、成功に導けますか？
・昇進したい場合、どのような目標に向かって努力すればいいですか？
・昇進したい場合、どのようなスキルを身につけ、向上させればいいですか？
人事考課の準備が整っていればいるほど、齟齬が生じる可能性は低くなります。
ですから必ず下調べをして、それなりの準備をするようにしましょう。
ポイント⑤｜心をオープンにする
どんなに一生懸命働いても、どんなに準備しても、人事考課の面談中に不意打ちを食らうようなフィードバックを受けることがあります。
本能的に自分を守ろうとするかもしれませんが、人事考課で思わぬ不愉快なフィードバックを受けたときにできる最善のことは、心を開いておくことです。
建設的な意見に耳を傾け、身構えないようにしましょう。
上司が否定的な意見を言ったとしても、耳を傾けましょう。
もし、そのフィードバックについて少しでも不明な点があれば、上司の言っていることが正確に理解できるまで、何度も質問してください。
例えば、あなたがあるプロジェクトに積極的に参加していなかったというフィードバックを受けたとしましょう。
あなたがチームのために働かなかったと感じた具体的な例を挙げてほしい、と上司にお願いしてみてください。
生産性の目標値を達成していないと言われたら、どのような指標が不足しているのか教えてもらいましょう。
マイナスのフィードバックを受けることは、決して嬉しいことではありません。
特に、予期していなかったり、パフォーマンスレビューの際に受けたりする場合はなおさらです。
しかし、上司はあなたが最大限の可能性を発揮できるようにと、フィードバックを提供してくれているのです。
そして、あなたはそのフィードバックを活用して、プロとして向上し、成長する可能性があることを覚えておきましょう。
ポイント⑥｜人事考課を成長の足がかりにする
人事考課は、一般的に四半期・半年・または年単位で行われます。
次回の人事考課で齟齬が生じないように、直近の人事考課で得たすべてのフィードバックと情報を、自分のパフォーマンスを向上させるための行動計画としてまとめましょう。
自分の業績を把握したら、それを成長のための行動計画にしてください。
考課と考課の合間に上司と継続的に対話し、自分が成長できているか、また継続的な成長のチャンスはどこにあるかを確認するのです。
例えば、あなたが営業職で、パフォーマンスレビューの際に「十分な商談を成立させていない」というフィードバックを受けたとしましょう。
この場合、計画を上司と共有し、定期的に個別面談をして進捗状況を確認し、必要に応じて調整するようにしてください。
パフォーマンスレビューでは、専門家として成長するために何をすべきかについて、重要な洞察を得ることができます。
そこで得た情報を利用して、今後予想外のことが起こらないようにし、次のパフォーマンスレビューを確実に成功させましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか？
今回は、パフォーマンスマネジメントの中でも重要な、パフォーマンスレビューについてを掘り下げて解説していきました。
冒頭でも述べた通り、レビューやフィードバックにはビジネス上の価値があるにもかかわらず、その方法に満足している管理職はわずか5%、組織全体でも8%に過ぎません。
本記事を参考に、多くの企業が効果的なパフォーマンスレビューの実践くださいますと幸いです！
ハイマネージャーの提供する、6つのお役立ち資料はこちら
・・・
ハイマネージャー
OKRや1on1、フィードバック、人事評価などハイブリッドワークのマネジメントに必要な機能が全て揃ったピープルマネジメント・プラットフォーム「HiManager」の提供、及びマネジメント・人事評価に関するコンサルティングを行っています。
