【3分で読める】離職率を下げるための退社面談の方法

ハイマネージャー / HiManager

2022年6月21日 13:00

皆様の会社における、従業員の離職率はどの程度でしょうか？

今回は、離職率を下げるための重要な要素の1つ、「退社面談」にフォーカスして、離職率を下げるための面談方法について解説していきます！

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退社面談の重要性

どんな企業でも、優秀な人材が退職してしまうことは、全力で避けたいことです。
それでもよくできる従業員が辞めてしまう場合、落胆するかもしれませんが、他の優秀な従業員の退職を防ぐために必要な情報を得る機会でもあります。

そこで役に立つのが、退職者面接です。
退社面談は、組織を改善し、離職率を下げるために必要なフィードバックを与えてくれるものです。

ポジティブな変化をもたらすための洞察を得るには、退社面談は辞めてしまう従業員がビクビクしながら受けるような、単なる暗黙のプロセスであってはならないのです。

ここからは、離職率を下げ、組織を強化するために必要なフィードバックを得られるような退社面談の管理方法について説明します。

離職率を下げるための退社面談の方法

離職率を下げるための退社面談の活用法としては、ここからご紹介する3つのポイントを意識するようにしましょう！

方法①｜適切な面接官を選ぶ

退社面談の内容をを完璧に作っても、それを実施する人が適切でなければ、正しい情報を得ることはできません。

面接官は、退社する従業員がこの人になら率直に自分の意見を伝えられる、と思える相手である必要があります。
つまり退社面談は、その従業員に対して直接的な権限を持たない人（例えば人事課の人間）が行うべきで、その従業員の上司の役目ではないのです。

なぜ直属の上司は適していないのでしょう？
直属の上司が退社面談を行う場合、退社する従業員は、退社理由についての正直な感想を話すことに抵抗を感じる可能性があります。
特に、その上司が退社の理由のひとつだった場合にはそれは明白です。

退社面談から最良の結果と有益な情報を得るには、直属の管理職や上司ではなく、人事担当者など中立的な第三者が行うのがいいでしょう。

方法②｜適切な質問をする（推奨質問3選紹介）

退社面談では、その人がなぜ退職を検討しようと思ったのか、そしてなぜ退職することになったのかを理解しようとする必要があります。
そうしたことを理解し、組織の改善と離職率の低下に必要な洞察を得るには、適切な質問をする以外に方法はありません。

退社面談で従業員に尋ねるべき的確な質問は、その人の社内での役割や退社にまつわる状況によって異なります。
しかし、どのような状況であっても、役に立つ洞察が得られる普遍的な質問もあります。
以下にその例を挙げておきましょう。

＜推奨質問①：退職の原因となった経営上の問題はあったか＞

「人は仕事を辞めるのではなく、上司のもとを去るのだ」という古いことわざがあります。
必ずしもそうとは限りませんが、退社面談では、退社する従業員の上司に問題があり、それが退社につながったのかどうかを見極めましょう。

離職率を下げるためには、管理職の問題の本質に迫る質問が特に有効です。
もし従業員が退職する理由が上司に直接関係するものであれば、それはあなたが知る必要のある情報です。
そうすれば、その上司と問題を解決することができます。

さらに重要なのは、直属の部下がさらに退職する前に、同じことが繰り返されないようにするための措置を講じることができるのです。

＜推奨質問②：次の就職先は決まっているのか、そしてその会社が現在の職務よりも適している理由は何か＞

退職する従業員は、次にどの会社で働くかをあなたに伝える義務はありません。
他にも、例えば学校に戻るために退職する従業員は、他の会社に行く可能性すらないでしょう。

しかし、彼らがどこに向かうのか、そして新しい環境のどこに現在の職よりも魅力を感じているのかを尋ねることは、従業員の満足度を高め、定着率を向上させるためにどのような変更を加えればよいかを理解するのに役立ちます。

例えば、ある従業員がより高い給与を提示した競合他社に移っていくことが分かったら、報酬体系を見直すことを検討してもよいかもしれません。
また、オフィスでの勤務を義務付けている組織で、従業員がリモートワークの機会を求めて退職する場合、リモートやハイブリッドという選択肢に関して、もっと柔軟に対応することを検討してもよいでしょう。

この質問は、従業員がどのような企業に転職するのか、また、その企業が自社にない何を提供しているのかを明らかにし、その情報をもとに（離職率を下げるための）特典や福利厚生を戦略的に計画するのに役立ちます。

＜推奨質問③：もしあなたが責任者なら、自社のどのようなことを変更するか＞

退職の理由を具体的に質問することで、退社面談の際に重要な情報を得ることができます。
しかし、もっとラフな自由形式の質問をしてみてもいいかもしれません。

もしCEOの役割を与えられたら、どのように会社を運営し、最初の90日間にどのような変化をもたらすかを尋ねてみましょう。
この質問は、文化、リーダーシップ、コミュニケーション、または組織の他の領域について、従業員が好ましく思っていないことは何かを探るための素晴らしい方法です。

このような質問をすることで、従業員の個人的な経験を深く掘り下げることなく、有益な情報を収集することができます。

方法③｜組織内の変化を促すためにフィードバックを利用

退社面談は確かに情報収集に役立ちます。
しかし、従業員の離職率を下げるためには、退社面談の後にその情報をどう活用するかが重要なポイントになります。

退社面談から具体的な利益を得るには、受け取ったフィードバックを組織内の変革に役立てる必要があります。

その中には、より個人的なレベルでの変化も含まれるでしょう。
例えば、退職する従業員から特定の上司の管理方法について否定的なフィードバックを受けたとしたらどうでしょうか。
この場合、その上司と個別面談を行ってフィードバックを伝えるとともに、他の直属の部下に対して同様の問題を起こすことを回避するためのコーチングプランを策定することもできます。

しかし、退社面談の回数が増えれば増えるほど、フィードバックの量も増え、共通の課題や傾向が生まれるのが普通です。
こうした課題や傾向は、個人レベルだけでなく、組織レベルでも何を変えるべきかという洞察を与えてくれます。
そして、離職率を上げないようにするためには、その変化を優先させる必要があるのです。

また、退社面談から課題や傾向を把握することは、組織内で何を変える必要があるかを判断するのに役立つだけでなく、そのような問題を経営陣に伝える際の説得材料にもなります。
具体的なフィードバックとデータで武装することで、経営陣の賛同を得ることができ、必要な変更を実施するための予算と資源を確保することができるのです。