Concur導入の説明会がなかった（いい意味で）の話

2021年5月24日 23:19

先日、経費精算システムのConcur（コンカー）を全社導入しました。

もともと、どうやって経費精算してた？

当社の経費精算のしくみを思い起こしてみますと、まだまだ人数が少ないころは「Excelの書式に記入して提出」という”手作り期”がありました。

その後、メンバー増加と業務量増加に伴って手作り期をを脱し、
・精算頻度の高い人（例：営業・CS等）：経費精算システム　→ 全社の40％
・精算頻度の低い人（例：開発等）：自社簡易システム　→全社の60％
という”組み合わせ期”が、ここ5年くらいは続いていました。

出張や外出に伴う交通費系の精算は、商談やサポートのオンライン化が急速に進み少し落ち着いていましたが、一方で多くのメンバーがジョインし「営業部の方はこのシステムでこうやって精算してください」「開発部の方はこっちのシステムで精算してください」と、しくみを管理し続けることの負荷が大きくなってきました。

そこで、経理チーム主導でいくつかの製品を比較検討し機能面や費用面から総合的に判断してConcurに決めました。もちろん、導入実績が多く「他社でも活用しているのであれば、当社でも問題なく使えるであろう」というのも評価のひとつです。

Concurを契約後、経理担当者が初期設定等に関するオンラインセミナーを数回受講し、設定準備期間と管理部での先行導入期間を経て（ここまで約3ヶ月間）、5月17日の全社ミーティング（オンライン）にて運用開始のアナウンスがされました。

（…と、あっさりとたった4行でまとめてしまいましたが、3ヶ月間の設定や準備はなかなかハードだったのだと思います。ホント感謝です。）

さて、運用開始当日。アナウンス自体は「本日より運用開始となりますので、よろしくお願いします。詳細はSlackとSOP（手順書）で展開します。」という感じの短いものでした。

その後、Slackに下記のようなメッセージが展開されました。

文中の「スタ歩」とは「スタディストの歩き方」という社内ポータルの略称で、そのポータルサイトに次のようなページが公開されました。

そして、ひとつひとつのリンクをたどると、次のようなTeachme Bizで作った手順書（マニュアル）へのリンクとなっています。ちなみに、当社は手順書のことをSOP（Standard Operating Procedures）と呼んでいます。

なので、この手順書どおりにポチポチと操作していくだけで、問題なく経費が精算できました。よかった。

Concurに初めて触ってみた印象は「思ったよりも難しかった」というものでした。私自身は、普段から多くのITツールをそれなりに使い、新しいものにもあまり抵抗がない方だとは思うのですが、それでもそう感じてしまいました。

そして、これはConcurに原因があるのではなく「初見のシステムには誰でも戸惑う」という、至極当然の現象だと感じました。

街歩きがいくら大好きでも、いきなり知らない土地にひょいと連れてこられたら（なんとなく大通りはこっちかなとは予想できるけど）どこがどうなっているか皆目検討がつかない。そんな感じです。

だからこそ、手順書があってよかった、Teachme Bizってやっぱり便利と自画自賛的なことも思うわけですが、それはさておき、今回の導入に際して「全社向けの説明会って開催されてないやん」ということにあらためて驚きました。

今はZoomで一斉につながることができるので、1時間の説明会を開催することは、物理的にも心理的にもカンタンになっています。

それでも、1時間×120人（当社人数）＝120時間を使うと考えると、、、1人×15日に相当します。つまり、誰かの「3週間ぶっ続け」に相当する工数がかかるわけです。さらに教える側の工数もかかります。

当社の人数でこのインパクトなので、もっと人数の多い大企業なら。。。。いやはや、1時間おそるべしですよ、ほんと。

もちろん、手順書を読みながら操作する時間は多少かかりますので完全にゼロにはなりませんが、それでも1時間はかかりません。そして習熟度の差もでません。

「説明会なんてやりませーん」と言ってしまえば、ほったらかしで冷たい感じにも聞こえるかもしれませんが、ちゃんと説明会をやらない準備をした上であれば、それは大きな工数削減のインパクトになることを実感したできごとでした。