リモートワークで成果を出す「ミーティングの基本」
◎はじめに、このnoteを読んで欲しい方
この記事は、事業を進捗させるために必要不可欠ではあるものの、できている人にとっては「ごく当たり前」のことが記載されています。そのため、
・新入社員として、この春社会に出た方々
に特に読んでいただきたいと考えていますが、
以下のような課題の解決にもつながると考えています。
・リモートワークでのミーティングが思うように進まない
・いつまでに何をすればいいかが決まらないままプロジェクトが進んでしまっている
リモートワークが多くなっている今だからこそ、これまでのミーティングを見直すきっかけとしていただければ幸いです。
◎このnoteを記載した背景
これまで、一向に進まないプロジェクトのミーティングに僕が入った途端ぐんぐん進む、ということが何度もありました。（同じような経験をされている方も多いと思います）
そう言った経験の中で、自分としては「当たり前」と思っていたことが、実は当たり前ではないことがわかってきました。実際に事業部長経験者の社内メンバーからも、勉強になったと言われたことが重なり、このnoteを書くに至りました。
今回のnoteでお伝えするステップとしては以下の通りです。
①事前準備
②当日
③議事録と確認
実際にそのステップで見ていくことにしましょう。
1. 事前準備
事前準備でやることはたった2つです。その中でも特に重要なのは「アジェンダの作成」です。極論ですがアジェンダが明快であればミーティングで目的を達成することができると言っても過言ではありません。それほどに重要です。
アジェンダを作成するときに入れておくべき観点にはこのようなものがあります。
・何のために
・何をゴールに
・どれくらいの時間で
参加する全員が、このミーティングは何をするためのミーティングなのかという意識を持った状態で入ることが大事です。そのため、直前に決まった場合以外は前日までにアジェンダがあった方が良いと考えています。アジェンダを見ることによって、各メンバーが自分の役割として何をすべきなのかがわかる状態を作っておくことが理想です。ミーティングをファシリテートする方は、参加者が「何の目的で集まっているのか」がわかるようにすることを意識するようにしてください。
zoomやwherebyなどのオンラインミーティングツールのURLの共有や、使う資料の共有などを行なっておくことも事前準備の１つです。
2. 当日
当日意識することは『次のアクションを「いつまでに誰がするのか」が決まっている状況を作る』ということです。定例のミーティングやブレストなど、どんな目的・形式のミーティングにおいても、終了後は必ず誰かしらがネクストアクションを持ち帰るはずです。ネクストアクションが必要ないミーティングはそう多くはないと考えています。
『次のアクションを「いつまでに誰がするのか」が決まっている状況を作る』ために、ファシリテート側とフォロワー側それぞれに意識するポイントがあります。
【フォロワー側】
ミーティングが終わるタイミングで、自分が何をするかわかっていない場合は素直にそれを伝えるようにしてください。自分が何をすべきかわかっていないと言えることはすごく大切なポイントです。何人もの人が参加しているミーティングの場合、自分だけのために時間を取ることに抵抗を感じることもあると思います。しかしながら、同様にわかっていない人にとっても再確認の機会になることもあるので遠慮せずに確認しましょう。
【ファシリテート側】
反対にファシリテート側は、それぞれの人が何をするのかということに関して、アウトプットのイメージをなるべく細かく伝えることをお勧めします。わかっているように見えても実際はわかっていない、というケースが多いことも意識しておきましょう。認識の齟齬をなくすためにも、必要な作業です。
ファシリテート側補足：リモートミーティングだからこそ意識する点
オンラインでミーティングを行う場合、これまで通りの「直接会う会議スタイル」と変わらずに行なっていると、チーム間の人間関係が悪くなる事態を引き起こしかねないと感じております。そこで、配慮すべき点を２つだけお伝えします。
１つは、リアクションをしっかり取ることです。ちゃんと聞いていること、電波に問題がなくつながっていることが相手に伝わるだけで、格段にミーティングが進みやすくなります。
もう１つは、発言しやすい空気作りを心がけること。これはどちらかというと、ファシリテート側に大切なことです。
例えば何か締め切りを守れなかった人がいるとき、「なんでできなかったの？」と聞くだけでは、自分が思っている以上に相手は答えづらいものです。ただできなかった理由を聞くのではなく、「時間がなかった、何をやればいいかわからなかった、時間は取っていたけどできなかった、それともできなかった理由が自分で思い浮かぶ？」と聞くだけで結果が全く変わってきます。
リモートになることによって普段よりもドライに伝わってしまいます。そして、ミーティングが終われば、それぞれがリモートに戻るので、そのあとの仕事をお互い気持ちよく進められるよう心がけることが重要です。
3. 議事録と確認タイミング
最後は議事録についてですが、皆さんはどんな議事録を残しているでしょうか？
僕が意識している議事録に書くべきポイントは３つだけです。
・ミーティングの目的
・決まったこと
・いつまでに、誰が、何をするのか
いわゆるネクストアクションとマイルストーンが一目でわかるようになっていれば大丈夫です。それ以外のことは簡単なメモとして残し、思い出す手がかりとして使うだけで十分です。極論ドキュメントとしてではなく、項目の羅列としてチャット上に残すだけでも構いません。
一目見れば、いつまでに誰が何をするのかがわかるような議事録を作成しましょう。
終わりに
書いてみて、本当に基本的なことばかりですが、全てのミーティングでこれらを意識することで事業が前に進むことを実感できます。
チームメンバー全体がこの基本をマスターしていれば、進まないプロジェクトが減っていくと思います。
記事を書いている現在、コロナの影響でリモートワークで急遽仕事を進める必要が出てきている人に、少しでもお力になれる記事であれば幸いです。
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