【life】時間管理術に倣ったら、やりたいことを始められた

先日、久しぶりに行った美容室で雑誌LEEを読んでいたら、「タスクが早く終わる人の時間繰り上げ術」という記事が目に飛び込んできた。

4月に新しい業務が純増して処理しなくてはいけないタスクが膨大に増え、tableauの改修や分析などの頭を使う仕事の時間が取れなくなったのがストレスだった。
スプレッドシートの転記ばかりしていて「何やってんだろ…」とぼやく日々。

そこに「タスクが早く終わる人の時間繰り上げ術」が出てきたものだから、美容室であることも忘れて集中して熟読した。。
その中でも特に使えそうだなと思ったのが「経営のプロが教える「仕事や作業時間を短くする5つの前提」。
『「すぐやる」よりはかどる！ 仕事を「短くやる」習慣』の著者・山本大平さんの記事だだった。

「短くやる”メソッド”」で何が変わったか

山本さんの「短くやる”メソッド”」をさっそく実践してみた結果、
自分がやりたいことをやる時間ができた。

この1週間、平日に更新できているnoteもそうだし、仕事でもタスク処理の時間が短縮して、頭を使う仕事に時間をさけるようになってきた。
そのおかげで「何やってんだろ…」というぼやきも軽減した。

実際の生活に取り入れたこと

実践してみたメソッドはこのあたり。

1. 全体感を把握する

2. 優先順位を明確にする

3. 余計なことをしない

4. 連絡手段を最適化する

5. メールの手数を減らす

メソッドの中でも、とても効果的だったのは4と5だ。
職場の連絡手段は主にslackなのだが、これがなかなか厄介で、頻繁に連絡が来るのに、テキストコミュニケーションだけでは伝わりにくいことも増えてきた。

そこで朝一、メンションを見たらアクションが必要なものは「後で」に保存しそれ以外はスキップ。
急ぎでないもの以外は午後の作業時間にまとめて返信し、テキストだけではよくわからないものは電話やWebMTGをセットして直接会話するようにした。
それだけのことだが、コミュニケーションコストが減ったことを感じている。

結果、自分の意志で主体的に動ける時間が取れたので、満足度が上がり始めた。午前中は緊急性は低いが優先度が高い仕事＝頭を使う仕事、午後はMTGやタスク処理＝連絡、作業などと分けることで生産性が上がったし、タスク処理では得られない達成感も感じる。
これは家事時間にも取り入れられそうだ。

ゴールは何かを忘れない

山本さんの記事の中で印象的だったのは、「優先順位を明確に」の箇所。

To Doリストを作り、優先順位をつける人が多いと思います。納期が早い、作業に時間がかかるなどは早くやるべきですが、タスクをクリアすることが最終目的ではないので注意。その仕事でやるべきこと＝主軸を見極めておかないと、あとで対応に追われることになります。

仕事や作業時間を短くする5つの前提

タスク処理が増えたことで、処理することが目的になってしまっていた頭をガツンと打たれるひと言。
最終的な目的を見落として作業を進めていると、結局追加のタスクが増えてしまうことが多々あるので「おっしゃる通り！」と膝を叩いた。

1. 全体感を把握してゴールを明確にする

2. 優先順位をつける

仕事だけに限らず、目の前のことから手を付け始めて「時間がない！！」と焦りがちなタイプとしては、この2つをデスクトップや目につくところに常に貼っておく必要性を感じたのだった。