エクセルによるタスク管理(2024年1月時点)

これまでのお話

昨年、10月に出会った平野薫さんの記事をきっかけに、今までのエクセルによるタスク管理を大きく、平野さん流の管理方法に変更しました。

その後、タスク管理をしていく中で、自分なりに工夫をしていることをまとめた記事を書かせていただきました。

それからさらに色々な知見（少し大袈裟）が溜まったので、以前書いたことも含めてアップデート版として記載してみたいと思います。

予定はあらかじめテンプレートを作っておくのがポイント

自分は、メインは勤め人なので概ね月曜日から金曜日については、起きる時間、出かけるまでにやらなければいけないこと、など1日のルーティンがある程度決まっています。
また、土日についても、旅行に行ったりしない限りは、映画を見るなどやることを決めているので、いくつかのバターンはあるものの一定のルーティンが定まっています。
そのため、予定を組むときにルーティンでやることを毎回入力してると手間がかかりすぎるので、現在は１週間の標準的なルーティンをテンプレートとして作っておいて、毎週の予定はテンプレートをコピーしてそれをベースに微修正を加えて使用しています。

特に習慣化に有効！

テンプレートを作って使用するのは、やることが決まっているタスクを毎回入力する手間を省くことはもちろんですが、やることを習慣化するのに有効だからです。
習慣化について有効なのは、小さいタスクから始めることに加え、決まった時間にやることです。
昨年いくつかのことについて、習慣化しようと試行錯誤してきた経験から、決まった時間にやるというのが非常に有効です。
一定期間、決まった時間にやり続けていると、自動的に体が動いてやるようになります。
テンプレートに習慣化したいことを記載し、なるべく同じ時間に予定を組んでしまうことで、強力に習慣化をサポートしてくれます。

今まで通り記載方法にも工夫

以前の記事でも書きましたが、

• 終わったタスクは訂正線で終わったことを分かりやすく表示

• 手をつけられなかったタスクは赤文字にする

• 予定が変わった場合は、変更したタスク、追加したタスクは赤文字で表記する

• 重要なタスクは、赤文字＋ボールドにする

• 略文字やシンボルを有効に使う

  • ♻︎：定期的に繰り返すタスク

  • 会）：対面会議

  • Z：Zoom会議

  • T：Teams会議

  • W：WebEx会議

  • 🗑️：ゴミ捨て

など、記載方法についても継続して工夫しながら使っています。
ただし、あくまでシンプルにするのが個人的にはいいと思っているので、略文字、シンボルなどはあまり増やしすぎないよう、少なめにした方がいいと思います（そもそも覚えられないです）。

まとめ

改めて振り返ってみると、もうかなり長い間このタスク管理を使っていると思っていたのですが、去年の10月からだとわかって驚きました。
まだまだ、試行錯誤しながらの毎日ですが、このタスク管理に移行してから、毎日の充実度は爆あがりしました。
特に、土日は以前とは比べ物にならないほど生産的になりました。
これからも工夫を重ねながら、このタスク管理に習熟していきたいと思います。

それではまた次回！