エクセルによるタスク管理を変えてみた〜その２〜（2023年10月）

先日、エクセルによるタスク管理を変更したという話をした。

その後も継続して使い続けていて、この方法にもだいぶ慣れてきた。使っていく中でいくつか自分なりに工夫しているところがあるので記録のために残しておく。

初めて見て気がついたことをまとめているので、前回の一部内容が重複している可能性がある。

見栄えは気にしない

入力したタスクは、別の時間、別の日に移動させることが前提となるので、基本的には標準の枠線に設定したら、見栄えを気にして３０分お所は破線にしたり、セルの色を変えて見栄えを変えたりなどはしなくて良い。

逆に変にデザインにこだわると、タスクをコピペするときにテキストのみをペーストするように指示をしたり、ペーストした後で枠線、セルの色、書式などを変更したりする必要が出てくるので、時間の浪費につながる。

したがって、見栄えを良くするための変更はしなくて良い。

終わったタスクは訂正線で終わったことを分かりやすく表示

これは以前にも書いたが、予定したタスクが必ず完了するとは限らない（少なくともまだ自分の仕事のやり方では）。そのため、終了したタスクを確認しやすくするため、タスクが終了したら訂正線を付している。

訂正線にしている理由は、MS365のアプリで訂正線がアクセスしやすいためだ。

逆にできなかったタスクは赤文字に変更して、別の日にリスケジュールする。その際、リスケジュールされたタスクは、赤文字にして表記する。

仮のスケジュールは、青文字で表記しておき、確定したら黒文字に変更する。

需要なタスクは、ボールド＋赤で表示し、終了したらボールドは外している。タスクが完了したら重要度も解除されるのと、いつまでもボールドにしていると目障りなので、解除するようにしている。

予定に変更があった場合は、赤文字で変更の予定を記載

変更した予定が完了した場合は、前述のとおり訂正線で終了した旨を表示

こうすると、完了しなかった予定も含め1日の終わりに振り返ると気に、どのくらいの割合が予定通りに進んだのか、またはどのくらいの割合が予定変更となったのかが一目でわかる。

さらには、特定のタスクを処理するのに要した実際の時間も把握することができるので、次に同じようなタスクがあった場合の参考にすることができ、非常に有効だ。

タスクの頭につける文字やシンボルについて

週次や月次など定期的に発生するタスクは、コピーし忘れたりする可能性もあるので、リサイクル「♻️」のシンボルと頭につけて定期発生タスクだとわかるようにしている。

こうしておくと、次の週の予定を組むときに、まずこの「♻️」マークがついているタスクをコピーする。

会議には「会)」と入れてから、会議名称を入れている。プロジェクト名などを入れていると、会議なのか、作業なのかが一発でわかりにくくなってしまうので、会議だとわかるようにしている。

会議の場合、リモート会議の時は、「T」＝Teams、「Z」＝Zoom、「W」＝WebExなどのように、ツールの種類がわかるように冒頭に付している。

かなり、ツールを混在して使用しているので、明記していないと、会議の直前に「あれ？どれだっけ？会議パスで入れない！」などパニックになる可能性があるので、間違えないように記載するようにしている。

３０分枠の使い方

このタスク管理方法では、最小単位が３０分枠なので、３０分以下のタスクを記載する際に以下の方法で記載している。

・ 二つのタスクは/で分ける：記載する場合でも最小単位は、１５分にするよう心がけている。２つのタスクを記載する際には、「/」で前半１５分と後半１５分を分けて記載している。

・ もし何らかの形で、タスクを完了する順番を示したい場合は、「>」で前後関係を示している。

課題

各タスクを時間の枠ではめ込んでいくと、どうしても入らないタスクが出てくる。

実際に、紙タスクリストには、エクセルのタスク管理表には入りきれないタスクがA4コピー用紙３ページ分ほどある。

これについては、定期的に見返すことで、期日管理をしつつ、適宜エクセルの管理表に移している。