【仕事】#4:議事録の大切さ
転職して強く感じたことです。
みんな、空中線が大好き＝議事録を書かないな、だからその場限りの話し合いで終わってしまうのかな、と感じました。
議事録を書かないことで何が起きているかと客観的に思ったことは、
・後で議論やQAの振り返りができない。
・誰がいつまでにアクションとるか決めない
という会議の多さにびっくりしました。
あまり議事録をミリミリ書かない派なのですが、それでもメモレベルですら書かないと、仕事の進み具合が遅くなったと感じました。
最近の会議・議事録のやり方について、まとめてみました。
・【事前準備】OneNoteにまとめておく
・【会議中】アジェンダを見せながらファシリテーション（議事進行）していく
・【会議後】議事録を共有する
・【事前準備】OneNoteにまとめておく
できれば会議の日程調整時にアジェンダを書いてから調整できるとベターです。
会議前日くらいまでには、何を書いておくかをまとめました。
日付ごとにページを分ける。
テンプレートのページを用意しておく。（新しいページのコピペ用）
アジェンダ
参加者/不参加者(後で議事録を共有用)
決定事項
アクションアイテム（誰が何をいつまでに）
サマリー
メモ
特にアジェンダとメモについて書いていこうと思います。
アジェンダ
日本人的な書き方として、「XXXについて」というアジェンダをよく見かけます。
でも、これだけ見て、何を議論するのか、何を決めたいのか、を理解できる人は少ないのではないかと思います。
そのため、なるべく論点を明確に記載しておくべきです。
「AにするかBにするか→会議の結論がA or Bになる」
「Cさんに承認を得るべきか→会議の結論が承認が必要 or 不要になる」
といった具合です。
また、OneNoteといった全員がアクセスできる場所に議事録を置いておくこともポイントです。だいたい1名がこういう準備をするものかと思いますが、参加者があれも話したい、ということはあると思います。その際、逐一ファシリテーターにメールやチャットで伝えて、アジェンダに書いてもらう、という作業が発生しますが、お互いに面倒です。かといってその場で伝えておかないと忘れてしまうかもしれません。なので、OneNoteにアクセスして、気付いた人が自分でアジェンダに書き込んでおくことができるようにすることは有用です。
メモ
後述する会議中での振る舞いにおいて、会議中にメモしていくことになります。そこでは、参加者が好き勝手発言をしていきますので、大事なことはメモをしていきます。後で清書するので、とりあえず聞き取れたことを書いておきましょう。
最近はAIの発展もあり、自動議事録ツールも登場してきています。それに丸投げするのもいいでしょう。
・【会議中】アジェンダを見せながらファシリテーション（議事進行）していく
アジェンダを見せながらがポイントです。見せないと、思いついたことを話し始めたり、今日のアジェンダではないことを話し始めたりする人がいます。また、参加者は会議のアジェンダに真剣になるからこそ、いろいろ考えてくれる結果、話が逸れてしまうこともあります。
そういったことに対して軌道修正するためにも、常にアジェンダ＝議論ポイントを見えるようにしておくことは意外と大事です。
また、前述した通り、会議中にメモをとっていきます。
決定事項やアクションアイテムとして明確に話されたものは、その場でその欄に入れておきましょう。ただただメモをしていていても効率が悪いです。会議中の言葉として、X Xは決定/これは〇〇さんお願いね みたいなことが出てきたら、その場で書き込んでおくべきでしょう。
会議の最後、時間が余れば、そこだけ認識齟齬がないかだけでも確認できるとベストです。
・【会議後】議事録を共有する
会議後は清書して、参加者/不参加者に発信しましょう。
この際、認識齟齬を訂正してもらう必要もあるかもしれません。ここでのポイントは、いつまでに訂正してもらうか、です。期限がないお願いや仕事は、誰も何もやってくれない、と思っておくべきです。そのため、期限を過ぎたら、この内容で齟齬はない/確定という認識を持って次に進めるようになります。
別に期限後になって訂正がきたり、次の会議で訂正があったとしても、「あのとき期限つけたじゃん」と思うかもしれないのですが、それは軽く触れておきつつそれで良いのです。会議や業務の円滑な進行を目的に、全員参加してくれるようになってくれれば良いのです。それが議事録というコミュニケーションツールの役割だと思っています。
おそらく、いきなりルールをたくさん決めても、これまでの会議の仕方からなかなか抜け出せない人も多いと思います。
そのため、参考になる/効果的だなと感じたところだけでも、真似して少しずつルールを付け足して改善してもらえれば良いのかと思います。
以上