#015 会社でSlackの🔑プライベートチャンネルを効果的に使う方法

2024年4月11日 10:00

Slackは会社で便利なコミュニケーションツールです。現代のエンジニアでSlackを知らない人はあんまりいないでしょう。

主観的なバイアスがかかった意見であることは承知してます。また、私自身従業員100人以下のベンチャー企業に長年勤務しており、500人を超えるような大企業のコミュニケーションのプラクティスには詳しくありません。その背景はご了承いただければと思います。

今日はそんなSlackのプラクティスについて共有したいと思います。テーマは、「社内でうまくSlackの🔑プライベートチャンネルを使う方法」についてです。プライベートチャンネルとは、鍵付きチャンネルのことで、関係者以外中身が見れないチャンネルのことを指します。

私が考える、Slackのプライベートチャンネルの使い方は・・・

そもそも作らないこと

これに尽きます。

もちろん極論です。プライベートなチャンネルが必要とされる場面はたくさんあります。例えば、

採用関係や労務の個人情報が絡むやり取り
業務とは関係ないやり取り（一時的な懇親会、部活など）
社外とのやりとり

これらはプライベートチャンネルでやり取りしないと情報セキュリティが疑われる場合すらあります。どんどんプライベートチャンネルでやり取りすべきでしょう。

ただし、プライベートチャンネルで業務に関係することを過度にやりとりするのは危険だと思っています。それが許されるのは、

従業員全員入ること

が唯一の条件だと思います。

また、会社には正社員、業務委託、インターンなど様々な契約形態があります。正社員全員に情報を限定したいケースもあるでしょう。その場合は「正社員全員入ること」を前提とした鍵付きチャンネルはありだと思います。

わたしが今回問題提起しているのは、「一部のメンバーだけ入ったプライベートチャンネル」です。

仮にメーカーを想定します。メーカーには、製品開発、研究開発、企画/マーケ、営業、人事労務、経理など様々な役割のチームが存在します。それぞれが有機的に連携することで良い製品をつくり、売上や利益を伸ばしていくことができます。

一つ部門のやり取りがプライベートチャンネルで行われていた（完全に秘匿）と仮定してみましょう。

🤫営業チームの情報が秘匿された場合🤫

営業チームの情報は、意図的に他部門に隠したいとかではなく、純粋にチャットツールの使いこなしができていないケースや、顧客からのダイレクトメッセージを共有し忘れるなどといったことから他部門に共有されないケースがたまにみられます。

顧客のニーズや反応は、企画に関係してきます。製品についての良いフィードバックや悪いフィードバックは次の企画への判断材料となります。これらのセールス関連情報が秘匿されてしまうと、

企画/マーケ部門は顧客のニーズから離れた企画をしてしまうリスクがあります。また、市場のニーズとは離れた広告を出すことでコスト効率が悪化するリスクもあります。
製品開発部門的には、せっかく作ったプロダクトが顧客のニーズに合っていないという残念な結果に終わってしまうリスクもあります。製品のアップデートの方向性を誤るリスクもあります。
人事部門には、営業チームで活躍する人材の情報が把握できず、実際に求められているスキルとはミスマッチの人材を採用してしまうリスクがあります。また、社員入社時に実務で必要とされていない教育プログラムを作成してしまう場合もあります。

🤫製品開発チームの情報が秘匿された場合

製品開発チームのメンバーは、体外的なコミュニケーションが活発ではないケースもあり、他部門との連携が盛んに行われていないケースがあります。

営業部門には、新製品や機能更新に関する情報が行き届かず、顧客の問い合わせに対して迅速に対応できず信頼を失うリスクがあります。また、今後の製品開発の計画や進捗の情報不足により販売目標の不確実性が高まります。
研究開発部門には、情報共有不足により製品開発と重複した開発をしてしまうリスクがあります。また、市場のニーズから離れた技術を研究してしまうリスクもあります。
人事チームには、会社全体で進行中のプロジェクトやビジョンが不透明となり、会社への帰属意識が低下するリスクがあります。
マーケティングチームには、市場に対してプロモーション活動の最適化が困難となり、効果的な製品ローンチができないリスクがあります。
品質保証チームには、製品の仕様や開発状況が不透明の場合、法規制やガイドラインに適切に準拠しているのかの確認作業に時間がかかります。市場投入が遅延することで、競争力低下や経済的な損失を被るリスクがあります。

研究開発チームの情報が秘匿された場合

研究開発チームと製品開発チームの仲が悪いケースをたまに見かけます。研究開発は、「こんな革新的な技術を開発したい」と夢を膨らませますが、製品開発は「実現性を重視するとこの機能は削った方が良い」などと水を差す古典的な構図です。

営業チームは、研究開発情報が秘匿されると、保有している技術やポテンシャルに基づいた製品の提案を行うことが難しくなります。また、営業チームが顧客へ製品を効果的に説明する能力が低下します。
製品開発チームは、研究開発チームからの新しいアイデアや技術のフィードバックが得られないことで、市場競争力のある製品を開発する機会を失います。また、すでに研究開発されている技術を再開発するリスクがあります。
人事チームは、研究開発チームの具体的な技術要件や人材ニーズが不明確な場合、適切なスキルを持った候補者の採用に失敗するリスクがあります。

いかがでしょうか。

チーム内部でしか情報を交換しないと、競争力低下、採用のミスマッチ、車輪の再開発、製品ローンチのプロモーション失敗、販売目標の不確実性などさまざまなリスクがつきまといます。

では、なぜプライベートチャンネルを作ってしまうのでしょうか。

プライベートチャンネルを作ってしまう理由

発言しやすい場を作ることで別のメンバーから間違いを指摘されたくない
狭いグループを根回しすることで社内政治をコントロールしたい
「他部門に情報を共有した方が良い」という視点がそもそもない

オープンなチャンネルを作る選択肢をわざわざ蹴って、プライベートなチャンネルを作成する理由はこんな感じでしょうか。大きく分けて「不安」と「支配欲」からプライベートチャンネルを作成してしまうケースがあるように思います。これらは本当に良い結果を生み出さないので、やめた方が良いと思っています。

プライベートチャンネルの弊害

パッと思いついたのは以下のような弊害です。私は、Slackのプライベートチャンネルでのやり取りは基本的に非推奨です。

🔺新しく参画したメンバーへの業務のキャッチアップが困難
🔺伝言ゲームが多発して誤情報が一人歩きするリスク
（あの人はこういってましたよ、と言質を取れない情報が出回る）
🔺不透明な意思決定プロセスの存在によって社員の帰属意識が低下し、社員のモチベーションが下がる
🔺他の人の間違いを早期に発見できないリスク

社内のコミュニケーションを透明化するのは、思わぬところでメリットを生み出すことがあります。少なくとも、以下のような価値を生み出す可能性を秘めています。

❌競争力低下 -> ⭕️高い競争力を実現
❌採用のミスマッチ -> ⭕️適材の獲得
❌車輪の再開発 -> ⭕️開発効率の向上
❌製品ローンチのプロモーション失敗 -> ⭕️高いプロモーション効果
❌販売目標の不確実性 -> ⭕️実現可能性の高い販売目標

会社でプライベートチャンネルを多用している人は、リスクについて認識した上で、リスクを低減するために「オープンチャンネルにしてみんなで議論する」ように変革してみるのはいかがでしょうか。綺麗事のようですが、結構本気で良い方向に繋がると私は信じています。

なお、プライベートなチャンネルをオープンなチャンネルに変更するのは簡単にできるので、ぜひ試してみて下さい。

以上です。

slackのプライベートチャンネルの使い方について、日頃思っていることなどございましたらお気軽にコメントください。

ここまでお読みいただきありがとうございました！

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