【仕事の効率化】緊急度と重要度で効果的なタスク管理と優先順位付け

こんにちは！
川江光です！

毎日皆さん多くのことをこなしながら1日を過ごしていると思います。
多くのタスクを抱える中で、今回は仕事でもプライベートでも使える優先順位の考え方・習慣についてみていきます。

①優先順位の考え方

私たちは毎日、仕事や勉強、プライベートの予定など多くのタスクを日々こなして過ごします。
例えば仕事を例に挙げても、メールの返信、見積書の作成、資料作成、社内の申請処理、プレゼン準備等、1日で取り組むタスクを書き出し、優先順位をつけて効率的にスムーズに進めるかが大事になってきます。

ここでよく優先順位を立てる方法として役立つとされているのが、有名な本「7つの習慣」でも紹介されているアイゼンハワー・マトリクスです。
具体的な方法としては、以下のようにタスクを緊急度と重要性度の高さで4つに分類して考える方法です。

（A）重要度が高く、緊急度も高い
（B）重要度が高いが、緊急度が低い
（C）緊急度が高いが、重要度が低い
（D）重要度も緊急度も低い

②最も優先すべきなのは？

タスクを4つに分類したときに、(A)が最も優先すべきタスクとされますが、ここで重要なのが、(B)のタスクをいかに日常に組み入れることができているかです。多くの人は(A)のタスクで1日を満足して終わってしまっている事が多いと言われています。

(B)に当てはまる内容としては、例えば英語の勉強や資格の取得、運動や読書といったものです。
海外でのビジネスを考えて英語の勉強をすることや、仕事の幅やスキルアップを目指して資格取得など、どうしても目の前のお客様からの問い合わせ対応、社内申請、プレゼン等といった(A)に分類されるタスクよりも後回しにしてしまいがちですが、自分が目指すゴールから逆算して考えると、実は(B)のタスクは長く続けて取り組む最優先事項でもあります。

③ToDoリストの運用

(A)のタスクをスムーズに行うことはもちろんですが、やる事が多くなると、どのタスクから取り掛かればよいのか曖昧になり手が止まってしまうことを防ぐためにも、ToDoリストで「可視化」し、(B)のタスクを行う時間を設けタスクの順序を整理して優先順位を明確にすることが重要です。

ToDoリストの作成を行う際には、まずは仮の期限を設定して期限を設けることが重要とされています。そうすることで、実際に立てた計画と実績の時間を見比べて、自分自身の作業時間を把握できることにも繋がります。

1日の自分のスケジュールの中に勉強、運動、読書など、1日に10分からでも自分のToDoリストに入れて習慣化することができれば、急ぎのタスクが横から入ってきた場合も、(A)のタスクで終わることなく、継続して続けることができます。

④まとめ

今回は緊急度と重要度で優先順位を分ける方法とToDoリストについてご紹介しました。
勉強や読書、早起きなど一度は皆さんも続けよう！と思ったものの、長く続かなかったりした経験はないでしょうか。
「習慣が人生を作る」といった言葉もたくさんの本で紹介されていますが、実は「習慣」として続くには、いくつかのコツがあるとされています。

次回は、習慣化ができない理由とできるコツについての投稿予定です！

◼️参考文献

・スティーブン・R .コヴィー（2013）『7つの習慣』キングベアー出版
（www.amazon.co.jp/dp/4863940246）

・吉井雅之（2018）『習慣が10割』すばる舎
（www.amazon.co.jp/dp/B07HQ41FSN）

以上
川江光