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オンラインワークショップについての疑問や質問に回答してみます

エイマエダカツタロウ

オンラインワークショップ/オンラインミーティングの疑問や質問をいただく機会が増えてきましたので、それらについて回答してみます。
オンラインワークショップを主体としていますが、オンラインミーティングにおいても関連する部分はありますので、それぞれ参考にしていただければと思います。

そもそもオンラインで実施することができるのか

実施することは可能です。
オフラインと同じ構成・内容をオンラインで実施することができるかは、その構成・内容に依るところがありますが、ワークショップの目的に合わせて実施内容(プログラム)を改変することで対応できると考えています。
これまでオフライン(対面)で実施されてきたワークショップのイメージを持たれていて、それをオンラインで再現することを想定されていると実現することが難しいと思われるかもしれませんが、大切なのはワークショップの目的を達成できるかどうかですので、オンラインに適した形に改変することで設定した目的達成を実現することは可能と考えています。

参考までにイベントとして実施した記事を掲載しておきます。

実施時間や実施内容(プログラム)

実施時間
ワークショップや研修の場合、半日〜1日という時間をかけるケースもありますが、オンラインの場合、連続してその時間をかけることは現実的ではありません。
これはオフラインと比べて、モニター越しに目と耳を集中させ続けることは参加者の消耗につながり、長時間集中することが難しいためです。
ウェビナーのような視聴型コンテンツとは異なり、ワークショップのような参加型の場合は思っている以上に消耗します。

基本的には2時間、最長でも3時間と考えています。またその間に適時休憩を取るようにしています。
それ以上の時間をかける必要がある場合は、別日で実施することを推奨しています。

実施内容(プログラム)
目的や参加人数によって変動しますが、オンラインならではのプログラムとしては、スライドや音声のみだけではなくチャットを併用したコミュニケーションを用いる点があります。
参加者がワークショップ中に気づいたことや思ったことをチャットに書き出したり、声を出すことが難しいタイミングでもチャットであれば随時コメントすることが可能となります。
またファシリテーターが実況中継するように、現在行っていることを伝えたり、チャットを使って参加者とコミュニケーションすることもあります。

また長時間継続することが難しいため、事前課題を出させてもらったり、動画視聴を用いての反転学習や、終わった後に事後課題に取り組んでもらうことで、各自でふりかえりが行えるようにすることもあります。

参加者の環境、準備

企業内で実施する場合は、参加者の環境にあわせてプログラムやツールを選択、それに合わせたプログラムを設計するようにしていますが、それに合わせて参加者に自身の環境を整え準備してもらう必要があります。
一般的な内容を以下に記載しますが、これは推奨であって必須ではない点にご注意ください。

一般的に参加者に整えてもらう環境
・安定した回線環境
・落ちついて参加できる場所の確保
・マイク付きイヤホンの利用
・ビデオをオンにしての参加

オンラインの場に参加する際にストレスにつながる要因としては、相手とのコミュニケーションが不安定な回線環境や、周りの環境音によって、スムーズに行えないことです。
ビデオが固まったり、音声が途切れ途切れになったり、環境音によって聞き取りづらくなったりと、そういったことを回避するように参加者自身に環境を整えてもらうことで参加者がワークに取り組みやすくなります。
マイク付きイヤホンを利用することで、周りの環境音が入ることを抑えることができますし、参加者も内容を聞き取りやすくなると考えています。
また、「ビデオをオンにしての参加」を推奨する理由としては以下の2点になります。

ビデオをオンにしての参加を推奨する理由
・ファシリテーターが参加者の様子を観察し、把握できるようにする
・グループワークで参加者同士が話しやすくする

オンラインミーティングの場合も同様ですが、参加者の顔が見えない状態で話すのは一人芝居のようで、自分が話していることが伝わっているのかどうかが分かりませんので、なるべくビデオをオンにして参加してもらえればと思います。

利用するツール/サービス

ビデオ会議ツール
基本的にはzoomの利用を推奨していますが、それが難しい場合はGoogle meetTeamsを利用することもあります。ですが、プログラムは利用するツールの機能に依存する部分がありますので、それによってプログラムが変動することになります。
グループワークを行うための機能はzoomにしか搭載されていませんが、他ツールでもやり方は工夫すれば、グループワークを行うことは可能です。

オンラインコラボレーションツール
ワークシートや対話を可視化するためのツールとして、miroMuralといったツールを利用します。
これらはオンライン上で付箋やホワイトボードを使うためのツールです。
ツールを利用したことがない方も参加しやすいように、事前にガイダンスやレクチャーの時間を取り、ワークに必要な操作を行えるようにします。

ワークショップやミーティングの目的に合わせて適切なツール/サービスを選択・利用しますので、場合によっては参加者の手元に紙や付箋、ペンを用意いただいて、それらを使うこともあります。

ファシリテーション

この項目は実践者向けになります。

参加者に委ねる
オンラインワークショップ(ミーティング)においては、参加者の人数にも依りますが。ファシリテーターが介入やフォローすることができないシーンがあります。つまりは参加者に場を委ねることが必要になります。
そのため事前にプログラムやワークシートをデザインしていくことで、参加者自身が判断してワークや対話を進めることを可能とします。

参加者を話しやすくする
オフライン以上に導入部分に時間を取り、また丁寧に進める必要があります。オンラインの場へは皆さん1人で参加することになりますので、最初は不安な気持ちを持った方も多いかと思います。これから参加する場が安心・安全な場であることを伝えるためにも、ログインした時から運営メンバーで迎え入れを行い、また徐々に場に馴染んでもらう仕掛けを持たせることが大切です。
(参加者一人一人に声がけする、BGMを用意する等)

いま何を行うかを明確にする
オンラインの場においては、画面上に表示されているものがすべてであり、参加者がワークや対話に夢中になると、「いま何をするのだっけ?」と思うシーンがあります。
またグループに分かれてワークする際にはファシリテーターが介入できなくなるシーンもありますので、参加者が「いま何を行うのか」に迷うことがないように、画面上に適宜必要な情報を表示させることが必要になります。
それはスライドでもチャットでも構いません。参加者の目に入る場所に表示されていることが大切です。

ビデオオフや沈黙を許容する
ファシリテーターによってはビデオをオンにすることや積極的な発話を促すこともあると思うのですが、ビデオオフや沈黙を許容してもよいかと考えています。
例えば最初はビデオオフだけど、場が進むにつれて、またはグループワークする時だけはビデオをオンにしたり、発話しないのだけど、チャットではコメント多めだったりと、参加のスタイルに幅はあると思いますので、ケースバイケースではあるものの、ある程度許容することで参加するハードルを下げることができると思います。


以上、主立った疑問や質問について回答してみましたが、項目については随時更新していきたいと思います。
ここに掲載されていないオンラインワークショップ/オンラインミーティングについての疑問や質問がありましたら、以下のTwitterアカウントよりご連絡ください。
(DMでも構いません)

なお、オンラインワークショップをデザインする時のポイントは以下のnoteにまとめています。


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エイマエダカツタロウ

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エイマエダカツタロウ
ゆめみ CXO/デザインストラテジスト、MIMIGURI サービスデザイナー。新規事業開発支援、組織開発・組織学習に関わる。「問い、遊び、学習、場」がキーワード。 ワークショップデザイナー / スクラムマスター / キャリアデザインコーチ