ワークショップを運営する上で気をつけていること、気づいてほしいこと

一般向けのワークショップイベントを運営する上で普段気をつけていることや、イベントのたびに気づくことなどをまとめておこうと思います。
実践されている方からすると当たり前のことかもしれませんが、つい忘れてしまっていることもあるかもしれません。

会場に来たけれど、まずはどうすればいいのだろう

自分が参加者の場合もそうなのですが、イベントに参加する時に「会場案内が明示されている」「受付場所や方法が分かりやすいかどうか」「受付することを呼びかけてくれる」、これらがないととても不安になります。
ワークショップに限った話ではありませんが、イベントの際は参加者の不安を招く要因が何か、それをどうすれば排除できるかを考えて対応してもらえると、不安が解消されて参加しやすくなります。

会場によっては設営時間があまりなく、設営が終わっていないのに参加者が来場してしまうこともあると思いますが、その場合は受付とイベントが始まるまでどのように過ごせばいいかを伝えることを優先して対応をするとよいでしょう。（参加者には設営が終わっていないことを伝えておくと、状況が分かってよいかもしれません）

イベントが始まるまでの手持ち無沙汰で気まずい感じ

私は自分が運営に関わるイベントでは受付開始をイベントの15分前に設定しています。これは参加者の方をあまり会場で待たせたくないことが理由なのですが、それでも早めに会場に来られる方や、その15分が長く感じる方もいらっしゃると思います。
その時間を持て余さないようにイベントテーマに合わせて以下のような仕掛けを用意しています。

・BGMを流しておく
・始まるまでに何をしておくかをスライドに表示しておく
・ネームカードをテーブルの上に置いておき、書いてもらう
・当日のスライドを印刷してテーブルの上に置いておく
・イベントテーマに合わせた準備ワークを用意しておく（レゴを組み立てる、机の上の模造紙に描く）
・壁に模造紙を貼っておき、グラレコを行う場所を用意し、参加者にも描き込んでもらう

人数が少なかったり、運営側のメンバーに余裕があれば、参加者に話しかけてもらえると、イベント本編でも話しやすくなるので有り難いです。

心理的ハードルの高い自己紹介

ワークショップではグループワークが主体であることから、同じテーブルで自己紹介を行うことが多いかと思います。
イベントが始まる前に同じテーブルで自己紹介を済ませている場合は、話しやすくなっているかと思うのでよいのですが、そうではなく、いきなり自己紹介を促されると「え、自己紹介するの？」と感じることもあるでしょう。
（テーブルの雰囲気によっては自己紹介に慣れている方でも少し抵抗を感じることもあるかもしれません）

自己紹介も少し工夫することで、話しやすくなったり、自己紹介することの心理的ハードルを下げることに繋げることができるかと考えています。
例えば以下のような例があります。

・まずは自己紹介の項目を書きだしてもらう ⇒ いきなり話すのではなく、まずは「書く」ことをみんなで行う
・名前と仕事以外にイベントテーマに関連する項目を自己紹介に含める ⇒ 「参加目的」「○○○（イベントテーマ）でなやんでいること」など、共通の話題で話しやすくする
・インタビュー形式で他己紹介 ⇒ テーブル内でペアをつくり、インタビューして他己紹介を行う
・（レゴ人形をつくっておいてもらって）レゴ人形を使って自己紹介してもらう ⇒ レゴ人形を使うことで資格的に伝えることができる、他の人が質問しやすくなる

どう進めていいのかわからなくなってきた

ワークを進める上で難易度が上がったり、普段考えたことがない内容の場合、「どう考えていいのか、どう進めていいのかわからない」という状況になることがあるかもしれません。
ファシリテーターが声をかけてくれればよいのですが、参加者から声をかけづらかったり、そもそも何を聞いていいのかわからないということもあるかと思われます。

これはファシリテーターのプログラム上の足場かけが足りない、ファシリテーションの参加者への観察が足りていないという要因もあるかと思われますので、ファシリテーターはプログラム上で参加者が迷いそうな部分については事前に認識しておき、より丁寧に説明する、分からないことがないかの声がけを多めにする（必要に応じて介入する）等の配慮が必要と考えます。

終わった後はどうしよう？、もうちょっと話したい

そのイベントの盛り上がりにも依るのですが、ほとんどの場合、同じテーブル内か、参加者同士で「もうちょっと話したい」と思うことがあります。ただイベントとしては終わりみたいなので、どうしよう？と思ってしまう方も多いのではないでしょうか。
運営側としては参加者同士が話しやすくなるように、プログラムの最後にふりかえる時間を持たせたり、イベントとしては終了だけど会場撤収まで少し時間的余裕があることを伝えたりすることで、その話す時間を取ることができるかもしれません。
場合によっては、懇親会を設定しておくと、ワークショップの深いふりかえりにつながったりするので、それも含めてイベント設計できるとよいかもしれませんね。

普段運営している方も、参加者としていろんなワークショップイベントに参加してみると、その場その場での工夫や参加者としての気づきが得られると思います。
こういったことも、ワークショップに参加する楽しみだったりします。

ワークショップイベントに参加された方は、参加後に運営側に直接でもアンケートでもフィードバックをしてもらえると、運営側やファシリテーターが気づいていなかったことやワークショップ改善のきっかけとなりますので、できるだけフィードバックをお願いできると、とてもたすかります！