「山に登る」のも「会議を行う」のも「みんなでいい景色」を見たいから
こんにちは！
最近、登山と会議改善にハマっている SmartMeeting の清水 (@katz) です。
会議も登山と同じように、事前に準備したり、同じモノを見ながら会話して、ゴール(登頂)が達成できると良いのでは！って話が伝えたくなったので、noteを書いてみました。
登山の楽しみ方
登山前・中・後はこんな感じです。
【 登山前】
・登りたい山を決める
・一緒に登山しよ〜って友達に声かける
・どのルートをどれくらいの時間で登れるか確認する
【登山中】
・現在地をマップアプリで確認
・途中で山頂までの残り時間時間や、どれくらいの時間でどこまで進むか確認
・いい景色が見れた！残しておきたいな〜って景色は写真を取る
【登山後】
・登山中にとった写真とかを友達に共有して楽しかったな〜って振り返る
登山と似たようなことやれば会議も充実(≒生産性が上がる)するのでは？
一方、会議に目を向けるとゴールまでの道のりは似ているのに、なかなかできていないよ〜ってお声をいただくことが多いです。
例えば
【会議前】
・議事やアジェンダが用意されていない
【会議中】
・ゴールが不明確なまま会議がスタート
・ゴールが不明確なので、話が脱線。結果、会議時間の延長や結論が決まらないことが多発
・(特にオンライン会議だと)議論が空中戦になり、参加者全員が共通認識を持ちづらい
・議事録が取られていない
【会議後】
・議事録が書かれていたとしても関係者に共有されないことが多い
なのでまず、
【会議前】
・ゴール設定、アジェンダの準備、時間配分の設計など会議準備を行う
【会議中】
・事前の設計に従ってアジェンダごとに議論を進行
・議事録を記載し、参加者全員で今何を話しているか可視化を行う
【会議後】
・議事録を関係者に共有する
ことから始めるだけでも、会議の生産性って上がるのでは！？と思っています。
議事録の書き方は、以下のnoteを是非、参考にしてみてください。
結局、議事録はどう書くのが良いのだろうか？（リアルな議事録公開のおまけ付き）
会議の前・中・後の作業はITツールの活用で効率化できるんです！
とはいえ、上記に記載したことを、毎回の会議で行うのってものすごく面倒ですよね。実は、そのような会議前・中・後の作業を効率化するのがSmartMeetingなんです。
会議による明確な意思決定、透明性の高い情報共有により、スピーディなアクション実行につながり、新たな課題発見につながる。
会議を起点に、情報とアクションのサイクルを回すことで、チームの成果を大きく伸ばすことが可能となります。
さいごに
テレワークの普及に伴い、ZOOMなどを始めとしたWEB会議ツールやSlackなどのチャットツールの導入が進み、オンラインコミュニケーションの土台は日本全体でも進んできましたが、チームのみんなで集まって議論を行う会議ってまだまだ属人的で面倒だと思われている作業が残ったままです。
1日の業務の大半を占める会議を改善し、会議の生産性向上につながれば
オンライン・オフライン問わず多様な働き方を会社として提供しつづけられるので、従業員視点・経営層視点の両社にとって働きやすい環境整備にもつながっていくのではないかなぁと思っています。
とはいえ、いきなりすべての社内会議を改善していくことは大変だと思うので、まずはチームの定例会議などから会議改善を行い、会議のゴールが達成(登頂)できる状態を1つずつ作ってみるのはいかがでしょうか。
P.S.
冒頭の写真は友達と先日登った、白馬岳の山頂から撮影したものです。山頂から見える景色は最高でした。
ここまで読み進めていただいて、ありがとうございました。
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