仕事の凡ミスを減らす３つのコツ｜残業ゼロを目指して30日目
前職まで私は、税理士事務所に勤務していました。お客様は中小企業の社長さんで、主に税務会計の代行をしていました。下積み時代、お客様の日々のレシート等の伝票入力の代行をしていたことがあります。そのときの話です。
100%でないと駄目な仕事もある
経理を経験したことのある方や、飲食業などでレジ締めを担当したことがある方ならわかると思いますが、こういった仕事は、99%でも101％でも駄目なんです。100%でないと、正解でありません。1円現金が足りないことが、致命的になるのです。1円のために、レジをひっくり返し、何時間も事実確認をした…という経験、ある方もいるのではないでしょうか？
また、税理士事務所での経験の後半では、中小企業の経営者に対して、月次会計の報告をすることがありました。経営者がすごいなと思うところがあります。それは微妙な数字の変化に気がつくことです。試算表を見ながら、「なんかこの数字いつもと違うな」って言うんです。そうすると、たいていなにかの伝票処理が間違っていて、修正することになります。
この、ひとつのミスがあると、税務や会計を任せられる税理士事務所の職員としては、社長さんからの信用を大きく落とす要因になります。ですから、私はこういったミスが無いように、念入りに、念入りに確認をする癖ができました。
以前のブログで、仕事は2割で報告するというお話をしました。仕事の種類のよっては、スピード＞精度の仕事もあると思います。今日は、失敗できない仕事、１つのミスが致命的になる仕事の場合に気をつけられることを書きます。
仕事の凡ミスを減らす３つのコツ
私が前職で、ミスを減らすために行っていた３つのコツがあります。
■提出前に、必ず検算する
仕事が完了し、提出できる状態になったとき、すぐに提出をせずに必ず検算や確認をするようにします。すると、完璧だと思っていた仕事も、計算ミスや間違いに気がつくことがあります。スピードを求められる現代だからこそ、早く提出したくなるものですが、そこは一旦立ち止まって検算する癖をつけると結果的にやり直しもなくなり、早くなると思います。
これは、メールやチャットを送るときにも有効です。添付ファイルは付いているか？添付ファイルは間違っていないか？リンクは間違っていないか？お客様の名前は間違っていないか？等。特に、メッセージで誤字脱字があると、私は「この人、提出前に確認する癖がないんだな」と思い、仕事が心配になります。
■時間に余裕を持つ
提出する前に検算をするためにも、時間に余裕を持たなければいけません。そのためには、やはり段取りをしっかり行い、バッファを持ち、時間に余裕を持った自分のスケジュールで仕事をする必要があります。時間のゆとりのなさが、心理的な焦りになり、集中力を落とし、確認をする時間も捻出できないような原因になります。段取りのテクニックや、バッファのとり方については以下の記事で紹介しています。ぜひ御覧ください。
■周りを巻き込む
自分は完璧だと思うことはやめましょう。そんな風に思っている方も少ないとは思いますが（思えたら幸せかもしれません！）、誰しも仕事においてミスはするものです。それを0にする努力をするよりも、ミスをする可能性があると理解しておくことのほうがよっぽど簡単です。
「バイアス」という言葉があります。偏見や偏りというニュアンスです。人間は誰もが人それぞれのバイアスがかかっています。人それぞれ生まれてからの経験や環境によって、思考の癖ができているのです。
これは仕事単位にも言えることです。自分で進めた仕事は進めた工程のすべてを理解しています。だからこそ「あの工程はしっかりやったから間違っていないだろう」といったバイアスがかかってしまうものなのです。
そういったバイアスがあると、確認をしても確認もれが発生してしまいます。そんなときは、周りを巻き込むことが重要です。具体的には、確認をしてもらいましょう。つまり「二重チェック」です。
例えば、FAXを送信するとき、間違って送信してしまったら情報流出になって問題になってしまうかもしれません。自分では間違っていないと思っていても、念の為第三者に確認を依頼する。すべての仕事に二重チェックをしていては生産性は上がりませんが、失敗できない、必要なタイミングでの二重チェックは非常に有効です。
まとめ
凡ミスをして、もったいない経験をしたことがある人は多いのではないでしょうか。急ぎの仕事ほど、提出前の念入りな確認が重要です。仕事の段取りが悪く納期に追われると、仕事を提出することが目的になってしまいます。しかし、本当の目的は違うはずです。その仕事により、お客様の課題を解決し、その結果自分の評価が上がり、自分もやりたいことができるようになる。こんな順番だと思います。
残業ゼロのヒントその30「100%でなければいけない仕事は、少し遅くなってでも100%を目指す」
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