タスク管理術の王道？GTDとは？その１｜残業ゼロを目指して20日目

2020/10/26（月）

残業ゼロを目指して100日生活をはじめるときに、一番最初に思いついたテーマについて、本日はお話したいと思います。「個人のタスク管理術」としては、最も有名な手法なのではないでしょうか？「GTD」です。

本日は、この「GTD」 について解説します。聞いたことはあったけど、きちんと理解していなかったという方や、一度やってみたけど挫折しちゃったよという方、ぜひご覧ください。

実は私もGTDは2回ほど挫折しています。しかし、3度目の正直で、GTDを実運用に乗せることができました。GTDが継続できないよくある失敗談も含めて、継続するための方法についてもご説明します。

▶GTDとは

G：頑張れば　T：辛いけれど　D：大丈夫！

という根性論の略ではなく（笑

Getting Things Done.（げってぃんぐ しんぐす だん）

という言葉の、頭文字を取ったものです。これはナレッジワーカー（知識労働者ないし頭脳労働者）の仕事術です。要は、いろいろな仕事を同時並行で処理しなければいけないナレッジワーカーが、タスクを上手に効率よく処理し、タスク管理していくためのテクニックです。

この GTD を上手く使えば、

・仕事の効率が良くなり

・同時並行で複数のタスクを進行でき

・そもそもの仕事を減らすことまでできます

仕事ではもちろん、私生活にも応用できるテクニックですので、ぜひ習得したいものです。

▶GTDが続かず挫折する３つの理由

GTD初心者によくあることですが、「理論はわかったが、なかなか続けられない」という課題があります。実際に私もそうでした。続けられない理由は何でしょうか。

■GTDが続かない理由１：「更新」できていない

最も大きな理由は、「更新」する時間を取れていないことです。GTD の５つのステップの中に、「更新」という項目があります。GTDをきちんと理解せずに、テクニックだけ真似ようとして、「更新」のステップがきんとできないと、その運用が崩壊します。

よって、更新の時間をきちんととることが GTD を継続する上で一番重要なことです。

■GTDが続かない理由２：「スケジュールの立て方」を知らない

また GTD を実践していく上で、スケジュールを立てていくステップがあります。ここにもGTDの運用が乗らない要因があります。それは、スケジュールの立て方を知らないことです。ビジネスの基本動作である「スケジュールの立て方」にも、実はノウハウがあります。それもお話していきます。

■GTDが続かない理由３：完璧を目指そうとする

またGTDをルール通りにそっくりそのまま完璧にやろうとすると、それはそれで崩壊します。なぜなら、GTDの概念は非常に幅広く、多岐にわたるため、理解をするためにも一定のインプット量が必要です。はじめからすべてをマスターしようとすると、やることが多くなりすぎて、大変です。GTD をやる上では、少しずつ少しずつ出来ることから進めていくことをオススメします。3週間、人は継続できると習慣になるといいます。まずはGTDの一部でも良いので、3週間続けることを目指しましょう。

▶GTDを継続させるためのおすすめツール２選

私がオススメする一番簡単な GTD のやり方では、二つのツールを使います。それは、Google カレンダーと Google の ToDo リストです。これだけあればOKです。

ツールの選び方のコツとしては二つあります。一つはツールの数はできるだけ少なくすること。もう一つは24時間いつでも使えるツールを選択することです。

ツールは基本的に少ない方が楽です。ツールの数が多ければ多いほど、ツールを管理することに時間が必要になります。私の場合、初めはメモ帳やノート、手帳というようなアナログなツールから進めたのですが、手帳をたまたま置いてきてしまったり、ペンがなかったりなどツールを携帯していないことが多々ありました。そうすると今やろうと思った時にできないことが頻発したため、私の場合はアナログツールは合いませんでした。

■私がGoogleカレンダーとGoogleのToDoリストを選んだ理由

常に携帯しているスマホで完結できる方法かつ、最もツール数を減らす方法を考えた結果、 Google カレンダーと GoogleのToDo リストに落ち着きました。

スマホとPC で自動連携ができるのも魅力のひとつです。思いついたことをスマホでメモし、PCで振り分けるといったことも可能です。また、PCの場合は Google カレンダーと ToDo リストはChromeのブラウザの同じ画面内で管理ができます。いちいち別のタブに切り替える手間もないので、非常に効率的です。ToDo アプリでは有名な Todoistなどもありますが、その場合はGoogleカレンダーとTodoistで画面の切り替えが必要になるため、私は Google の ToDo リストをオススメしています。

この記事では、GTDの概念的なことをメインで説明していますので、GoogleカレンダーとTodoリストを使った、私がおすすめするGTDを継続するための実際の運用のコツについては、また別記事で説明いたします。

▶GTD の４つのポイント

ここでは、GTDの基本的な考え方・理論について４つのポイントにまとめました。それぞれ、後述するGTDの運用の中で体現されている概念です。逆に言えば、この基本的な考え方を体現できれば、GTDでなくても良いのです。

■GTD の基本的な考え方その1：脳をハードディスクとして使わない

脳はスーパーコンピュータです。誰でも一つスーパーコンピュータを持っています。脳ををハードディスクにはしてはいけないよ、というのが GTD の基本的な考え方です。

脳みそはハードディスクとメモリ両方の機能を持っています。ハードディスクというのは記憶容量のこと。メモリーというのは計算だったり思考の容量です。そして脳みそは100%ハードディスクとして使うことも、100%メモリとして使うこともできます。仕事の能率が良いのは後者です。脳は、メモリとして使ってなんぼです。ハードディスクとして脳を使うことで、メモリとして使える容量を削減されてしまいます。ですからできるだけ脳をメモリとして使えるような仕事の仕方をするのが良いのです。

■GTD の基本的な考え方その2：やらないことを決める

仕事が忙しいという方の多くが、そもそもやらなくて良い仕事をやっている可能性があります。この視点は、日々の仕事に忙殺されて、仕事をこなす状態になっているとなかなか気がつくことが出来ません。しかし、やらなくて良いことをやめれば、タスクは一瞬で片付けることができます。これが最も一番簡単に仕事を減らす方法なのです。

■GTD の基本的な考え方その3：待機時間を作らない

チームで仕事をしていると、誰かで仕事が止まっている状態が発生することがあります。それは、仕事が進まない大きな原因となります。誰かで仕事が待機してしまう時間を作らないことが非常に重要です。もし、自分にたくさんの仕事があり、自分が待機時間を作ってしまっているとしたら、それは避けたい事態です。出来るだけ自分でやらなくて良い仕事は、誰かにやってもらえるような仕事をしなければなりません。

■GTD の基本的な考え方その4：タスクの切り替えは能率が下がる

例えば、スケジューリング⇒タスク処理⇒連絡⇒スケジューリング⇒タスク⇒処理⇒連絡⇒スケジューリング…などのように、色々な仕事を交互にするよりも、連絡⇒連絡⇒連絡⇒スケジューリング⇒スケジューリング⇒スケジューリング⇒タスク処理⇒タスク処理⇒タスク処理…などのように同じような種類の仕事を続けて処理する方が効率が良いです。これは同じような種類の仕事を繰り返すことは、脳が仕事の種類の切り替えをしなくて良いからです。脳は仕事の切り替え時にストレスを感じるようです。こういった脳科学的な視点も、GTD の考え方には入っています。

まとめ

本日はGTDについて第1回ということで、概念的なことを中心にまとめました。次の記事では、この概念を実際のGTDのワークフローでどのように体現するか、継続するためのコツも交えて、具体的な手法の説明をしていきます。

残業ゼロのヒントその20〜「GTDはナレッジワーカーのための究極の仕事効率化テクニック。ぜひ習得しましょう。」