段取りをする時間は午前と午後どっちが向いている？｜残業ゼロを目指して29日目

段取りの重要性を学び、今まで自分の仕事が効率悪かった理由がよくわかりました。でも、段取りって面倒ですよね。「段取りしている時間があるならば、手を動かしたほうが良い」と思っていた過去もありました。しかし、やってみると段取りの必要性を痛感します。

GTDを運用していると、日々INBOXが増えていきます。そんなとき、それらのTODOを整理していきます。GTDの運用で最も重要なことは、INBOXを整理する時間を設けること。つまり、段取りする時間を設けることです。

今までは週に１回程度、「整理する時間＆見直す時間」を設けていたのですが、変化の早いこのご時世において、週に１回では足りないと感じていました。そこで、毎日定期的に時間を取って、段取りすることにしました。

そこで思った疑問が「段取りって午前午後、どっちがいいの？」ということ。

とりあえず会計士さんに聞いてみた

ちょうど今日、仕事のできる会計士さんが会社にきていたので、聞いてみました。「段取りっていつやっていますか？」

「毎朝６時から段取りの時間を設けていますよ」とのこと。さすが会計士。朝からレベル高かった…。

私も、「そうか、朝やればよいのか」と思ったのですが、それでは「残業（早出）」していることになり、嫌。それをすれば、８時間の勤務時間はフルに仕事に専念できるため、きっと成果が出るのだろうと思いますが、あくまでは私の目的は「残業ゼロ」。８時間以外の時間は仕事以外の自分へのインプットや、家族との時間に使いたいのです。

段取りは午前にやるべき？

INBOXリストに未整理のタスクがたくさんあるのは気持ちが悪いものです。ですから、午前中に段取りをしたほうが、気持ちよく仕事ができるのでは？と思いました。

しかし、いろいろと調べていると、午前中は脳が活発になっていて、ストレス耐性も高い時間帯ということ。午前中は「考える必要がある、クリエイティブな仕事や、大変な仕事に向いている」ようです。私は、午前中は重要度と緊急度のマトリクスの、「重要だけど急ぎではない仕事」をする時間に充てるようにしています。ですから、段取りという仕事に午前の貴重な時間を使うのは、ちょっともったいない気がしました。

同じ理由で、メールやチャットの確認も、私は午後にしています。

段取りは午後にしよう

ということで、私は段取りの時間を１日１時間、午後の時間に設けました。週５時間（就業時間の1/8）段取りの時間を設けてしまうのですが、今までの経験上、「痛いことのだいたいは段取り不足」で起きています。午前に大事な仕事を終わらせた後、メールやチャットチェックしINBOXにタスクを入れ、そこで一気に段取りをするようなことが、効率が良いと考えています。

残業ゼロのヒントその29「クリエイティブな仕事は午前、段取りは午後に時間を設ける」