いまさら聞けない優先順位のマトリクスの活かし方｜残業ゼロを目指して14日目

2020/10/20（火）

本日の退社時刻　17:35

なんだか日々忙しく仕事をしているのに、仕事が進んでない感ある方いませんか？私もその一人で、少し前までの間は、毎日毎日、多くのタスクをこなしているのに、なんだかスッキリしない、成果を出している感が無いと感じていました。

バーナーリスト（3日目の記事で書きました。）を使ってその日の仕事の中で最も優先順位の高い仕事を明確にし、1日をスタートする癖を付けてからは、1日が終わったタイミングで、割とスッキリ終えることができるようになったと思います。

それは、優先順位の高い仕事が終わったからで、「これが終わったから、今日もひとつ進んだぞ」という達成感があるからかもしれません。

ここで重要なことは、優先順位の高い仕事をやったほうが達成感があるということです。ところで、優先順位って、どのようにつけるのでしょうか？

本日は、よくある「重要度」と「緊急度」を使った優先順位のマトリクスについてお話します。

「重要度」と「緊急度」を使った優先順位のマトリクスとは

「７つの習慣」という世界的に有名な本の著者のスティーブン・R・コヴィー氏が提唱した仕事の優先順位付けをする手法です。これをすることで、最も優先順位の高い仕事がなにかわかるようになります。

お恥ずかしい話、なんとなく聞いていたことはあったのですが、よくよく使い方を知らずにいました。この機会にインプットしたところ、目からウロコの仕事術でした。過去の自分に、教えてあげたいです。

「重要度」と「緊急度」を使った優先順位のマトリクスの使い方

このマトリクスでは、仕事を以下の４つの区分に分類します。

①重要かつ緊急なしごと

②重要だけど緊急でないしごと

③重要でないけど緊急なしごと

④重要でも緊急でもないしごと

重要か、緊急かの判断は、なんとなくわかると思います。ひとまず自分の感覚でOKです。（緊急については期限から判断できそうですね）

ちょっと前の私は、以下のように仕事を行っていました。

①⇒③⇒②⇒④

厳密には、①⇒③くらいで8時間が終わり、または8時間で終わらずに残業をし、②にたどり着く前に力尽きてしまうような感じです。

そして、これが私の感じていた「毎日毎日、多くのタスクをこなしているのに、なんだかスッキリしない、成果を出している感が無い」という感覚の原因でした。

「重要度」と「緊急度」を使った優先順位のマトリクスの優先順位の付け方

①と③のしごとは、緊急度が高いため、常に期限に追われています。また、③のしごとは重要性は低いので、やってもたいした成果もなく、達成感はありません。

「重要度」と「緊急度」を使った優先順位のマトリクスで、最も優先順位の高いものは②の「重要だけど緊急でないしごと」です。

②の「重要だけど緊急でないしごと」は、別に今日やらなくても良いことです。しかし、長期的な目線で見たときに、今やっておけば今後成長できるとか、成果が出るとか、そんなものが分類されるように思います。しかし、日々①や③の仕事に追われて忙しくしていると、スケジュールには②の仕事を入れる余裕がありません。そうすると、「今日でなくても良い」仕事なので、明日へ明日へと流れていくのです…

しかし、①はともかく③の仕事は、やってもやっても成果も達成感もなく、時間ばかり食っていく仕事なのです。

「重要度」と「緊急度」を使った優先順位のマトリクスの優先順位の高いしごとをする方法

②の「重要だけど緊急でないしごと」をすることで、成果や達成感が得られることはなんとなくわかったと思います。問題は、いかに②の時間を確保するか、です。

結論から言うと、午前中に②の仕事をするようにすることがおすすめです。

１日の流れとしては、こんな感じです。

午前：②　　午後：①⇒③

おそらく、多くの方の1日8時間は①と③の時間に費やされています。もしくは④の時間かもしれません。（④の時間を減らす方法はまたの機会にお話します）

私が残業ゼロ生活をはじめてわかったことは、「制限を設けることで人は工夫をせざるを得ない」ということでした。「残業前提」で時間が無制限であったから、何も工夫せずに①と③を終わらせるような仕事の仕方をしていたのです。しかし、「残業ゼロ」という時間の制限を設けることで、工夫しなければ終わらないことに気が付きました。その結果、残業ゼロ100日プロジェクトをはじめ、1日1インプットをすることで残業を減らすことに成功しました。

ぜひ、②の時間を、午前中に入れ込んでみてください。必然的に午後にしか①と③をする時間が無くなることになります。すると、かなりの時間の圧迫感が生じ、工夫しなければどうしようもない状態に陥ります。その結果、いろいろな仕事術を導入し、業務効率化を行うマインドになります。

また、午前中という時間も、脳が最も活動的な時間でもあるため、②のようなクリエイティブなしごとには向いているようです。

まとめ

「重要度」と「緊急度」を使った優先順位のマトリクスは仕事の優先順位を付ける仕事術であり、重要だけど緊急でないしごとが最も重要。このしごとを午前中に行うことで、仕事の成果や達成感もあり、仕事の効率化をしないといけないシチュエーションをつくることができる。その結果しごとも効率化し、ハッピー。

残業ゼロのヒントその14〜「重要だけど緊急でないしごとを午前中に終わらせることで、1日をスッキリ・達成感を持って終わらせることができる」