若手が早期に活躍するために最も重要な仕事術「即時対応」その②

皆さま、こんばんは！
「管理職のつぶやき」です。
今日は「若手が早期に活躍するために最も重要な仕事術」の第二弾をお話しします。

前回は若手が早期に活躍するうえで必要な仕事術として、「即時対応」が重要ということをお伝えしました。
詳しくは前回の記事をご覧ください👍

今回は、私も新卒時代から実践してきた「即時対応」の具体的方法をお伝えします。

「緊急度」と「重要度」のマトリクスに慣れる

まずはじめに、タスク処理をするときに「仕事の仕方　優先度」や「スピード　仕事」などで検索すると、『「緊急度」と「重要度」』に関するマトリクスの図を目にすることが多いのではないでしょうか。以下のような図ですね。

いちいち、このマトリクスに毎回のタスクを落とし込むのは面倒で時間がかかりますが、「即時対応」を行ううえでは、感覚的に慣れることが重要で、それができるようになれば「即時対応」で差をつけることができます。

ちなみに、このマトリクスでの優先順位付けは人によってや出どころにより変わりますが、私は普段、上記の①～④の順番に優先して行動をするようにしています。

なお、「緊急度」の基準には「相手（人）」がいるかどうかがあります。
「相手（人）」がいるからこそ、「その相手（人）」の時間を奪わないようにするために緊急性が問われると認識しておくのが良いでしょう。

もちろん、人によって職務内容も職場環境も異なるため、自由に使える時間や時間帯は異なるため、一概には言えません。

私だと普段はコンサルタントをしており、比較的、個人や担当する組織の予実目標とクライアントの業績にコミットできれば、比較的自由に働く場所や時間をコントロールすることができています。

言い換えれば、自律できれば仕事にだけに縛られることなく、早めに仕事を終わらせ、プライベートの時間に投資する時間も捻出することができます。

「緊急度」と「重要度」に鑑みた時間の配分方法とタイミング

では、具体的に私の行動事例をもとにお伝えしたいと思います。

①「重要かつ緊急な案件」
自分自身の組織やクライアントの業績を上げるための施策に対する時間です。
具体的には、

・クライアントとの会議（1社あたり2時間～3時間程度）
・クライアントの集客するためのDM作成
・クライアントのホームページデザインの作成
・コンサルティングの依頼をいただくためのコンテンツライティング（記事作成）

など、業績に直結する施策ベースの行動になり、日常の大半を占めています。
時間としては10時～16時頃の日中に充てています。
もちろん、クレーム対応は最優先であり、発生した場合は迅速に対応します。

②「緊急だが重要でない案件」
自分自身の組織における会議やクライアントとの打ち合わせ以外でのコミュニケーションに取る時間です。
具体的には、

・メンバーとの1on1ミーティング
・社内外のメールやチャット対応
・クライアントへの報告資料（議事録）作成

など、「重要でない」と言ったら語弊はありますが、なるべく迅速かつ端的に終わらせられる行動になり、出社（9時前後）・退社（18時前後）の時間に充てています。

この②が積もると所謂、「仕事に追われている」「タスクが多く忙しい」感覚に陥るため、これこそ「即時対応」をするうえで重要なパートであり、”相手がいる”ことでもあり、溜めずに対応していくことが大切であり、信頼をしてもらえる業務になります。

③「重要でも緊急でもない案件」
基本的には個人で完結できる業務で、数分あれば完了できる時間です。
具体的には、

・日報の配信
・その日もしくは週内の交通費精算
・勤怠管理、工数入力

など、誰も関与せず、自分自身で完結できる業務です。
各行動の間や昼食や休憩の前後に発生する隙間時間を活用して対応できる行動になります。
意外と重要なのがこの③で、やらないといけないことで小さなことでも処理件数が重なることで、小さな充実感や残務がなくなる意識を持て、精神的に余裕ができ、他の業務でも早く対応する癖付けができるようになります。

④「重要だが緊急でない案件」
これは日中に充てることは難しく、出社を早めにして、就業時間外に取り組むか、週末の朝にだけ時間を取ったりすることが重要だと言えます。
具体的には、

・しっかり思考を巡らせ順序を整理する必要性のある企画の検討
・自分自身や組織の中期計画の策定
・自分自身のキャリアビジョン検討

など、社内外から連絡が入る慌ただしい時間では処理できない業務になります。
私は土曜日の朝やGW、お盆や年末年始の纏まった時間に費やすようにしており、決して職場や就業時間中に行うことはありません。

数秒の時間を捻出させる方法

私は、子どもが3人いる家庭で、育児や家事（ほとんど奥さんに助けてもらっていますが）をしながら、仕事をしつつビジネススクールも卒業でき、スポーツジムにも行ける習慣ができています。

もちろん、仕事自体は忙しいですが、なるべく就業時間内にすべてその日のうちの仕事を完結できるように、1分1秒に拘り、無駄な時間を出さないように工夫・努力しています。

1分1秒の積み重ねが大きくなりますし、以外とその時間で多くの仕事をさばけるため、自分自身が楽になります。

ここでは、私が実際に行っている「数秒の時間を捻出させる方法」について触れます。
ちなみに以下で、生み出す「数秒・数分」では先ほどのマトリクスで言う②と③に充てています。

■移動・宿泊編
・飛行機はなるべく前方の通路側に座る（最後に乗車、最初に降車できる）
・電車は座り易い駅から乗車する（手元にPCを開ける状態にする）
・新幹線は自由席であれば2号車に乗る（座席数が多くコンセント確保できる）
・降車駅で出る出口に近い号車に乗る
・待ち時間と移動時間の合計が長い場合は躊躇せずタクシーに乗る
・宿泊先や宿泊するホテルは毎回同じ系列にする（選ぶ時間を削減する）

■パソコン・スマホ活用編
・パソコンのデスクトップに表示させるアイコンは常時5個以下にし見易く
・デスクトップの背景色は黒単一色にしアイコンを見易く
・ブックマークは開く順番に揃えておく（ファビコンのみの表示で整理）
・見ないタブは閉じる（常時見るタブはいつも同じ順番で開く）
・スマホのアプリはなるべく最小に（見易くする）
・チャットは報連相いずれも即時でレスポンス
・チャットは即時返信できない場合はピン止めし、その日のうちに忘れずに返信

■資料作成編
・フォーマットはいくつか用意しておき、用途に合わせて応用する
・フォントの種類、大きさも統一しておき見易く工夫する
・フォルダは「日付_タイトル」など分かり易く分類し検索し易くする
・用途別で「Word」「メモ」「Evernote」などを使い分ける（混ぜない）
・フリー素材はダウンロードするたびに保管して使い回しできるようにする

■その他
・瞬時にアウトプットし易いよう、日ごろから読書やセミナーなどを通じインプットをしておく
・ものごとのセンターピン（イシュー）を見つけ、本質的な課題解決をするための対策のみ考える
・数値は大きな変数や異常値だけに目を配り、あまり影響のない数字や軽微な数字はいったん見ないようにする

思い浮かぶ範囲で羅列してみました。
細かすぎる部分もありますが、慣れて積み重なれば大きな時間捻出になり、自分を助けてくれます。

即時対応をするためにも、時間をいつでも取れるようにバッファを持たせておくことは重要で、それができる人にはたくさんの仕事を任せてもらえるようになります。

もちろん、仕事に対する価値観は人それぞれですが、「早くから活躍したい！」「早く成長したい！」という方は是非、「即時対応」を実践してみてください！